Формулы в Airtable: руководство и примеры

Выпадающее меню функций в Airtable с примерами формул.

Зачем использовать формулы в Airtable

Формулы позволяют:

Автоматически рассчитывать значения (цены, даты, статусы).
Объединять и форматировать текст для отображения или экспорта.
Создавать условную логику для отчётов и фильтрации.

Ключевая разница с традиционными электронными таблицами — формула применяется ко всем записям поля целиком, а не к отдельной ячейке. Это даёт преимущества для консистентности данных, но требует другой дисциплины проектирования баз.

Как добавить поле Формула в таблицу

В Grid view таблицы нажмите кнопку «+» в конце строки заголовков полей. Если полей много, прокрутите вправо, чтобы её увидеть.
Выберите тип поля “Formula” (Формула).
В меню редактирования поля введите выражение в поле «Edit field».
Если Airtable определил тип результата (число, процент, дата), переключитесь на вкладку «Formatting», чтобы задать формат отображения.
Нажмите «Create field», чтобы добавить поле в таблицу.

Меню редактирования при добавлении поля «Формула» в Airtable

Совет: прежде чем создавать сложную формулу, протестируйте выражение в отдельном временном поле, чтобы убедиться, что результат и формат корректны.

Как ссылаться на значения полей в формуле

В Airtable нет ссылок типа A1. Вместо этого вы используете имена полей:

Для однословных имён достаточно просто написать имя поля: Price
Для имён с пробелами или специальными символами используйте фигурные скобки: {Order quantity}
Фигурные скобки работают и для однословных имён — это безопасный стиль при генерации формул программно.

Пример:

`{Unit price} * {Order quantity}`

Пояснение: это аналог формулы с именованными диапазонами в Excel; имена уже заданы, их не нужно объявлять заранее.

Операторы: числа, строки и логика

Чаще всего используются:

Арифметические: +, -, *, /, скобки ( )
Конкатенация текста: & или функция CONCATENATE()
Строковые литералы — в кавычках: "текст"
Логические: >, <, >=, <=, =, !=

Если нужно вставить кавычки внутри текстовой строки, экранируйте их: "\"" в формуле даст внутренние кавычки в результате.

Важно: логические выражения возвращают TRUE или FALSE. Их можно использовать напрямую или внутри IF/SWITCH.

Базовые функции и их примеры

Ниже — подборка часто используемых функций с пояснениями и примерами для реальных сценариев.

IF — условная логика

Синтаксис:

`IF(expression, value_if_true, value_if_false)`

Пример: пометить заказ как «Просрочен», если дата доставки раньше сегодняшней:

IF({Delivery date} < TODAY(), "Просрочен", "В срок")

Совет: сложные вложенные IF лучше форматировать через многострочное редактирование — так проще читать и отлаживать.

SUM — сумма значений

Синтаксис:

`SUM(number1, [number2, ...])`

Пример: сложить несколько полей с ценами:

SUM({Price A}, {Price B}, {Price C})

DATEADD — прибавить время к дате

Синтаксис:

`DATEADD([date or date and time], number, 'units')`

Единицы: ‘milliseconds’, ‘seconds’, ‘minutes’, ‘hours’, ‘days’, ‘weeks’, ‘months’, ‘quarters’, ‘years’.

Пример: срок оплаты через 10 дней после выставления счёта:

DATEADD({Invoice date}, 10, "days")

Подсказка: функции TODAY() и NOW() работают с DATEADD. NOW обновляется примерно каждые 15 минут и при пересчёте базы.

SWITCH — удобная альтернатива вложенным IF

Когда у вас много проверок одного поля по разным значениям, SWITCH читается лучше:

SWITCH({Status},
  "new", "Новый",
  "in_progress", "В работе",
  "done", "Готово",
  "Неизвестно"
)

SWITCH сравнивает значение поля с каждым вариантом и возвращает соответствующий результат; если ни одно совпадение не найдено — возвращает дефолт.

Частые типы задач и шаблоны формул

Рассчитать итоговую цену с учётом скидки:

{Unit price} * {Quantity} * (1 - {Discount percent} / 100)

Собрать полное имя из отдельных полей:

{First name} & " " & {Last name}

Определить SLA: добавить рабочие дни к дате и сравнить с текущей датой (упрощённый пример):

IF(DATEADD({Created}, 3, "days") < TODAY(), "SLA нарушен", "SLA в норме")

Вывести метку если поле пустое:

IF({Phone} = BLANK(), "Нет телефона", {Phone})

Обратите внимание: в Airtable вместо ISBLANK() используют проверку = BLANK().

Отладка формул: техники и ловушки

Многострочное редактирование. Разбивайте сложные выражения на строки и отступы — это помогает понять вложенность функций.
Тестовые поля. Создавайте временные поля с упрощёнными частями формулы, чтобы проверить промежуточные результаты.
Типы данных. Ошибки часто возникают из-за несоответствия типов: строка vs число vs дата. Преобразуйте явно с помощью VALUE(), DATETIME_PARSE() и т. п.
Пустые значения. Всегда учитывайте BLANK(), особенно в арифметике — BLANK() в вычислении может вернуть ошибку или неожиданное значение.
Локаль дат. При создании литеральных дат используйте однозначный формат или DATETIME_PARSE с указанием формата, чтобы избежать ошибок в разных регионах.

Пример безопасной обработки деления на ноль:

IF({Denominator} = 0, BLANK(), {Numerator} / {Denominator})

Производительность и ограничения

Формулы выполняются при каждом перерасчёте базы. Очень сложные формулы на больших таблицах могут замедлять работу.
Формула одна на поле — её нельзя менять для отдельных записей. Для разных логик используйте несколько полей или автоматизации.
Нет специализированных финансовых/инженерных функций, доступных в Excel; многие задачи решаются сочетанием полей, rollup/aggregation или скриптов.

Рекомендация: вынесите тяжёлые вычисления в Automation Script (JavaScript) или в View-срезы, если нужна массовая трансформация данных.

Когда формулы не подходят — альтернативы

Rollup / Lookup поля: агрегируют связанные записи и позволяют суммировать/соединять данные из связанных таблиц.
Automation или Scripting: для сложной логики, циклов и интеграций с внешними системами используйте сценарии (Scripting Block) и автоматизации.
Интеграции ETL: если нужно массовое преобразование или миграция — лучше использовать внешние ETL-инструменты.

Выбор подхода зависит от частоты пересчёта, объёма данных и навыков команды.

Практические шаблоны и сниппеты (cheat sheet)

Форматирование даты в понятный вид:

DATETIME_FORMAT({Event date}, "DD.MM.YYYY")

Получить разницу в днях между датами:

DATETIME_DIFF({End}, {Start}, "days")

Проверка наличия подстроки в тексте:

FIND("urgent", LOWER({Notes})) > 0

Преобразовать текст в число:

VALUE({Text number})

Модель принятия решений: когда использовать формулу, а когда нет

Используйте формулы, если результат нужен в каждом экземпляре записи и логика однозначна.
Выбирайте rollup/lookup, если значение зависит от связанных записей.
Используйте скрипты для итераций, сложных преобразований и интеграций.

Mermaid решение-поток:

flowchart TD
  A[Нужна ли логика в поле?] -->|Да| B{Зависит от связанных записей?}
  A -->|Нет| Z[Не требуется формула]
  B -->|Да| C[Использовать rollup/lookup]
  B -->|Нет| D{Сложность > 3 функций?}
  D -->|Да| E[Подумать о скрипте/automation]
  D -->|Нет| F[Использовать формулу в поле]
  E --> G[Если нужен realtime — оптимизировать]
  F --> H[Тестировать и документировать]

Критерии приёмки (как проверить корректность формул)

Формула возвращает ожидаемый тип данных (число, строка, дата).
Для 5–10 тестовых записей проверены граничные случаи: пустые значения, ноль, очень большие числа, неверные форматы.
Формула документирована: что делает и почему так рассчитано.
Производительность не заметно ухудшилась на тестовой выборке данных.

Чек-лист ролей при внедрении формул

Для администратора базы:
- Провести ревью всех новых формул перед добавлением.
- Настроить бэкап/версионирование структуры базы.
Для power user (создатель формул):
- Покрыть тестовыми записями граничные случаи.
- Добавить комментарий/описание поля с пояснением формулы.
Для конечного пользователя:
- Убедиться, что формат отображения понятен (валюта, дата).
- Сообщать об ошибках формата или значений.

SOP: как безопасно внедрять новую формулу

Создайте временное поле “Test — Формула” и вставьте в него черновую формулу.
Заполните 10–20 тестовых записей, включая крайние случаи.
Проверьте типы данных и отображение формата.
Соберите отзывы от 1–2 пользователей, которые используют эти данные.
После утверждения переименуйте тестовое поле или создайте финальное поле и удалите тестовое.
Обновите документацию базы.

Инцидентный план и откат

Если новая формула ломает работу:

Отключите автоматические просмотры/автоматизации, зависящие от поля (при необходимости).
Восстановите предыдущую версию формулы из истории изменений (если доступна) или замените на простую безопасную формулу, возвращающую BLANK() или старое значение.
Проанализируйте логи и тестовые записи, чтобы найти причину (неправильные типы, NULL, деление на ноль).
Примените исправление в временном поле и протестируйте по шагам SOP.

Тестовые случаи и критерии приёмки

Тест 1: Проверка пустых значений — формула не должна выдавать ошибку при BLANK().
Тест 2: Проверка граничных чисел — большие значения не должны приводить к переполнению.
Тест 3: Проверка дат — корректный формат при выводе и при использовании DATETIME_DIFF/DATETIME_FORMAT.
Тест 4: Проверка прав доступа — пользователи без прав редактирования не должны менять логику.

Критерий приёмки: 100% тестов выполнены и результаты утверждены владельцем данных.

Безопасность и конфиденциальность

Формулы в поле видимы всем, у кого есть доступ к структуре таблицы. Не храните в них секреты или ключи.
Если формула использует личные данные (PII), убедитесь, что доступ к базе ограничен в соответствии с политиками компании и требованиями законодательства.
При интеграции внешних систем используйте безопасные способы передачи данных и не вставляйте креденшалы напрямую в формулы.

Глоссарий (одна строка каждое определение)

Поле: столбец таблицы, содержащий данные одного типа.
Запись: строка таблицы — набор полей для одного объекта.
BLANK(): специальное значение, означающее отсутствие данных.
NOW(): текущая дата и время; обновляется примерно каждые 15 минут.
DATEADD(): функция для добавления интервала к дате.

Часто задаваемые вопросы

Q: Можно ли применять разные формулы к отдельным записям одного поля?

A: Нет — формула задаётся на уровне поля и применяется ко всем записям. Для разных логик используйте несколько полей или автоматизации.

Q: Почему формула возвращает ошибку при работе с датами?

A: Часто из-за неверного формата входной строки; используйте DATETIME_PARSE или передавайте поле типа “Date”.

Q: Обновляется ли NOW() в реальном времени?

A: NOW() обновляется не постоянно: примерно каждые 15 минут и при пересчёте базы.

Короткое резюме

Формулы в Airtable — удобный инструмент для автоматических вычислений и ускорения работы с данными. Они проще по концепции, чем классические электронные таблицы, но требуют внимания к типам данных, пустым значениям и структуре базы. Используйте шаблоны, тестируйте формулы и документируйте логику, чтобы обеспечить стабильность и понятность вашей базы.

Важное: начните с простых выражений, задокументируйте формулы и применяйте SOP, чтобы избежать проблем в продакшене.