Пользовательские списки в Excel: создание и управление

Быстрые ссылки

• Создать пользовательский список в Excel
• Импортировать список из ячеек
• Использовать пользовательский список
• Редактировать или удалить пользовательский список

Сократите рутинный ввод данных и число ошибок, создав пользовательский список в Microsoft Excel. Задав набор значений заранее, вы сможете использовать автозаполнение или выпадающий список для быстрой вставки элементов.

Excel уже содержит встроенные списки — дни недели и месяцы. Благодаря этому автозаполнение работает мгновенно: достаточно ввести одно значение, например «Воскресенье» или «Январь», и перетащить маркер заполнения, чтобы получить последовательность.

Пользовательский список действует так же. Как только вы добавите элементы, достаточно ввести любой из них и использовать автозаполнение, чтобы заполнить остальные.

Плюс: созданные списки можно переиспользовать в других книгах Excel.

Создать пользовательский список в Excel

Пользовательский список может содержать любые элементы. Для бизнеса подойдёт список товаров, атрибутов товаров, сотрудников или мест. Для личных задач — список получателей платежей, продуктов для недельного меню или покупок.

Подготовьте список элементов и откройте настройки Excel.

На Windows: Файл > Параметры. В левой колонке выберите «Дополнительно» и прокрутите до секции «Общие». Нажмите «Изменить списки…».

На Mac: Excel > Параметры. В разделе «Формулы и списки» найдите «Пользовательские списки».

Убедитесь, что в окне «Пользовательские списки» выбрано «Новый список». Затем введите элементы по одному в поле «Записи списка». После каждого элемента нажимайте Enter (Return), чтобы каждая запись оказалась на отдельной строке.

Нажмите «Добавить», и элементы появятся в окне «Пользовательские списки». Если вы закончили, нажмите «ОК» (Windows) или закройте окно (Mac).

Импорт списка из ячеек

Если элементы уже находятся в таблице, не нужно вводить их вручную. Можно импортировать диапазон ячеек прямо в пользовательские списки — это удобно при длинных перечнях.

Откройте окно «Пользовательские списки» снова (см. инструкцию выше). В поле «Импортировать список из ячеек» укажите диапазон, содержащий элементы. Вместо ввода диапазона можно выделить нужные ячейки мышью; адрес диапазона подставится автоматически. Нажмите «Импортировать».

Импортированные элементы отобразятся в окне «Пользовательские списки».

Нажмите «ОК» (Windows) или закройте окно (Mac).

Использование пользовательского списка

Созданный список доступен в любой книге Excel на том компьютере. Перейдите в ячейку, введите один элемент списка и перетащите маркер заполнения — Excel автоматически подставит последовательность.

Для более контролируемого ввода можно создать выпадающий список на основе диапазона (через Данные > Проверка данных). Это избавляет от опечаток и гарантирует использование именно тех значений, что в списке.

Редактирование или удаление пользовательского списка

Иногда нужно изменить список — добавить или убрать элементы, либо удалить список целиком. Для этого вернитесь в окно «Пользовательские списки».

Чтобы отредактировать список: выберите его в списке, внесите правки в поле «Записи списка» и нажмите «Добавить». Это не создаст новый список, а обновит текущий.

Чтобы удалить список: выберите его и нажмите «Удалить», затем подтвердите действие кнопкой «ОК».

Важно: удаление пользовательского списка отменить нельзя. Если список критичен, сначала экспортируйте элементы в лист Excel (скопируйте в ячейки).

Когда пользовательский список не подходит

• Если элементы часто меняются у многих пользователей, централизованнее использовать таблицы в общей книге или подключаемые источники (Power Query, база данных).
• Если нужно контролировать права доступа и историю изменений — пользовательские списки локальны для установки Excel и не синхронизируют версионирование.
• Для динамических зависимых выпадающих списков (где второй список зависит от выбора первого) удобнее использовать именованные диапазоны и формулы, а не статический пользовательский список.

Альтернативные подходы

• Проверка данных (Data Validation) с диапазоном на листе — позволяет легко создавать выпадающие списки и обновлять их только в одном месте.
• Таблица Excel (Ctrl+T) — если добавить элементы в таблицу, диапазон автоматически расширяется и пригоден для проверки данных.
• Power Query — импорт и трансформация больших списков, публикация в общей книге или источнике.
• Списки SharePoint или Google Sheets — если важна совместная работа и доступ из облака.

Мини-методология: как внедрить пользовательские списки в команде (быстро)

1. Соберите мастер-список в отдельном листе (одна колонка, заголовок «Справочник»).
2. Очистите дубликаты и приведите формат (регистры, пробелы).
3. Импортируйте в пользовательские списки на стандартных рабочих станциях или используйте проверку данных на основе именованного диапазона, который хранится в общей книге.
4. Документируйте местоположение списка и процедуру обновления.
5. Назначьте владельца списка и интервал пересмотра.

Критерии приёмки

• Пользовательский список создан и отображается в окне «Пользовательские списки».
• Автозаполнение по элементу корректно воспроизводит последовательность во всех тестовых ячейках.
• Импортированный список совпадает с исходными ячейками (количество и порядок элементов).
• Изменения в списке ведут к ожидаемому результату при автозаполнении.
• Удаление списка подтверждено и список отсутствует в интерфейсе.

Чек-листы по ролям

Администратор IT:

• Экспортировать мастер-список из корпоративного источника.
• Раздать инструкцию по установке и обновлению пользовательских списков.
• Настроить общие книги или SharePoint, если требуется совместный доступ.

Аналитик/Power User:

• Подготовить чистый набор значений без дубликатов.
• Создать именованный диапазон и настроить проверку данных.
• Тестировать автозаполнение и зависимые списки.

Обычный пользователь:

• Ввести значение и проверить автозаполнение.
• Использовать выпадающий список там, где это настроено.
• Сообщить об ошибках владельцу списка.

Шаблон: структура списка (для копирования в Excel)

Скопируйте колонку «Значение» в поле импорта или в диалог «Записи списка».

Тестовые сценарии

• Ввести первое значение списка и перетащить маркер заполнения на 5 ячеек — получить ожидаемые элементы.
• Импортировать диапазон из 10 строк — проверить совпадение и отсутствие пустых строк.
• Отредактировать элемент в середине списка — проверить, что автозаполнение отражает новую версию.
• Удалить список — убедиться, что он больше не доступен.

Небольшая справка (глоссарий)

• Маркер заполнения — маленький квадратик в правом нижнем углу выделенной ячейки, который позволяет копировать содержимое или продолжать последовательности.
• Проверка данных — механизм Excel для ограничения ввода в ячейку (включая выпадающие списки).
• Именованный диапазон — адрес ячеек, которому присвоено имя для удобного обращения.

Решение: когда использовать что

flowchart TD
  A[Есть единый, редко меняющийся набор значений?] -->|Да| B[Пользовательский список]
  A -->|Нет| C[Именованный диапазон + Проверка данных]
  C --> D{Нужна совместная работа?}
  D -->|Да| E[Общая книга / SharePoint / Google Sheets]
  D -->|Нет| F[Локальная таблица Excel]

Заключение

Пользовательские списки — простой и быстрый способ ускорить ввод повторяющихся значений в Excel. Они удобны для статичных справочников и однообразных наборов данных. При необходимости более гибкого управления или совместной работы используйте именованные диапазоны, проверку данных и облачные решения.

Коротко:

• Создавайте списки вручную или импортируйте их из диапазона ячеек.
• Используйте автозаполнение или выпадающие списки для безопасного ввода.
• Для совместной работы выбирайте таблицы и общие источники.

Важно: прежде чем удалять список, сохраните его копию в листе Excel.