Excel печатает пустые страницы — причины и решения

Почему это случается

Ниже перечислены частые причины, по которым Excel может печатать пустые страницы. Каждую причину полезно рассмотреть по отдельности — иногда проблема кроется сразу в нескольких факторах.

1. Ячейки отформатированы так, что выглядят пустыми

Иногда ячейкам задают белый цвет шрифта на белом фоне, используют условное форматирование, которое скрывает значения, или применяют пользовательские форматы для отображения пустых строк. В результате в документе визуально пустые области на самом деле содержат данные, но они не видны и не печатаются.

Что это значит простыми словами: данные есть, но их нельзя увидеть и они могут не печататься при текущих настройках.

2. В документе есть большие блоки пустых ячеек

Если в рабочем листе между областями с данными остаётся большой непрерывный диапазон пустых ячеек, Excel может разбивать вывод на страницы так, что часть страниц окажется полностью пустой. Такое часто случается при случайно выделенных строках/столбцах или при ошибочном переносе диапазона печати.

3. На страницах есть ошибки, которые настроены как невидимые

Если результаты формул дают ошибки, а в параметрах книги или листа установлено скрытие ошибок или печать пустых значений вместо сообщений об ошибках, вы получите частично или полностью пустые страницы.

4. Скрытые столбцы или строки с ручными разрывами страниц

Скрытые столбцы и строки сами по себе обычно не печатаются, но если между скрытыми элементами установлены ручные разрывы страниц, Excel все равно может отводить под них отдельные страницы при печати.

5. Неправильный масштаб под размер бумаги и поля

Если масштаб и поля установлены так, что содержимое выходит за границы логических страниц, Excel может автоматически разбить лист на дополнительные страницы — иногда пустые.

6. Параметры качества печати и черновой режим

Некоторые драйверы и настройки принтера (Draft, Black and White и т.п.) влияют на видимость тонких элементов: бледный текст, тонкие границы таблиц или слабое заполнение могут не попадать в отпечаток, что создаёт видимость пустой страницы.

7. Формат файла и несовместимость версий

Старые форматы (например, XLS) или файлы, сохранённые из сторонних приложений, могут содержать скрытые объекты, старые разрывы страниц или устаревшие атрибуты, которые при печати ведут себя неправильно в современных версиях Excel.

Пошаговые способы исправить проблему

Ниже — практическое руководство: простые и более глубокие шаги, которые помогут найти и устранить причину пустых страниц при печати.

1. Установите область печати

1. Выделите диапазон ячеек, который вы хотите печатать.
2. На вкладке Разметка страницы воспользуйтесь меню Область печати и выберите Установить область печати.

Затем откройте Вид → Просмотр разрывов страниц, чтобы увидеть, как Excel будет разбивать лист по страницам. Часто после установки области печати лишние пустые страницы исчезают.

Важно: если у вас несколько несмежных диапазонов для печати, используйте объединённую печать через настройку печати или при печати выберите Несколько листов.

2. Проверьте количество страниц перед печатью

Откройте Файл → Печать и просмотрите номер страниц справа — при помощи предпросмотра можно вручную исключить пустые страницы, указав нужные номера страниц в поле диапазона печати.

Если пустые страницы появляются только в середине, посмотрите предпросмотр каждой страницы и затем определите, какие страницы исключить или почему они появляются.

3. Центрирование и масштабирование под размер бумаги

1. На вкладке Разметка страницы откройте Поля → Настраиваемые поля.
2. На вкладке Поля в секции Центрирование на странице установите флажок по горизонтали и/или вертикали при необходимости.

Далее скорректируйте масштаб:

1. В разделе Масштаб на вкладке Разметка страницы уменьшите процент масштабирования (например, с 100% до 85% или меньше), либо выберите опцию Подогнать по странице по ширине/высоте.
2. Посмотрите предпросмотр печати и отрегулируйте.

Дополнительно можно в Файл → Параметры → Дополнительно в блоке Общие убедиться, что опция Масштабировать содержимое для бумаги формата A4 или Letter включена, если вы работаете в смешанных форматах бумаги.

4. Скопируйте нужные данные в новый файл

Если лист кажется «глючным» (непредсказуемые разрывы, странные пустые страницы), временно создайте новый файл и вставьте туда только видимые данные (Вставить как значения, чтобы убрать формулы и скрытые форматы). Затем попробуйте распечатать новый файл — часто это быстрое решение.

5. Поиск скрытого белого текста и незаметных символов

Чтобы найти текст белого цвета или форматирование, используйте Поиск и замену:

1. Нажмите Ctrl + F.
2. Разверните Параметры.
3. Нажмите Формат → Шрифт и выберите цвет — Белый.
4. Нажмите Найти все, чтобы увидеть все ячейки с белым текстом.

Также поищите невидимые символы (пробелы, неразрывные пробелы) при помощи функции TRIM или очистки через Дополнительно → Очистить формат.

6. Найдите и покажите скрытые строки и столбцы с разрывами страниц

1. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите Найти и выделить → Перейти → Специально.
2. Выберите Видимые ячейки только и нажмите ОК.

Это выделит область без скрытых ячеек; чтобы увидеть скрытые элементы, выделите соседние строки/столбцы, щёлкните правой кнопкой и выберите Показать. Проверьте наличие ручных разрывов (Вид → Просмотр разрывов страниц) и удалите ненужные разрывы: Разметка страницы → Разрывы → Удалить разрыв страницы.

7. Печатать ячейки с нулевым значением

Иногда большой участок выглядит пустым, потому что там нули, скрытые через опции.

1. Файл → Параметры → Дополнительно.
2. В разделе Параметры отображения для этого листа убедитесь, что опция Показывать ноль в ячейках, где значение равно нулю, включена.

Это гарантирует, что нули будут видимы и печатаемы.

8. Отображение ошибок в печати

Если при печати ошибки преобразуются в пустые области, включите их показ:

1. На вкладке Разметка страницы нажмите маленькую кнопку запуска диалога в правом нижнем углу секции Параметры страницы.
2. Перейдите на вкладку Лист и в разделе Печать установите, как обрабатывать ошибки — выберите отображать ошибку как сообщение или как текст.

Это позволит увидеть, печатаются ли ошибки как пустые ячейки.

9. Проверьте параметры качества печати

На вкладке Разметка страницы нажмите Параметры печати (или при печати откройте Свойства принтера). Убедитесь, что сняты флажки Черно-белая печать и Черновая печать. В тех же параметрах установите качество печати на Высокое.

10. Конвертируйте файл в современный формат

Если файл в формате XLS старый, сохраните его как XLSX: Файл → Сохранить как → выбрать формат Excel (.xlsx). Это может удалить устаревшие метаданные и скрытые элементы, порождающие пустые страницы.

11. Обновите драйверы принтера

Проблемы с печатью иногда связаны с несовместимым драйвером. Зайдите на сайт производителя принтера и загрузите последние драйверы для вашей модели. После установки перезагрузите компьютер и попробуйте напечатать документ снова.

Быстрые проверки перед печатью

• Просмотрите файл в режиме Предварительного просмотра печати.
• Убедитесь, что выделена корректная область печати.
• Временно включите отображение границ ячеек, чтобы увидеть тонкие элементы.
• Используйте печать в PDF, чтобы понять, генерирует ли пустые страницы сам Excel или именно принтер.

Важно: печать в PDF часто помогает локализовать проблему — если PDF корректен, проблема скорее в драйвере принтера.

Когда перечисленные методы не помогают: альтернативные подходы

• Экспорт в PDF: Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS. Если PDF выглядит корректным, печатайте PDF-файл.
• Используйте другой принтер или драйвер принтера (например, универсальный PCL/PS драйвер).
• Вручную удалите все ручные разрывы страниц и пересоздайте их в нужных местах.
• Проверьте макросы VBA — они могут автоматически изменять видимость или устанавливать области печати.

Как диагностировать быстро: методика от эксперта

1. Сохраните резервную копию файла.
2. Распечатайте в PDF. Если пустые страницы есть в PDF — проблема в файле/Excel. Если нет — проблема в драйвере или принтере.
3. В Excel: снимите все фильтры, покажите скрытые строчки/столбцы, отключите условное форматирование и временно замените формулы на значения.
4. Установите минимальную область печати — если пустые страницы пропали, расширяйте область по частям, чтобы найти источник.

Диагностическое дерево принятия решения

flowchart TD
  A[Начало: печатает пустые страницы?] --> B{Пустые страницы в PDF}
  B -- Да --> C[Проблема в файле/настройках Excel]
  B -- Нет --> D[Проблема в драйвере/принтере]
  C --> E{Есть скрытые строки/столбцы?}
  E -- Да --> F[Показать и удалить/изменить разрывы]
  E -- Нет --> G{Ячейки форматированы белым текстом?}
  G -- Да --> H[Найти через Поиск и заменить и изменить формат]
  G -- No --> I[Копировать данные в новый файл и проверить]
  D --> J[Обновить драйвер, печать тестовой страницы]
  J --> K[Печать в PDF для проверки]

Контрольный список для разных ролей

• Для пользователя:

  • Проверить область печати и предпросмотр.
  • Включить отображение нулей и ошибок.
  • Снять черновой режим и черно-белую печать.
  • Попробовать печать в PDF.

• Для администратора ИТ:

  • Проверить и обновить драйверы принтера.
  • Проверить групповые политики, которые могли бы влиять на параметры печати.
  • Проверить совместимость принтера с версией ОС.

• Для владельца шаблона/шита:

  • Убрать лишние формулы и скрытые объекты.
  • Очистить форматирование для проблемных областей.
  • Сохранить как XLSX и протестировать.

План действий при инциденте печати пустых страниц

1. Оценить масштаб инцидента: один файл, один пользователь, вся сеть.
2. Собрать PDF-версии проблемного файла.
3. Выполнить быстрые проверки по чеклисту пользователя.
4. Если проблема локальная — применить локальные правки (область печати, показ скрытых ячеек).
5. Если проблема массовая — проверить драйверы принтера и политики.
6. Документировать шаги и вернуть файл в рабочее состояние; если применимо — разослать инструкцию пользователям.

Критерии приёмки

• Файл печатается без пустых страниц при предпросмотре и при печати в PDF.
• Печать на целевом принтере проходит без пустых страниц.
• Изменения задокументированы, и при необходимости откатываемые.

Частые ошибки и когда описанные методы не сработают

• Если проблема в аппаратном сбое принтера (битые сопла, поломка платы), методы Excel не помогут.
• Если файл генерируется автоматически сторонним приложением с вредными метаданными, потребуется корректировка на стороне генератора файла.
• Если в книге есть макросы, которые при открытии изменяют параметры печати, ручные правки будут временными — нужно править и отключать макросы.

Шаблон диагностики (копируемый чеклист)

• Сохранена резервная копия
• Распечатано в PDF — пустые страницы: Да/Нет
• Установлена область печати
• Просмотр разрывов страниц проверен
• Скрытые строки/столбцы показаны и проверены
• Показ ошибок включён
• Нули отображаются
• Черновой режим и Ч/Б сняты
• Файл сохранён как XLSX
• Драйвер принтера обновлён

Тесты и критерии приёмки

• Тест 1: Печать в PDF — ожидаемый результат: все страницы заполнены (все данные видимы). Критерий приёмки: нет пустых страниц в PDF.
• Тест 2: Печать на принтере — ожидаемый результат: печать совпадает с предпросмотром. Критерий приёмки: совпадение 1:1.
• Тест 3: После удаления ручных разрывов печать не содержит пустых страниц. Критерий приёмки: пустых страниц нет.

Короткое резюме

Если Excel печатает пустые страницы, начните с простых проверок: область печати, предпросмотр разрывов страниц, показ ошибок и нулей, отключение черновой печати. Если простые шаги не помогают — перейдите к копированию в новый файл, конвертации в XLSX и обновлению драйверов. Для массовых проблем привлекайте ИТ-администраторов.

Полезные заметки

• Печать в PDF помогает отделить проблему Excel от проблемы принтера.
• Всегда делайте резервную копию файла перед массовыми изменениями.
• Если используете макросы, проверяйте их логику, влияющую на область печати.

Последняя проверка: протестируйте печать на минимальном примере — один лист, одна таблица, сохранённая в новом файле. Если и это даёт пустые страницы, проблема, скорее всего, связана с драйвером или самим принтером.