Как сортировать даты в Excel — полное руководство

Кратко

Важно: в локализованных версиях Excel названия функций и пунктов меню могут отличаться. Если сортировка «не работает», проверьте формат ячеек — часто даты хранятся как текст.

Что вы получите в этом руководстве

• Пошаговые инструкции для сортировки одного столбца и всей таблицы
• Как использовать Пользовательскую сортировку для дат в любом столбце
• Как сортировать по месяцу, году, а также по месяцу+дню (без года)
• Решения для типичных ошибок и неполадок
• SOP/чеклисты для разных ролей (аналитик, администратор, офис-менеджер)
• Модель принятия решений и критерии приёмки
• Советы по совместимости и локализации формул

Когда сортировка по дате нужна чаще всего

• Список дней рождения сотрудников или родственников
• Анализ продаж по месяцу/кварталу/году
• Отчётность по транзакциям и бюджету
• Графики Ганта и планирование задач

Основные принципы

• Excel сортирует даты хронологически: год → месяц → день.
• Дата должна быть распознана Excel как дата, иначе сортировка будет по тексту.
• Если таблица связана (несколько колонок), выделяйте всю таблицу, чтобы строки оставались целыми.

Быстрая сортировка одного столбца по возрастанию или убыванию даты

Если вам нужно быстро упорядочить один столбец дат и он не привязан к другим данным:

1. Выделите столбец или диапазон с датами.
2. На вкладке Главная выберите Сортировка и фильтр.
3. Выберите Сортировать от старых к новым или Сортировать от новых к старым.

Альтернативно: выделите диапазон, щёлкните правой кнопкой и выберите Сортировать → нужный порядок.

Примечание: этот способ годится, если столбец с датами не должен сохранять связь с другими столбцами. В противном случае строки разъедутся и данные «не совпадут».

Сортировка всей таблицы по дате

Если у вас таблица с заголовками и вы хотите сохранить соответствие строк:

1. Выделите всю таблицу, включая заголовки (или поместите курсор в таблицу формата “Таблица Excel”).
2. На вкладке Главная откройте Сортировка и фильтр.
3. Выберите порядок сортировки (старые → новые / новые → старые).

Если вы выделили только один столбец и Excel обнаружит риск разрыва строк, появится предупреждение. Нажмите Расширить выделение, затем Сортировать.

Совет: всегда проверяйте, что заголовки корректно обозначены. Заголовки позволяют использовать их в Пользовательской сортировке.

Пользовательская сортировка для дат, расположенных в любом столбце

Используйте Пользовательскую сортировку, если столбец с датами не является первым или если требуется многослойная сортировка (по дате, затем по категории и т. п.):

1. Выделите заголовки и данные таблицы.
2. На вкладке Главная выберите Сортировка и фильтр → Пользовательская сортировка.
3. Убедитесь, что включён флажок “Мои данные имеют заголовки”.
4. В поле Сортировать по выберите заголовок столбца, в котором содержатся даты.
5. В поле Порядок выберите От старых к новым или От новых к старым.
6. При необходимости добавьте уровни сортировки через Добавить уровень.

Пример: сначала сортировка по дате, затем по сумме транзакции — используйте два уровня: сначала Date, затем Amount.

Как сортировать по месяцу или году с помощью функций

Если вам не важен год (например, вы хотите список дней рождений по календарю), извлеките месяц и отсортируйте по нему.

1. Добавьте вспомогательный столбец с заголовком «Месяц».
2. В первой ячейке вспомогательного столбца введите формулу:

=MONTH(B2)

где B2 — первая ячейка со значением даты.

3. Скопируйте формулу вниз (двойной щелчок по маркеру автозаполнения или перетяните зелёный маркер).
4. Выделите всю таблицу и используйте Пользовательскую сортировку по столбцу «Месяц».

Аналогично для года используйте:

=YEAR(B2)

Если ваша локальная версия Excel использует русские имена функций, вместо MONTH и YEAR могут быть МЕСЯЦ и ГОД. См. раздел совместимости.

Сортировка по месяцу и дню без учёта года

Чтобы упорядочить события по календарной дате (например, дни рождения), можно извлечь комбинацию месяц+день как текст или число.

1. Добавьте столбец с заголовком «День и месяц» или «Birthdays».
2. В ячейке C2 введите формулу:

=TEXT(B2,"MMDD")

где B2 — первая ячейка с датой. Формула возвращает значение в формате MMDD, например 1207 для 7 декабря.

3. Скопируйте формулу вниз по столбцу.
4. Выполните Пользовательскую сортировку по столбцу «День и месяц». Если Excel предупредит, выберите опцию сортировать текст, выглядящий как число, как число.

Совет: после сортировки можно скрыть вспомогательный столбец или преобразовать формулы в значения (Правка → Вставить значения).

Что делать, если сортировка по дате не работает

Типичные причины и действия:

• Даты хранятся как текст (левое выравнивание): преобразуйте в дату через формат ячеек или используйте “Текст в столбцы”.
• Несогласованный формат дат (DD/MM/YYYY vs MM/DD/YYYY): стандартизируйте формат через формат ячеек или функцию DATE.
• Смешанные типы данных в столбце (текст + даты + пустые строки): очистите столбец и используйте фильтры для поиска некорректных значений.

Проверка формата:

1. Выделите столбец.
2. На вкладке Главная найдите список форматов (обычно отображается как “Общий”, “Числовой”, “Дата”).
3. Выберите подходящий формат даты.

Если ячейки содержат даты в виде текста, используйте:

• Функцию DATE вместе с YEAR/MONTH/DAY для пересборки даты.
• Текстовые функции и “Текст по столбцам” для преобразования.

Альтернативные подходы к сортировке по дате

1. Функция SORT (Excel 365 / Excel 2021): позволяет получить отсортированный диапазон без изменения исходных данных. Пример:

=SORT(A2:B100, 2, 1)

где 2 — номер столбца с датой внутри диапазона, 1 — по возрастанию.

2. Power Query: удобен для больших наборов данных и повторяемых трансформаций. Импортируйте данные в Power Query, преобразуйте столбец в тип Date, затем примените сортировку и загрузите результат.

3. VBA-скрипт: если нужно автоматизировать сортировку с пользовательскими правилами (например, сохранять исходный порядок и создавать отдельные листы по годам).

4. Пивот-таблица: для агрегации данных по месяцу/кварталу/году используйте Пивот-таблицу и группировку по дате.

Когда использовать альтернативы:

• Используйте SORT для быстрого построения отсортированного представления без изменения исходных данных.
• Power Query — при регулярной загрузке/очистке данных.
• VBA — при сложной автоматизации и интеграции.

Совместимость и локализация формул

• В англоязычном Excel функции называются MONTH, YEAR, TEXT. В русской версии — МЕСЯЦ, ГОД, ТЕКСТ.
• Разделители аргументов функций могут отличаться: в англ. Excel используется запятая “,”, в русской версии часто точка с запятой “;”. Например:

=ТЕКСТ(B2;"MMDD")

• Если вы передаёте файл между системами с разными локалями, удостоверьтесь, что функции и форматы дат правильно интерпретируются.

Совет по миграции: при массовом экспорте в CSV указывайте формат даты ISO (YYYY-MM-DD), чтобы минимизировать ошибки при импорте.

SOP: Пошаговая инструкция для типовой задачи — упорядочить журнал транзакций по дате

1. Сделайте резервную копию листа (копия вкладки).
2. Убедитесь, что столбец с датой имеет заголовок.
3. Выделите всю таблицу, включая заголовки.
4. Откройте Главная → Сортировка и фильтр → Пользовательская сортировка.
5. В поле Сортировать по выберите заголовок столбца с датой.
6. Установите порядок: От старых к новым.
7. Нажмите OK.
8. Проверьте несколько строк вручную: дата соответствует остальным значениям в строке.
9. Сохраните файл под новым именем при значимых изменениях.

Чек-листы по ролям

Аналитик

• Проверить, что все даты — тип Date
• Добавить вспомогательные столбцы (Month, Year, MMDD) при необходимости
• Использовать SORT или Power Query для повторяемых задач
• Документировать шаги преобразования

Офис-менеджер

• Сделать резервную копию перед изменениями
• Использовать Быструю сортировку для одноразовой задачи
• Проверить, что строки не разошлись

Администратор данных

• Настроить шаблон с форматированием даты
• Внедрить процедуру валидации при вводе данных
• При необходимости создать макросы для регулярной сортировки

Модель принятия решений в виде схемы

flowchart TD
  A[Нужна простая сортировка одного столбца?] -->|Да| B[Быстрая сортировка от старых к новым]
  A -->|Нет| C[Даты в произвольном столбце или нужна многослойная сортировка]
  C --> D[Пользовательская сортировка по заголовку]
  D --> E{Нужно группировать по месяцу или дню без года?}
  E -->|Да| F[Добавить вспомогательный столбец с MONTH/YEAR или TEXT]
  E -->|Нет| G[Готово]
  F --> H[Сортировать по вспомогательному столбцу]
  H --> G

Критерии приёмки

• Даты в таблице корректно распознаны Excel (тип Date).
• После сортировки каждая строка сохраняет сопоставление данных по столбцам.
• Если требовалось — данные сгруппированы по месяцу/дню без учёта года.
• При автоматизации (скрипт/PQ) процесс повторяем и документирован.

Тестовые случаи и приёмочные проверки

1. Простая сортировка столбца

   • Вход: 5 дат в случайном порядке
   • Действие: Быстрая сортировка от старых к новым
   • Ожидание: Даты идут хронологически

2. Сортировка таблицы с несколькими колонками

   • Вход: Таблица с датами и суммами
   • Действие: Пользовательская сортировка по столбцу даты
   • Ожидание: Для каждой даты сохранены соответствующие суммы

3. Сортировка по месяцу

   • Вход: Даты разных лет, важен только месяц
   • Действие: Добавить =MONTH(), сортировка по месяцу
   • Ожидание: Все январские даты идут первыми, затем февраль и т. д.

4. Сортировка дней рождения

   • Вход: Даты с разными годами
   • Действие: =TEXT(B2,”MMDD”), затем сортировка
   • Ожидание: Даты упорядочены по календарному дню, независимо от года

Примеры, когда сортировка может не сработать

• Дата записана как текст с нестандартным разделителем (например, 31.12.2020 vs 12/31/2020) и Excel интерпретирует её по-разному.
• В ячейках смешаны формулы и текстовые примечания (“праздник — 12/12/2020”).
• Наличие невидимых символов или пробелов в начале/конце ячейки.

Как исправлять: используйте TRIM, замену символов и функции DATEVALUE / ДАТАЗНАЧ.

Безопасность и конфиденциальность

• Если таблица содержит персональные данные (дни рождения, транзакции), соблюдайте внутренние политики компании по обработке персональных данных.
• Не публикуйте экспортированные CSV-файлы с персональной информацией без удаления лишних колонок.

Быстрая шпаргалка по командам и форматом

• Быстрая сортировка: Главная → Сортировка и фильтр → От старых к новым / От новых к старым
• Пользовательская сортировка: Главная → Сортировка и фильтр → Пользовательская сортировка
• Вспомогательные функции: =MONTH(B2), =YEAR(B2), =TEXT(B2,”MMDD”)
• Локализация: МЕСЯЦ/ГОД/ТЕКСТ и разделители аргументов “;”

Короткая глоссарий

• Вспомогательный столбец — дополнительный столбец с формулами, используемый для сортировки.
• Пользовательская сортировка — ручная настройка уровня и поля сортировки.
• Power Query — инструмент для ETL внутри Excel.

Итоги

Сортировка дат в Excel — простая, но критически важная операция для корректной аналитики и ведения записей. Выберите быстрый метод для одноразовых задач и Пользовательскую сортировку или Power Query для более сложных и повторяемых сценариев. Всегда проверяйте, что даты распознаны как даты, и делайте резервные копии перед массовыми изменениями.

Важно: при работе с локализованными версиями Excel учитывайте названия функций и разделители аргументов.

Если нужно, могу подготовить пошаговый макрос VBA для автоматической сортировки по дате и сохранения копии исходного листа.