Как пользоваться функцией «Транскрибирование» в Microsoft Word Online

Что это и зачем

Функция «Транскрибирование» в Microsoft Word Online автоматически преобразует речь в текст на серверах Microsoft. Это удобно для расшифровки интервью, стенограмм собраний, подкастов или любых других аудиозаписей — особенно когда нужно быстро получить черновой текст с возможностью последующей правки.

Определение: транскрибирование — автоматическое преобразование аудио в текст с последующим редактированием и пометкой говорящих.

Важно: по состоянию на апрель 2023 года транскрибирование доступно только в веб‑версии Word (Word Online). В десктопных версиях для Windows, Mac, Android, iPhone и iPad соответствующей кнопки вы не найдёте.

Требования

• Подписка: требуется активная подписка Microsoft 365 (учётная запись Microsoft, привязанная к подписке).
• Браузеры: поддерживаются современные браузеры — Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Apple Safari.
• Форматы аудио: WAV, MP3, M4A (и другие распространённые форматы, которые распознаются службой).
• Подключение: аудиофайл загружается на серверы Microsoft для обработки, поэтому необходимо интернет‑соединение.

Быстрая пошаговая инструкция

1. Откройте Word Online в браузере и войдите в учётную запись Microsoft с активной подпиской Microsoft 365.
2. Создайте новый документ или откройте существующий.
3. На вкладке «Главная» (Home) на ленте найдите кнопку с микрофоном «Диктовка» (Dictate).
4. Нажмите на стрелку справа от кнопки «Диктовка» и выберите «Транскрибирование» (Transcribe).

Нажмите меню «Диктовка» и выберите «Транскрибирование».

5. В открывшейся панели можно:
   • Нажать «Начать запись» (Start Recording), чтобы транскрибировать звук с микрофона устройства;
   • Нажать «Загрузить аудио» (Upload Audio) и загрузить готовый файл (WAV, MP3, M4A…).
6. Дождитесь завершения обработки. После этого в боковой панели появится стенограмма с сегментами речи и возможностью назначать имена говорящих.
7. Нажмите «Добавить в документ» (Add to Document), чтобы вставить расшифровку в открытый документ. При вставке можно выбрать, включать ли имена говорящих и отметки времени.

Панель транскрибирования: редактирование, назначение говорящих и вставка в документ.

Советы по качеству расшифровки

• Формат и битрейт: используйте оригинальные записанные файлы с минимальной степенью сжатия (WAV или высококачественный MP3) для лучшей точности.
• Шумоподавление: по возможности уберите фоновый шум и используйте направленный микрофон при записи интервью.
• Разделяйте файлы: при длинных записях имеет смысл разбить материал на части — это упрощает редактирование и назначение говорящих.

Ограничения и когда функция может не подойти

• Доступность: только Word Online и только при наличии Microsoft 365.
• Конфиденциальность: аудио отправляется на серверы Microsoft; для чувствительных данных возможны юридические ограничения (см. раздел «Конфиденциальность»).
• Языки и акценты: алгоритмы работают лучше с распространёнными языками и «стандартной» речью; сильные акценты, параллельные разговоры и очень низкое качество записи ухудшают результат.
• Неидеальна для публикации без правки: автоматическая расшифровка часто содержит ошибки и требует корректуры перед публикацией.

Альтернативные подходы

• Сторонние сервисы облачной транскрипции (например, Otter.ai, Descript, Rev) — часто предлагают дополнительные функции (персонажи, интеграции, API).
• Локальные решения (offline): если конфиденциальность критична, можно использовать локальные ASR‑движки (например, модели с открытым исходным кодом) на собственных машинах.
• Полуавтоматический метод: сначала авто‑транскрибирование, затем профессиональный редактор для финальной верстки и проверки.

Мини‑методология: как расшифровать интервью и получить чистую стенограмму

1. Подготовка: скопируйте аудиофайлы в отдельную папку; при возможности разделите интервью на части по 10–20 минут.
2. Загрузка: используйте «Загрузить аудио» в панели транскрибирования Word Online.
3. Первичная проверка: назначьте имена говорящих в боковой панели; исправьте очевидные ошибки в интерфейсе транскрибера.
4. Вставка: нажмите «Добавить в документ» и выберите вставку с именами и отметками времени.
5. Ревизия: вычитайте текст в документе, исправьте пунктуацию, расстановку абзацев и возможные неверные слова.
6. Финализация: сохраните документ, экспортируйте в нужный формат (PDF/Docx) или скопируйте текст в CMS.

Пример чеклиста по ролям

• Журналист:
  • Убедиться, что все участники дали согласие на запись.
  • Использовать отдельный файл для каждого интервью.
  • Проверить и назначить говорящих в интерфейсе.
• Офис‑менеджер (протокол собрания):
  • Записать собрание в формате, совместимом с Word (MP3/WAV).
  • Разбить длительную запись на части при необходимости.
  • Проверить отметки времени перед публикацией.
• Исследователь:
  • Анонимизировать чувствительные фразы после транскрибирования.
  • Хранить исходные аудиозаписи в зашифрованном хранилище.

Критерии приёмки (простые тесты)

• Загруженный MP3 длиной 5 минут транскрибируется полностью без прерываний.
• В интерфейсе можно назначить хотя бы двух разных говорящих в пределах одного файла.
• После «Добавить в документ» вставленный текст сохраняет отметки времени (если опция включена).

Конфиденциальность и соответствие (GDPR/местное право)

• Данные пользователя и аудиофайлы передаются на серверы Microsoft для обработки. Для материалов, содержащих персональные данные EU/EEA, оцените риски и правовые основы обработки (согласие респондента или другой законный основание).
• При обработке чувствительных данных рассмотрите локальные решения или сервисы с контрактными условиями обработки данных (DPA) и возможностью хранения в нужной юрисдикции.

Примечание: если приоритет — полная конфиденциальность и локальное хранение, облачные транскрипционные сервисы могут не подойти.

Безопасность и рекомендации

• Храните исходные аудиофайлы в защищённых папках и удаляйте ненужные копии после обработки.
• Используйте двухфакторную аутентификацию для учётной записи Microsoft.
• Для корпоративной работы активируйте рекомендации по защите данных в Microsoft 365 и проверьте политику хранения.

Портативный диктофон Sony — пример устройства для записи интервью перед загрузкой в Word Online.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить отдельно за транскрибирование?

Да. Для доступа к функции требуется подписка Microsoft 365; сама функция не доступна в бесплатной версии Word Online.

Как добавить имена говорящих?

В боковой панели транскрибирования можно вручную назначать имена для каждого сегмента речи. После этого при вставке в документ можно выбрать отображение этих имён.

Можно ли обрабатывать большие объёмы аудио?

Возможность обработки больших объёмов зависит от ограничений сервиса и вашей подписки. Практически выгоднее разделять длительные записи на части для удобства редактирования.

Краткое резюме

• Функция транскрибирования доступна только в Word Online и требует Microsoft 365.
• Поддерживаются распространённые форматы (WAV, MP3, M4A); файлы обрабатываются на серверах Microsoft.
• После расшифровки вы можете редактировать текст, назначать говорящих и вставлять результат в документ.
• Для чувствительных данных рассмотрите ограничения конфиденциальности и альтернативы.

Итог: Word Online — удобный и быстрый способ получить черновую расшифровку аудио, но перед публикацией необходимо вручную проверить и отредактировать результат.