Как правильно делать напоминания

Следить за ответами сложно. Кажется, это должно быть просто, но на практике много препятствий. Это отнимает время. Нужно не забыть отправить напоминание. Не хочется выглядеть навязчивым. И иногда ответ кажется маловероятным.

Тем не менее напоминания важны во многих ситуациях. От напоминаний после собеседования до просьб о наставничестве — корректные напоминания заметно повышают шансы на успех.

Почему напоминания важны

Коротко: люди забывают. Они прочитают ваш e‑mail и потом не ответят. Пообещают перезвонить и забудут. Договориться о встрече за чашкой кофе и не прийти. В условиях постоянного информационного перегруза это нормально.

Люди получают слишком много сигналов за день, и даже при лучшей системе управления задачами многое ускользает. Ваши письма и звонки тоже попадают в этот поток. Но это не приговор: напоминание выделяет вас среди сотен других запросов.

Иногда много последовательных напоминаний дают итоговое «Нет», и это лучше, чем полное отсутствие ответа — вы можете направить усилия в другое место.

Напоминания полезны при поиске работы, консультациях, продажах, налаживании отношений и при получении ответов на конкретные вопросы. Освоение этой практики упростит жизнь и повысит процент успешных коммуникаций.

1. Возьмите обязательство напоминать

Самое важное — принять правило: если ответ не получен, вы напомните. При низкой важности можно пропустить, но большинство коммуникаций требуют хотя бы одного напоминания.

Если вы заранее настроены повторно напомнить, не нужно будет каждый раз решать, отправлять ли сообщение. Вы избавите себя от прокрастинации и сомнений.

2. Настройте систему

Систематизация упрощает выполнение напоминаний. Вы тоже забываете, поэтому напоминания о напоминаниях нужны.

Самое простое — таблица. Примерная структура:

• Дата отправки
• Имя контакта
• Канал (email/звонок/социальная сеть)
• Контактные данные
• Дата следующего напоминания
• Статус (ожидает / напомнено / ответили)

Если отправляли напоминание — помечайте зелёным. Если получили ответ — помечайте фиолетовым. Это пример, вы можете произвольно адаптировать колонки: время отправки, приоритет, результат.

Альтернативы таблице:

• Списки задач (Todoist, Microsoft To Do, Wunderlist-клоны). Удобно для напоминаний по времени.
• Заметки и CRM‑подход (Evernote, Notion): удобно для длинной переписки и персонализации.
• Плагин для почты: многие почтовые клиенты позволяют отложить письма или вернуть письмо в папку «Входящие» при отсутствии ответа.

Если у вас iPhone, можно попросить Siri напомнить позвонить контактам — напоминание появится прямо на экране блокировки и можно звонить одним нажатием. На Android есть приложения-напоминалки для звонков.

Популярные расширения для почты: Boomerang, Rebump, LeadCooker — они помогают автоматизировать повторную подачу писем и планирование автоматических follow‑up.

Важно: не нужно выбирать идеальный инструмент. Выберите хоть что‑то и начните применять.

3. Подбирайте правильные даты и время

Оптимальное время зависит от индустрии, целей и получателя. Но несколько общих принципов помогают повысить отклик:

• Для предложений фриланса и блогерских запросов выгодно напомнить на следующий день, чтобы остаться в памяти.
• Часто советуют стратегию: напомнить на следующий день, затем через 2 дня, потом каждые 5 дней (адаптируйте в зависимости от ситуации).
• После собеседования лучше подождать неделю, прежде чем звонить. Для срочных вопросов можно сокращать интервал.
• Экспериментируйте с временем отправки: утро в рабочие часы, около 10:00, иногда поздний вечер даёт результаты, если люди обрабатывают почту вне офиса.
• Для звонков учитывайте рабочие часы и часовые пояса. Не звоним во время обеда и поздно вечером в рабочий номер.

Самое главное — думать об уместности момента. Если день и время кажутся неподходящими, отложите напоминание.

4. Держите сообщение кратким

Короткие, ясные сообщения читают чаще. При напоминании человек уже знает, кто вы и о чём идёт речь. Напомните суть и укажите желаемое действие.

Пример простого текста:

«Привет, надеюсь, у тебя всё хорошо. Напоминаю по поводу [тема]. Буду признателен(льна) за ответ. Спасибо!»

Если полезно, вставьте в тело письма предыдущий текст — так получатель сразу вспомнит контекст.

При звонках: представьтесь, скажите, что звонили ранее, и конкретно озвучьте просьбу.

Чётко формулируйте следующее действие, например:

• «Можно ли получить твой отзыв по статье до пятницы?»
• «Подходит ли тебе звонок в среду в 11:00?»
• «Не против, если я пришлю пару вопросов по e‑mail?»

Если вы склонны отвлекаться и писать длинные письма, подготовьте шаблон или используйте инструменты для составления писем.

5. Настойчиво продолжайте

Когда сложно связаться с человеком, легко думать негативно. В большинстве случаев это не про вас, а про загруженность адресата. Многие оценят, что вы вернулись к вопросу.

Не обязательно звонить каждый день или засыпать человека сообщениями в соцсетях. Но продолжайте напоминать до получения ответа, даже если это «Нет». Реакция позволяет вам двигаться дальше.

Как вы напоминаете?

Методы зависят от личности и сферы. Один человек всё делает через почту, другой — через последовательные звонки. Важно, чтобы ваш способ работал для вашей ситуации.

Мы будем рады узнать ваш опыт: продолжаете ли вы писать, пока не получите ответ, или ждёте долго перед повторной отправкой? Поделитесь в комментариях!

Автор фото: Gustavo Frazao via Shutterstock.com

Практические шаблоны писем (сразу можно скопировать и использовать)

Ниже — короткие шаблоны на разные случаи. Подставьте имена, тему и желаемое действие.

Шаблон 1 — напоминание после первого письма (ежедневный/следующий день):

Привет, «Имя».

Надеюсь, у тебя всё хорошо. Пишу по поводу «коротко тема». Буду признателен(льна), если найдёшь минуту и ответишь.

Спасибо!

Шаблон 2 — напоминание после интервью (через неделю):

Здравствуйте, «Имя».

Спасибо ещё раз за собеседование на «позиция» неделю назад. Хотел(а) уточнить, есть ли обновления по процессу и примерные сроки решения? Буду благодарен(на) за информацию.

С уважением,

Шаблон 3 — напоминание с предложением альтернативы (если ждёте времени/встречи):

Привет, «Имя».

Понимаю, что у тебя плотный график. Могу предложить два варианта: короткий звонок 15 минут во вторник или текстовый разговор по почте. Как удобнее?

Спасибо!

Шаблон 4 — «Последнее» напоминание (когда пора закрывать тему):

Привет, «Имя».

Если ты не против, это моё последнее напоминание по теме «тема». Если ответить сейчас неудобно, скажи, пожалуйста, и я закрою этот вопрос.

Благодарю.

Замечание: адаптируйте тон в зависимости от отношений — в официальной переписке используйте вежливые формы и подпись.

Чек-листы по ролям

Ниже — быстрые чек-листы для разных ролей. Используйте как напоминание при построении процесса.

Чек-лист: Соискатель

• Отправил благодарственное письмо в тот же день после интервью.
• Запланировал напоминание через 7–10 дней.
• Подготовил короткое уточняющее письмо (шаблон 2).
• Если нет ответа, сделал одно дополнительное напоминание через 7 дней и закрыл тему.

Чек-лист: Менеджер по продажам

• Записал контакт в систему (CRM) и дату первого контакта.
• Настроил автоматические напоминания на 1, 3 и 7 окон после первого письма.
• Подготовил персонализированные каскады телефонов и e‑mail.
• Если потенциальный клиент не реагирует после 4 попыток, перевёл в «cold list» с периодическим реферированием.

Чек-лист: Наставник/волонтёр

• Согласовал ожидания формата общения.
• Отправил короткое подтверждение после начальной встречи.
• Напомнил через 3–5 дней с предложением конкретных шагов.
• Контролировал прогресс и повторял поддерживающие напоминания раз в 2–4 недели.

Простая методика напоминаний (4 шага)

1. Фиксация: зарегистрируйте контакт и дату первого обращения.
2. План: определите интервал и канал для первого напоминания.
3. Действие: отправьте короткое и ясное напоминание с призывом к действию.
4. Решение: если ответ получен — обновите статус; если нет — повторите по назначенному графику или закройте тему.

Эта методика помогает сохранить дисциплину и сократить эмоциональные колебания при принятии решения.

Ментальные модели и эвристики

• Правило трёх касаний. Первая точка контакта, одна-две напоминания и затем одно «финальное» сообщение.
• Закон уместности. Если тема важна для получателя, частота напоминаний может быть выше.
• Принцип «малых запросов». Просите короткое действие (ответ, решение о времени), а не большой обязательный вклад.

Когда напоминания не работают: типичные причины

• Неверный канал: отправляете письмо, а человек предпочитает мессенджер.
• Неподходящее время: письмо затерялось в потоке и попало в «тёмное» время.
• Неконкретная просьба: нет явного следующего шага.
• Личные обстоятельства: адресат ушёл в отпуск, уволился или заболел.

В таких случаях переключитесь: попробуйте другой канал, уточните через третий контакт или закройте тему.

Дерево решений для напоминаний

flowchart TD
  A[Нет ответа после первого письма] --> B{Срочность}
  B -- Высокая --> C[Отправить SMS/звонок в течение 24 часов]
  B -- Средняя --> D[Отправить короткое напоминание через 48 часов]
  B -- Низкая --> E[Подождать 5–7 дней, затем напомнить]
  C --> F{Ответ получен}
  D --> F
  E --> F
  F -- Да --> G[Обновить статус и закрыть задачу]
  F -- Нет --> H{Попытки < 3}
  H -- Да --> I[Повторить напоминание согласно графику]
  H -- Нет --> J[Закрыть тему или поставить в cold list]

Это простое дерево помогает выбирать канал и частоту в зависимости от срочности и реакции.

Критерии приёмки

• Напоминание отправлено в выбранный интервал после первоначального контакта.
• Сообщение содержит ясную просьбу о следующем шаге.
• Статус контакта обновлён в системе (таблица/CRM/список задач).
• Если получен ответ — исходящая задача закрыта или переведена в следующий этап.

Примеры ошибок и как их избежать

Ошибка: «Пересылка того же письма без изменений». Решение: добавьте одну строку с новой информацией или вариантом времени.

Ошибка: «Чрезмерная частота». Решение: ограничьте попытки (3–5), оставьте финальное корректное сообщение и переходите к другим задачам.

Ошибка: «Неперсонализированное массовое напоминание». Решение: хотя бы добавьте имя и короткую ссылку на контекст.

Безопасность и этика

• Не публикуйте персональные данные контактов в общих таблицах без доступа.
• Если запрос связан с конфиденциальностью, укажите безопасный канал для ответа.
• Не используйте автоматические напоминания для домогательств или навязчивых продаж.

Быстрая сводка

• Примите правило напоминать заранее: если нет ответа — вы напомните.
• Настройте простую систему (таблица, CRM или напоминалки).
• Подбирайте время осознанно и держите сообщения короткими.
• Следуйте выбранной тактике до логического завершения (ответ или закрытие).

1‑строчный глоссарий

• Напоминание: дополнительное сообщение или звонок, которое возвращает вопрос в поле внимания адресата.
• Канал: способ связи (email, звонок, SMS, мессенджер).
• Cadence: расписание последовательных напоминаний.

Краткая проверка перед отправкой напоминания:

• Есть ли ясный следующий шаг?
• Указан ли удобный временной вариант (если требуется встреча)?
• Не слишком ли частые попытки уже были?
• Зафиксирован ли контакт в вашей системе?

Спасибо за внимание — применяйте шаблоны и методику, чтобы получать больше ответов без лишнего напряжения.

Автор фото: Gustavo Frazao via Shutterstock.com