Как импортировать данные из PDF в Microsoft Excel

Быстрые ссылки

• Подключить PDF-файл к Excel

• Настроить подключённые данные

Краткое описание

Если у вас есть PDF — выписка банка, отчёт или экспорт из другой системы — вы можете быстро подтянуть таблицы и текст в Excel. Встроенный импорт распознаёт табличные структуры и создаёт подключение (query), которое можно загрузить сразу в лист или открыть в редакторе Power Query и детально обработать.

Важно: эта возможность появилась в августе 2020 и доступна подписчикам Microsoft 365 (ранее Office 365).

Подключение PDF к Excel

Выберите лист, с которым будете работать. Перейдите на вкладку «Данные» и кликните стрелку у кнопки Получить данные в левой части ленты. Наведите курсор на Из файла и выберите «Из PDF».

В окне проводника найдите PDF-файл, выделите его и нажмите «Импортировать».

Появится панель Навигатор. Слева перечислены таблицы и страницы, найденные в PDF. Можно искать по имени вверху или просто выбрать элемент и посмотреть превью справа.

Когда найдёте нужную таблицу или страницу, нажмите «Загрузить» внизу окна.

После загрузки данные появятся на листе, а справа откроется панель Запросы и подключения. Через неё можно редактировать источник, обновлять данные и управлять связями.

Настройка параметров загрузки

Если нужно загрузить данные в конкретном виде (например, как сводную таблицу) или на новый лист, нажмите стрелку у кнопки Загрузить и выберите «Загрузить в».

В окне Импорт данных выберите подходящий вариант и нажмите «ОК».

Совет: если вы планируете анализировать данные, загрузите их как таблицу или модель данных — это упростит построение сводных таблиц и визуализаций.

Преобразование данных в Power Query

Если таблица нуждается в очистке — лишние заголовки, пустые столбцы, объединённые ячейки — вместо «Загрузить» нажмите «Преобразовать данные». Это откроет редактор Power Query, где можно:

• удалить или добавить столбцы;
• разбить столбцы по разделителю;
• транспонировать строки и столбцы;
• изменить типы данных и форматирование;
• объединять таблицы (Merge) и добавлять ссылки (Reference).

Редактор Power Query показывает шаги преобразования в последовательности. Каждый шаг можно отредактировать или удалить — это сохраняет «чистый» процесс, который можно повторно применять при обновлении данных.

Управление подключёнными данными

Откройте панель Запросы и подключения, чтобы редактировать импорт. Если вы её закрыли, повторно откройте через вкладку «Данные» → «Запросы и подключения».

Наведите курсор на подключение — появится окно с действиями: Просмотреть на листе, Изменить, Удалить. Три точки откроют дополнительные действия: Дублировать, Создать ссылку, Объединить.

Также вы можете работать с импортированными данными как с обычной таблицей: фильтровать, сортировать, менять стиль и форматирование.

Когда импорт может не сработать

• PDF содержит изображение (скан) без распознанного текста — Excel не сможет извлечь таблицу. Решение: выполнить OCR (распознавание текста) внешним инструментом или в Adobe Acrobat, затем импортировать.
• Сложная или нестандартная верстка таблицы: объединённые ячейки, многоколоночные макеты, заголовки со строками подзаголовков. Решение: использовать Power Query для ручной корректировки или вручную скопировать/вставить части.
• Защищённый или зашифрованный PDF: сначала снимите защиту, если у вас есть права.

Альтернативные подходы

• Использовать специализированные конвертеры (PDF→XLSX) для массовых операций. Они могут лучше справляться с неструктурированными документами, но требуют проверки на точность.
• Выполнить OCR на сканах с помощью облачных сервисов (Google Drive, ABBYY) и затем импортировать результат в Excel.
• Экспорт через промежуточный CSV/TSV, если PDF-экспортатор позволяет получить плоский текст.

Быстрая методика очистки данных (мини-метод)

1. Импортируйте в Power Query.
2. Удалите пустые и лишние столбцы.
3. Выберите и объедините заголовки в одну строку, если нужно.
4. Задайте корректные типы данных для столбцов (Дата, Число, Текст).
5. Очистите пробелы и лишние символы функциями Trim и Replace.
6. Нажмите «Закрыть и загрузить».

Чек-листы по ролям

Аналитику:

• Проверить корректность типов данных.
• Убедиться, что суммы и ключевые показатели совпадают с оригиналом.
• Настроить обновление данных при изменении источника.

Бухгалтеру:

• Сверить даты и валюты.
• Проверить, что разбиение по строкам соответствует проводкам.
• Обратить внимание на отрицательные значения и формат отрицательных чисел.

Руководителю проекта:

• Убедиться в наличии доступа к исходным PDF.
• Согласовать частоту обновления данных.

Критерии приёмки

• Импортированные таблицы содержат ожидаемое количество строк и столбцов.
• Ключевые поля (дата, сумма, имя) правильно распознаны и имеют верные типы.
• Отчёт можно обновить нажатием «Обновить» без ручной коррекции шагов.

Устранение неполадок

Проблема: таблица пустая или отсутствуют столбцы.

• Проверьте, распознаётся ли PDF как текст, а не изображение.
• Попробуйте выбрать другую страницу или элемент в Навигаторе.

Проблема: неверные разделители чисел или дат.

• В Power Query принудительно задайте формат столбца.
• Установите региональные параметры в Excel, если даты импортируются в другом формате.

Проблема: при обновлении данные меняются или пропадают.

• Проверьте, не изменяется ли исходный PDF.
• Убедитесь, что шаги Power Query универсальны (не завязаны на конкретные номера строк).

Факты и примечания

• Функция «Из PDF» встроена в Excel для подписчиков Microsoft 365 с августа 2020.
• Power Query сохраняет последовательность трансформаций — это делает процесс повторяемым при обновлении источника.

Короткий чек-лист перед публикацией отчёта

• Проверить соответствие итогов и подсчётов.
• Убедиться в корректном форматировании дат и чисел.
• Сохранить книгу в месте с доступом у заинтересованных пользователей.

Итог

Импорт PDF в Excel — быстрый путь перенести табличные данные без сторонних конвертеров. Для простых таблиц достаточно «Загрузить», для сложных — используйте Power Query. Всегда проверяйте результат и сохраняйте последовательность преобразований, чтобы легко обновлять данные в будущем.

Важное: если PDF — изображение, сначала выполните OCR. Если вы планируете регулярный импорт, оформите Power Query и настройки загрузки так, чтобы обновление происходило без ручного вмешательства.