Как делиться и перестать делиться файлами в Google Drive

Быстрая навигация

• Как поделиться папками, файлами и документами в Google Drive
• Как прекратить совместный доступ к папкам, файлам и документам в Google Drive

Что значит «совместный доступ» простыми словами

Совместный доступ — это способ дать другим людям просматривать, комментировать или редактировать ваш файл. По умолчанию файл приватный, то есть доступ есть только у владельца.

Как поделиться папками, файлами и документами в Google Drive

Вы можете приглашать людей напрямую по электронной почте или создать общую ссылку и отправить её любым способом. Процесс одинаков для одного документа и для папки с файлами.

Когда вы открываете документ Google (Docs, Sheets, Slides), в правом верхнем углу видна кнопка «Поделиться».

Альтернативно откройте браузер файлов Google Drive, щёлкните правой кнопкой по файлу или папке и выберите пункт «Поделиться» в контекстном меню.

Приглашение по электронной почте

1. В меню «Поделиться» используйте секцию «Поделиться с людьми и группами». В поле «Добавить людей и группы» введите адрес или выберите контакт.

2. Вы можете добавить до 100 человек или контактов одновременно. Рядом с каждым адресом откройте выпадающее меню и назначьте роль:

• Editor (Редактор): просмотр, комментирование и редактирование документа. Используйте для соавторов.
• Commenter (Комментатор): просмотр и комментирование, без права изменять содержимое.
• Viewer (Читатель): только просмотр.

3. Убедитесь, что включена опция уведомления — так пользователи получат e‑mail с приглашением. Добавьте сообщение при необходимости и нажмите «Отправить».

Совместный доступ по ссылке

1. В окне «Поделиться» в блоке «Получить ссылку» нажмите «Изменить на — Любой, у кого есть ссылка» (Change to Anyone With The Link).

2. С помощью выпадающего списка определите уровень доступа для всех, у кого будет ссылка: Просмотр, Комментирование или Редактирование.

3. Нажмите «Копировать ссылку», чтобы поместить её в буфер обмена, затем «Готово».

4. Отправьте ссылку любым удобным способом. Помните: любой с этой ссылкой сможет выполнять те действия, которые вы разрешили (просмотр/комментирование/редактирование).

Важно: совместный доступ по ссылке увеличивает риск несанкционированного доступа. Давайте ссылку только проверенным людям и используйте роль с минимально необходимыми правами.

Как прекратить совместный доступ к папкам, файлам и документам в Google Drive

Если нужно отозвать доступ у конкретных пользователей или полностью отключить доступ по ссылке, выполните следующие шаги.

1. Нажмите «Поделиться» в документе или правой кнопкой по файлу в Drive выберите «Поделиться».

2. В верхней части окна видны все пользователи и их роли. Откройте выпадающий список ролей рядом с нужным пользователем и нажмите «Удалить».

3. Если вы использовали общий доступ по ссылке и хотите его отключить, в блоке «Получить ссылку» откройте dropdown «Любой, у кого есть ссылка» и переключите на «Ограничено» (Restricted).

4. Нажмите «Готово» для применения изменений.

После удаления всех пользователей и отключения доступа по ссылке файл снова станет приватным.

Рекомендации по безопасности и приватности

• Используйте правило «минимально необходимых прав»: давать только те привилегии, которые нужны для работы.
• При совместной работе с внешними подрядчиками давайте роль «Комментатор» или «Читатель», если им не требуется правка.
• Периодически проводите ревизию доступа: проверяйте, кто имеет права на ключевые папки и документы.
• Для особо чувствительных данных используйте шифрование и храните копии в защищённых системах.

Чеклист перед тем, как поделиться

• Убедился, что адрес получателя верный.
• Назначил минимально необходимую роль (Просмотр/Комментирование/Редактирование).
• Если даю доступ по ссылке — ограничил срок доступа или проверил аудиторию.
• Не оставил конфиденциальные данные в документе, если доступ открыт широко.

Плейбук: стандартные шаги (SOP)

1. Откройте файл или папку в Google Drive.
2. Нажмите «Поделиться».
3. Решите: приглашать по e‑mail или дать ссылку.
4. Для приглашения по e‑mail: введите адреса, назначьте роли, включите уведомление, нажмите «Отправить».
5. Для ссылки: в блоке «Получить ссылку» переключите на «Любой, у кого есть ссылка», выберите роль, нажмите «Копировать ссылку», затем «Готово».
6. По завершении — запишите в журнал доступа, кому и когда выдали права.

Критерии приёмки

• Документ доступен только тем, кому нужно (проверка списка доступа).
• Роли у пользователей соответствуют задачам сотрудничества (редактирование только у соавторов).
• Для ссылок — проверено, что доступ не расширен без необходимости.
• Проведена проверка уведомлений (получатели получили письма).

Когда совместный доступ не подходит (контрпримеры)

• Если документ содержит критичные персональные данные и требуется соответствие локальным законам о защите данных — храните в сертифицированных хранилищах с управлением ключами.
• Для долговременного архива или юридически значимых документов используйте системы с версионированием и офлайн‑копиями.

Быстрая шпаргалка по ролям

• Редактор: добавляет и изменяет содержимое; подходит для активных соавторов.
• Комментатор: оставляет замечания, не меняет текст; подходит для рецензентов.
• Читатель: подходит для распространения финальной версии.

Частые вопросы

Можно ли ограничить действие ссылки по времени?

Нативно в Google Drive нет встроенного таймера для ссылки — можно вручную отключить доступ по ссылке в любой момент или использовать Google Workspace (корпоративные функции) с дополнительными политиками.

Сколько людей можно пригласить одновременно?

До 100 человек или контактов можно добавить одновременно через поле «Добавить людей и группы».

Что значит «Ограничено»?

«Ограничено» означает, что доступ имеют только пользователи, добавленные напрямую по адресу электронной почты.

Короткая сводка для объявления (100–200 слов)

Если нужно быстро сообщить команде, используйте следующий текст: «Мы обновили доступ к рабочим документам в Google Drive. Проверьте свои почтовые уведомления — если вы должны участвовать в редактировании, у вас будет роль «Редактор». Для общего просмотра отправлена ссылка с правом «Просмотр». Если доступ не нужен — сообщите владельцу файла, и он отзовёт права.»

Заключение

Совместный доступ в Google Drive — удобный инструмент для командной работы. Используйте приглашения по электронной почте для контролируемого доступа и ссылки только там, где это оправдано. Регулярно проверяйте права доступа и отдавайте предпочтение минимальным необходимым привилегиям.

Основные выводы

• Делитесь через e‑mail для контроля, через ссылку — для простоты.
• Даётся до 100 приглашений одновременно.
• Отключение доступа производится удалением пользователей или переключением ссылки в «Ограничено».