Как создать план проекта в Notion

Планирование проекта может быть стрессом. Часто неясно, с чего начать. Большие задачи кажутся непосильными. Notion даёт инструменты для того, чтобы превратить неопределённость в пошаговый план и контролировать исполнение.

В этой статье мы подробно пройдём все основные шаги по созданию плана проекта в Notion. Я дам также практические шаблоны, чек-листы для ролей, критерии приёмки и рекомендации, когда подход не сработает.

Что вы получите из этой инструкции

• Пошаговая инструкция по созданию рабочей области и базы задач в Notion.
• Практический SOP для запуска проекта и ежедневного контроля.
• Ролевые чек-листы для менеджера, разработчика, дизайнера и заказчика.
• Альтернативы и сценарии, когда лучше выбрать другой инструмент.

1. Создайте рабочую область для проекта

Первый шаг — дать проекту «дом». Рабочая область Notion — это контейнер для страниц, папок и баз данных. Если вы организуете проект в отдельной рабочей области, у вас будет меньше лишнего шума и проще управлять правами доступа.

Как создать рабочую область:

1. Откройте боковую панель. Если панель скрыта, нажмите Ctrl + .
2. Нажмите имя аккаунта вверху боковой панели.

3. В правом верхнем углу нажмите на три точки и выберите Join or create workspace.

Совет: при создании рабочей области удалите стандартные шаблоны, если они вам мешают. Оставьте чистое пространство для проекта.

Загрузки: Notion для Desktop | Android | iOS (бесплатно, есть подписка)

Важно: рабочая область — это не место для всего сразу. Делайте отдельные рабочие области или пространства для крупных направлений (например, продукт, маркетинг, исследование), если у вас много проектов.

2. Создайте папку для ежедневных заметок

Папка для ежедневных заметок помогает фиксировать решения, прогресс и небольшие идеи. Её легко превратить в журнал прогресса или лог стендапов.

Как создать папку и страницы:

1. В боковой панели нажмите Add a page или используйте Ctrl + N.
2. Дайте странице имя, например Daily Notes или Дневник проекта.
3. Создавайте подстраницы для каждого дня: на новой строке введите /page.

4. Назовите подстраницу и начинайте писать. Можно применить шаблон Notion.

Советы по структуре дневника:

• Шаблон записи дня: дата, цели на день, сделано, блокеры, решения.
• Используйте хештеги/теги для быстрой выборки (напр., #risk, #decision).
• Привяжите к задачам базы данных через поле «Связь» (Relation).

3. Спроектируйте базу данных для задач проекта

База данных — это сердце плана. Она даёт гибкие представления: таблица, канбан, календарь, галерея. В базе вы храните все задачи, дедлайны, ответственных и статусы.

Создание базы данных

1. В боковой панели нажмите Add a Page.

2. Введите название и выберите Table.

3. Под Select data source выберите New database.

Если база должна быть доступна внутри страницы, выберите Inline database.

Свойства базы данных

По умолчанию есть Name и Tags. Добавьте следующие свойства для стандартного проекта:

• Owner — Person: ответственный.
• Due date — Date: дедлайн.
• Status — Select: статус (Backlog, In progress, Blocked, Done).
• Priority — Select: приоритет (Low, Medium, High).
• Estimate — Number: предполагаемое время или story points.
• Related — Relation: связь с другими базами (например, баги, требования).
• Files — Files & media: важные артефакты.

Добавление свойства: нажмите + в заголовке таблицы и выберите тип.

Редактирование задач

Чтобы открыть задачу в отдельной странице, наведите на поле Name и нажмите Open. Там можно добавить подробное описание, чек-лист, вложения и комментарии.

Хорошая практика: внутри карточки задачи держите краткое описание, критерии приёмки и шаги для реализации.

Фильтры и сортировка

• Сортировка: нажмите Sort и выберите поле Due date. Ascending — самые срочные сверху.
• Фильтры: нажмите Filter. Чтобы скрыть завершённые задачи, выберите поле Status и исключите Done, или используйте чекбокс и фильтруйте на Unchecked.

Совет: создайте несколько представлений — «Канбан по статусу», «Календарь дедлайнов», «Мои задачи». Это ускорит работу.

4. Добавьте напоминания к задачам

Когда вы записываете задачу, можно сразу поставить напоминание. Это удобно для сроков, встреч и контрольных точек.

Как добавить напоминание:

1. В любой строке введите @, чтобы открыть меню упоминаний.

2. Введите дату и время и нажмите Enter.

3. Под видом календаря кликните Remind и выберите At time of event.

Можно поставить напоминание за 1–2 дня до события. Notion подчёркивает напоминание синим цветом.

Совет: для важных дедлайнов создайте правило напоминаний: за 7 дней, за 1 день и за час до события.

5. Используйте мобильное приложение

План проекта не должен оставаться на ПК. Мобильное приложение Notion синхронизируется и позволяет работать в дороге.

Совет: включите офлайн-доступ для страниц с задачами, если часто работаете без сети.

Практические рекомендации и контроль качества

Мини-методика запуска проекта (Day 0 → Day 1)

• Day 0: Создайте рабочую область, заведите Daily Notes и базу задач.
• Day 1: Перенесите ключевые требования и разбейте их на эпики и задачи. Расставьте приоритеты и назначьте ответственных.
• Еженедельно: проводите ревью статусов, обновляйте оценки и закрывайте выполненные задачи.

Критерии приёмки задач

1. Описание задачи понятно человеку, незнакомому с контекстом.
2. Есть конкретный критерий «готово» (acceptance): что должно быть проверено.
3. Назначен ответственный и срок.
4. Оценка объёма или временная оценка.

Тестовые сценарии и приёмочные тесты

Для ключевых задач добавляйте тест-кейсы прямо в карточку:

• Шаги: воспроизведение.
• Ожидаемый результат.
• Фактический результат (после выполнения).

Это поможет быстрее принимать работу и фиксировать баги.

Ролевые чек-листы

Ниже — краткие чек-листы по ролям. Используйте их как шаблон при назначении ответственности.

Менеджер проекта:

• Создать рабочую область и базу задач.
• Настроить представления (Канбан, Календарь, Мои задачи).
• Назначить ответственных и дедлайны.
• Проводить еженедельные ревью.
• Обновлять приоритеты и снимать блокеры.

Разработчик:

• Присвоить задаче estimate и статус.
• Добавить шаги реализации и потенциальные риски.
• Обновлять прогресс в задаче ежодневно.
• Принимать PR/merge по критериям приёмки.

Дизайнер:

• Прикрепить макеты и спецификации в Files.
• Указать версию макета и ссылку на источник.
• Обновлять статус после проверки и фидбека.

Заказчик / Стейкхолдер:

• Подтвердить приоритеты и ключевые результаты.
• Участвовать в демо и ревью.
• Подтвердить приёмку согласно критериям.

SOP для запуска проекта (Playbook)

1. Создать рабочую область и базовую структуру.
2. Создать Daily Notes и шаблон записи дня.
3. Создать базу задач с нужными свойствами.
4. Перенести список требований и разбить их на задачи.
5. Назначить ответственных и дедлайны.
6. Настроить напоминания для ключевых дат.
7. Создать представления: Kanban, Calendar, Owner view.
8. Запустить первую еженедельную встречу и зафиксировать повестку в Daily Notes.

Когда этот подход не работает

• Очень крупные проекты с сотнями команд и жёстким управлением ресурсами. В таких случаях лучше корпоративные PM-системы (Jira, Azure DevOps).
• Если нужна сложная отчётность и расчёт бюджета по часам — Notion можно интегрировать, но внутри него это будет ручная работа.
• Для real-time коллаборации с большими потоками событий (логирование, мониторинг) удобнее специализированные системы.

Альтернативные подходы

• Канбан в Trello: проще для небольших команд.
• Jira: когда нужна глубокая интеграция с CI/CD и отчётностью.
• Asana: удобнее для маркетинга и гибридных команд.

Ментальные модели и эвристики

• Разбейте всё на «эпики → фичи → задачи». Эпик — крупная цель; фича — пользовательская ценность; задача — конкретный шаг.
• Правило двух минут: если задача занимает ≤2 минут — сделайте её сразу.
• Правило 80/20: ищите 20% задач, которые дадут 80% результата.

Потенциальные риски и способы их снижения

• Риск: неоправданно длинные карточки без критериев приёмки. Митигатор: требуйте краткое описание и 1–2 пункта критериев.
• Риск: задачи без ответственных. Митигатор: не переносите задачу в In progress без Owner.
• Риск: дублирование задач. Митигатор: используйте поиск и связи (Relation) между записями.

Шаблон карточки задачи (копируемый)

• Название: Кратко и понятно
• Owner: @имя
• Due date: YYYY-MM-DD
• Status: Backlog / In progress / Blocked / Done
• Priority: High / Medium / Low
• Estimate: 3h / 1 / 5

Описание:

1. Контекст задачи.
2. Что нужно сделать.
3. Критерии приёмки:
   • Критерий 1
   • Критерий 2

Файлы: прикрепить макеты/документы

Decision flowchart для выбора представления базы данных

flowchart TD
  A[Главная цель: организовать задачи] --> B{Нужна визуализация статусов?}
  B -- Да --> C[Kanban view]
  B -- Нет --> D{Нужны дедлайны и календарь?}
  D -- Да --> E[Calendar view]
  D -- Нет --> F{Нужна табличная фильтрация?}
  F -- Да --> G[Table view]
  F -- Нет --> H[Gallery / List]

1‑строчный глоссарий

• Workspace: рабочее пространство Notion.
• Page: страница в Notion.
• Inline database: база, встроенная в страницу.
• Relation: связь между базами данных.
• Property: поле/свойство записи в базе.

Короткий анонс для команды (100–200 слов)

В ближайшие 24 часа мы запускаем новую структуру проекта в Notion. Создадим рабочую область, базу задач и папку для ежедневных заметок. Каждый участник получит доступ к «своим задачам» и шаблону карточки для единообразия описания и критериев приёмки. Пожалуйста, в течение дня оформите свои текущие задачи по шаблону и назначьте ответственное лицо. Еженедельный статус-ревью пройдёт в пятницу.

Примеры ошибок и контрпример

Ошибка: оставить задачу с именем типа «Починить баг» без деталей. Контрпример: «Починить падение формы регистрации при пустом email — воспроизводится, шаги, ожидаемое поведение».

Ошибка: не указывать ответственного. Контрпример: назначить Owner и временной estimate.

Краткое резюме

Notion — гибкий инструмент, который подходит для большинства проектов малого и среднего масштаба. Главное — задать структуру: рабочая область, дневник, база задач с полями и представлениями. Добавляйте напоминания и используйте мобильное приложение, чтобы работать без привязки к месту.

Важно: если вам нужна сложная отчётность или управление сотнями пользователей, рассмотрите интеграцию Notion с специализированной системой.

Спасибо за внимание. Используйте чек-листы и шаблоны выше, чтобы запустить план проекта в Notion за один рабочий день.