Как настроить и управлять несколькими подписями в Gmail

Быстрые ссылки

• Как создать несколько подписей в Gmail

• Как управлять несколькими подписями в Gmail

• Как переключаться между подписями в Gmail

Подпись в электронной почте — быстрый способ добавить персонализированный блок в конец каждого письма. Разные типы писем требуют разных подписей. Настройте несколько подписей в Gmail для работы, друзей и семьи.

Как создать несколько подписей в Gmail

1. Откройте меню Настройки, нажав на значок шестерёнки в правом верхнем углу и выбрав «Настройки».

2. На вкладке Общие прокрутите вниз до раздела Подпись. Существующая подпись отобразится как «Моя подпись». Чтобы изменить подпись, нажмите значок карандаша рядом с ней; чтобы удалить — значок корзины.

3. Нажмите «Создать новую», чтобы добавить подпись в список.

4. В появившемся окне укажите имя для новой подписи и нажмите «Создать».

5. Пока подпись выбрана, в правом поле введите содержимое подписи — текст, ссылки или изображения. Используйте форматирование, добавьте логотип или ссылку на профиль. Повторите для подписи на другом языке или для разных аудиторий.

Советы по содержимому подписи:

• Для официальных писем указывайте имя, должность, компанию и ссылку на сайт.
• Для личных писем используйте короткую подпись с именем и контактами.
• Для ответов можно создать минимальную подпись без логотипа.

Важно: не добавляйте в подпись конфиденциальные данные (пароли, номера счёта). Подпись видна всем получателям.

Как управлять несколькими подписями в Gmail

Функция позволяет создавать и редактировать подписи для разных адресов, если вы используете опцию «Отправлять как» (Send Mail As). Чтобы настроить подписи для конкретного адреса:

1. В разделе Общие найдите блок «По умолчанию для подписи» (Signature Defaults).
2. Откройте выпадающее меню с текущим адресом и выберите адрес, подписи для которого хотите изменить.

3. В двух выпадающих списках выберите подпись по умолчанию для новых писем и для ответов/пересылок.
4. Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».

Когда несколько почтовых адресов объединены под одним аккаунтом, у каждого адреса можно хранить отдельный набор подписей. Это удобно для фрилансеров, менеджеров и сотрудников, которые отправляют письма от имени разных отделов.

Как переключаться между подписями в Gmail

1. При наборе письма нажмите на три вертикальные точки в нижнем правом углу окна составления.
2. Наведите курсор на «Вставить подпись» и выберите нужную подпись из списка.
3. Нажмите «Управлять подписями», чтобы быстро перейти в меню настроек и отредактировать существующие подписи.

Когда этот подход не подходит

• Если ваша компания требует централизованного управления подписью (включая юридические блоки) — администратор G Suite может блокировать локальные подписи.
• Для массовых рассылок лучше использовать специализированные сервисы рассылок — они дают шаблоны, отслеживание и автоматизацию.
• Если нужно динамически подставлять переменные (например, бонусы или уникальные купоны), стандартные подписи Gmail не поддерживают сложной логики.

Альтернативные подходы

• Использовать менеджеры подписей от третьих сторон (например, расширения браузера или корпоративные решения), когда требуется централизованная политика и единый шаблон.
• Автоматизировать подпись через скрипты на стороне сервера почтовой системы для массовых рассылок.
• Создавать шаблоны писем (шаблоны/черновики) для сообщений с нестандартным содержимым вместо сложных подписей.

Мини‑методология внедрения подписей (быстрый план)

1. Определите аудитории: рабочие клиенты, внутренние сообщения, друзья/семья.
2. Создайте набор шаблонов подписей (корпоративная, личная, сокращённая для ответов).
3. Настройте подписи для каждого адреса в разделе «По умолчанию для подписи».
4. Обучите команду переключать подписи при отправке.
5. Ревью раз в квартал: обновляйте контакты и ссылки.

Чек-листы по ролям

Менеджер/HR:

• Есть единая фирменная подпись для внешней коммуникации.
• Логотип и юридическая информация согласованы с юристами.
• Доступ к централизованному управлению (если нужно).

Фрилансер/Сотрудник:

• Созданы подписи для работы и личных контактов.
• Подписи тестированы на мобильных устройствах.
• Настроены подписи для каждого адреса в «Отправлять как».

Технический администратор:

• Проверить, в какой ветке релизов (Rapid/Regular) находится организация.
• Убедиться, что политики домена позволяют локальные подписи.

Критерии приёмки

• Новая подпись отображается в списке и вставляется в письмо.
• Для каждого почтового адреса можно задать отдельную подпись по умолчанию.
• Изменения сохраняются после нажатия «Сохранить изменения».
• Подпись корректно отображается в мобильном приложении Gmail.

Быстрая таблица решений (когда выбрать что)

• Нужна централизованная единая подпись → корпоративное решение/админ G Suite.
• Нужны разные подписи для разных адресов → использовать «Отправлять как» и настроить подписи по умолчанию.
• Нужна автоматизация и отслеживание → сервис рассылок.

Пример сценария и тесты принятия

Сценарий: менеджер создал подпись «Рабочая» и назначил её как подпись по умолчанию для корпоративного адреса.

Тесты:

• При создании новой почты подпись «Рабочая» добавляется автоматически.
• При ответе на письмо вставляется подпись для ответов (если задана другая).
• При отправке с альтернативного адреса используется соответствующая подпись.

Диаграмма выбора подписи

flowchart TD
  A[Набор письма] --> B{Несколько адресов в аккаунте?}
  B -- Да --> C{Выбран адрес отправителя}
  B -- Нет --> D[Использовать подпись по умолчанию]
  C --> E[Вставить подпись, назначенную для этого адреса]
  D --> E

Примечание: Функция появляется поэтапно в аккаунтах — организация может быть в треке Rapid Release, и тогда доступ появится раньше.

Резюме

• Gmail позволяет хранить и использовать несколько подписей для разных аудиторий и адресов.
• Подписи настраиваются в Настройках → Общие → Подпись и сохраняются для каждого адреса через «По умолчанию для подписи».
• Для централизованного управления используйте админские инструменты или сторонние сервисы.

Ключевые действия: создать подписи, назначить подпись по умолчанию для адреса, переключаться через меню в окне создания письма.