Автоматизация рутинных задач для малого бизнеса

Важно: перед включением автоматизаций проверьте доступы (почта, Google Drive) и политику конфиденциальности используемых сервисов.

О чём эта статья

• Как автоматически логировать платежи в Google Sheets.
• Как сохранять отчёты о поездках (GPS) в Google Drive.
• Как автоматически создавать задачи на продление доменов.
• Практические советы: чек-листы, критерии приёмки, отладка, альтернативы и безопасность.

Почему автоматизировать

Автоматизация убирает ручной ввод, уменьшает потерю данных и освобождает время для стратегических задач. Простые автоматизации — это низкий порог входа с высокой отдачей: они требуют немного времени на настройку и затем работают в фоне.

Кому полезно:

• Фрилансерам, которые хотят упростить бухгалтерию.
• Владельцам малого бизнеса с несколькими доменами или большим числом поездок.
• Бухгалтерам, которым важна регулярная и точная база входящих платежей.

Основные варианты автоматизации, упомянутые в этой статье

1. Автоматическая запись платежей (по письмам уведомления) в Google Sheets.
2. Сохранение экспортов поездок GPS-приложений (Everlance) в Google Drive.
3. Автоматическое создание задач в приложении дела при получении писем-уведомлений о продлении домена.

Принципы работы: как это устроено

Коротко: сервис уведомлений (например, PayPal, Everlance, регистратор домена) отправляет email → IFTTT ловит email по правилу поиска и выполняет действие (добавить строку в Google Sheets, загрузить файл в Drive, создать задачу в To‑Do) → при необходимости Google Apps Script дообрабатывает данные (парсит имя отправителя и сумму).

Термины одним предложением:

• IFTTT — сервис «Если это — то то», который соединяет события (email, файлы) с действиями (Google Sheets, Drive, To‑do).
• Google Apps Script — скриптовая платформа для автоматизации Google Workspace (Sheets, Drive и др.).

1. Автоматически логируем доходы в Google Sheets

Цель: при получении уведомления о платеже автоматически добавлять строку в таблицу «Income and Expenses», затем парсить тело письма и заполнять имя отправителя и сумму.

Короткий план действий:

1. Создать аккаунт IFTTT (если нет).
2. В Google Drive создать папку IFTTT/Business и в ней файл Google Sheets с листом «Income».
3. В IFTTT создать Applet: триггер — Gmail (New email in inbox from search) с поисковым запросом по subject; действие — Google Sheets (Add row to spreadsheet).
4. Настроить формат строки так, чтобы тело письма и дата приходили в определённые колонки, затем добавить Google Apps Script для парсинга имени и суммы.

Настройка IFTTT — шаг за шагом

1. В IFTTT нажмите My Applets → New Applet → This.
2. Найдите Gmail (или другой ваш почтовый сервис, интегрированный с IFTTT).
3. Выберите New email in inbox from search.
4. В поле Search For укажите запрос вида: subject:You’ve got money (или точный текст, который использует ваш платёжный сервис в теме письма). Пример для PayPal — ищите точную строку темы уведомления.
5. Нажмите Create trigger.
6. Нажмите That → найдите Google Sheets → выберите Add row to spreadsheet.
7. В настройках укажите путь к файлу: IFTTT/Business/Income and Expenses и имя листа Income.
8. В поле Formatted row установите текст: {{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}

Примечание: Разделители «|||» оставляют две пустые колонки между телом письма и датой — это нужно для удобного парсинга скриптом.

Настройка Google Sheets

1. Откройте созданную таблицу и спрячьте колонку A (содержит полный текст письма) — так она не мешает.
2. Создайте Google Apps Script (Инструменты → Редактор скриптов) и добавьте две функции: поиск последней заполненной строки и основную функцию, которая заполняет колонки с именем и суммой.

Ниже — рабочая и чистая версия скрипта, пригодная для вставки в редактор скриптов:

function FindLastRow() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  for (var i = data.length - 1; i >= 0; i--) {
    if (data[i][0] != null && data[i][0] != '') {
      return i + 1;
    }
  }
  return 1;
}

function myFunction() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var intLastRow = FindLastRow();
  // Вставляем формулы, которые парсят имя отправителя и сумму из текста в колонке A
  sheet.getRange('B' + intLastRow).setValue('=LEFT(A' + intLastRow + ', FIND("$", A' + intLastRow + ') - 11)');
  sheet.getRange('C' + intLastRow).setValue('=MID(A' + intLastRow + ', FIND("$", A' + intLastRow + ') - 1, (FIND("D", A' + intLastRow + ') - FIND("$", A' + intLastRow + ')) + 2)');
}

Объяснение формул:

• LEFT(…): берёт текст слева от символа “$”, сдвигая границу, чтобы убрать служебные слова в теле письма и получить имя плательщика.
• MID(…): извлекает подстроку между символом “$” и текстом “USD” (или буквой D, которая встречается перед валютой), таким образом получая числовую сумму.

Совет: если ваш платёжный сервис использует другую валюту (рубли, евро) или другой формат (например, «RUB» или «EUR»), скорректируйте формулу поиска границ: замените “$” на соответствующий символ/слово и “D” на первую букву кода валюты.

Запуск триггера

1. В редакторе скриптов откройте Edit → Current project’s triggers.
2. Добавьте новый триггер: выберите функцию myFunction, From spreadsheet, On change.

Теперь при добавлении строки (через IFTTT) скрипт автоматически заполнит колонки B и C.

Отладка и типичные ошибки

• Скрипт не срабатывает: проверьте триггер и разрешения (скрипту нужно разрешение на работу с таблицей).
• Формула возвращает ошибку #VALUE!: проверьте, что тело письма содержит ожидаемые маркеры (символ $ и «USD»). Если формат другой — адаптируйте формулы.
• Строки добавляются в другой лист: убедитесь, что активный лист называется точно «Income» или используйте sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(‘Income’);

2. Отслеживание пробега с GPS (Everlance)

Everlance и аналогичные приложения могут экспортировать логи поездок — обычно в виде Excel-файла. Идея: при экспорте отправить файл на почту и через IFTTT загрузить вложение в Google Drive.

Короткая инструкция:

1. В приложении Everlance экспортируйте поездки и отправьте отчёт себе на почту (обычно доступно бесплатно).
2. В IFTTT создайте Applet: This = Gmail (New email in inbox from search) с поиском subject: Your Transactions Export is Ready.
3. That = Google Drive → Upload file from URL. Укажите путь IFTTT/Business/TripLogs.
4. Сохраните Action.

Теперь каждый экспорт автоматически сохраняется в папке TripLogs. Файлы приходят в том формате, в котором их экспортирует приложение (Excel, CSV).

Как использовать логи дальше

• Загружайте в бухгалтерскую систему или импортируйте в Google Sheets для подсчёта возмещения пробега.
• Используйте отдельные правила сортировки по имени файла (если в теме письма есть даты), чтобы быстро находить отчёты за период.

3. Автоматические задачи на продление доменов

Забывчивость при продлении домена может стоить вам сайта. Если вы не хотите включать авто-продление, настройте автоматическую задачу в вашем планировщике дел при получении письма-уведомления от регистратора.

Шаги (на примере GoDaddy):

1. В IFTTT создайте New Applet → This → Gmail → New email in inbox from search.
2. В поле Search For укажите: subject: Your Godaddy Renewal Notice (или точный текст темы уведомления от вашего регистратора).
3. Нажмите Create Trigger.
4. Нажмите That → выберите ваш To‑Do (IFTTT поддерживает Todoist, Remember The Milk и другие).
5. Выберите Create a new task.
6. В поле Task name укажите: {{Subject}} at {{ReceivedAt}} — это позволит большинству приложений распознать дату

Совет: если ваше приложение To‑Do поддерживает дату и время в отдельном поле, используйте ReceivedAt/Date как отдельный параметр.

Практическое руководство (SOP) для настройки одной автоматизации

Шаги для выполнения одним человеком (владельцу бизнеса или IT‑поддержке):

1. Подготовка:
   • Получите доступ к аккаунтам: IFTTT, Google (Drive/Sheets), почте, To‑Do.
   • Создайте структуру папок в Google Drive: IFTTT/Business, IFTTT/Business/TripLogs.
2. Настройка IFTTT Applet:
   • Создайте триггер в Gmail с точным поиском темы.
   • Создайте действие (Add row / Upload file / Create task) с указанием пути/файла.
3. Настройка и тестирование:
   • Отправьте тестовое письмо с нужной темой и вложением/форматом.
   • Убедитесь, что файл/строка/задача создались.
4. Автоматизация и мониторинг:
   • Настройте оповещения (email/Slack) при ошибке парсинга или при пустых значениях.
   • Периодически проверяйте папки и таблицы (ежемесячно первые 3 месяца).

Критерии приёмки

• Новое уведомление приводит к созданию строки/файла/задачи в течение 5 минут.
• Колонки имя/сумма заполняются корректно для >95% тестовых писем.
• Файлы экспортов приходят в папку TripLogs без повреждений.

Чек-лист по ролям

Владелец бизнеса:

• Убедиться, что IFTTT подключён к правильной почте.
• Создать папки в Drive.
• Проверить, что нет утечек конфиденциальных данных в теле письма.

Бухгалтер:

• Проверить формат парсинга суммы и валюты.
• Настроить отчёты в Google Sheets для налоговой отчётности.

IT/специалист по автоматизациям:

• Настроить триггеры и скрипты.
• Установить мониторинг ошибок и алерты.

Альтернативы и когда они полезны

• Zapier / Make (Integromat): мощнее, поддерживает более сложную логику и фильтры, удобнее для сложных бизнес-процессов; платные при большом объёме.
• Нативные интеграции платёжных сервисов: если платёжный сервис напрямую выгружает данные в Google Sheets или в ваш бухгалтерский софт — это предпочтительнее (меньше звеньев).
• Серверные решения (Webhook → собственный сервис): подходят для компаний, которым нужна строгая безопасность и контроль над данными.

Когда автоматизация не подходит:

• Если формат уведомлений часто меняется и требует регулярного вмешательства.
• Если внутри письма содержатся чувствительные персональные данные, которые нельзя хранить в Google Drive по политике безопасности.

Безопасность и конфиденциальность

• Минимизируйте хранение чувствительных данных в открытых таблицах.
• По возможности ограничьте доступ к Google Sheets/Drive по принципу наименьших привилегий.
• Для европейских данных проверьте требования GDPR: убедитесь, что поставщики услуг (IFTTT, Google) соответствуют требованиям хранения и обработки персональных данных.
• Храните резервные копии критичных данных и регулярно очищайте старые логи.

Локальные альтернативы и подводные камни для России

• Почта: если вы используете Яндекс.Почту или Mail.ru, проверьте поддержку IFTTT или наличие внешнего IMAP‑триггера; в некоторых случаях придётся использовать Gmail или ручные перенаправления.
• Платёжные системы: вместо PayPal в РФ могут использовать YooMoney, Сбербанк Онлайн и т.п. — у них другой формат уведомлений; потребуется адаптация шаблонов парсинга.
• Регистраторы доменов: для .ru доменов темы уведомлений и формат писем могут отличаться — тестируйте перед массовым применением.

Отладка: типичные вопросы и быстрые решения

• Письмо не ловится IFTTT: проверьте точность поискового запроса (уберите лишние пробелы, экранируйте кавычки при необходимости) и фильтры в почте, которые могут перемещать письмо в папки.
• Вложение не загружается: проверьте, что IFTTT находит ссылку на файл в теле письма; некоторые письма присылают вложение как protected URL, требующий авторизации.
• Скрипт возвращает неверную сумму: откройте A‑колонку и посмотрите исходный текст — скорректируйте формулы LEFT/MID или используйте регулярные выражения в скрипте для более точного парсинга.

Ментальные модели и правила на практике

• Правило 80/20: автоматизируйте те процессы, которые занимают 20% времени, но приносят 80% повтора и рутинности.
• Идем сверху вниз: сначала захват события (email), затем фиксация (сохранение/лог), потом трансформация (парсинг) и наконец — использование (отчетность, задачи).
• Разделение зон: автоматизация не заменяет контроль — используйте оповещения для исключений.

Примеры тест-кейсов (минимальные)

1. Тест: приход уведомления с ожидаемой темой → ожидается новая строка в Income через 5 минут.
2. Тест: письмо с другой валютой → формула не ломается, сумма либо корректно распознана, либо помечена для ручной проверки.
3. Тест: экспорт поездок отправлен и содержит вложение → файл появляется в IFTTT/Business/TripLogs.

Краткое резюме

• Простые автоматизации (IFTTT + Google Sheets/Drive) позволяют избавить вас от рутинных задач и уменьшить риск потери данных.
• Обязательно тестируйте правила и корректируйте парсинг под формат ваших писем и валют.
• Уделите внимание безопасности и доступам.

Image Credit: Rawpixel / Depositphotos