Как описать рабоч процесс в Notion

Независимо от того, занимаетесь ли вы креативом, стройкой, администрированием или чем-то ещё, на любом рабочем месте повторяются однотипные задачи. Чётко описанный рабочий процесс помогает команде войти в привычный ритм и ускоряет адаптацию новых сотрудников.

В этой статье пошагово расскажем, как описать и внедрить рабочий процесс в Notion — от простой таблицы со статусами до шаблонов, ролей и правил передачи задач.

Зачем описывать рабочий процесс в Notion

Описанный процесс делает последовательность действий видимой и запоминаемой. Люди реже пропускают шаги, проще понять, на каком этапе находится задача, и кто над ней работает.

Пример: если создание статей — повторяющаяся задача, разбейте процесс на шаги: черновик, редактура, иллюстрации, загрузка. Когда автор закончил черновик, он ставит соответствующий статус и назначает редактора.

Даже если вы работаете в одиночку, такой подход помогает разбивать «громоздкие» задачи на выполнимые шаги и отслеживать прогресс без лишнего стресса.

Общая идея: статусы или чеклисты

В Notion основная концепция для видимости процесса — база данных (таблица). Есть два распространённых подхода:

• Колонки со статусами (select): каждая запись содержит выбранный статус или набор статусов, которые можно группировать и фильтровать.
• Колонки с чеклистами (checkbox): каждая колонка — отдельный шаг; отмеченные чекбоксы показывают выполненные этапы.

Выбор зависит от целей: статусы дают больше контекста и позволяют задать цвета и воронку; чеклисты компактнее и удобнее для простых, многопунктных задач.

Как создать таблицу со статусами — пошагово

1. На новой странице Notion нажмите / и выберите Table database - Inline.
2. Переименуйте колонку Name — в неё будет записываться название задачи.
3. Удалите лишнюю автоматически добавленную колонку.
4. Нажмите на значок «+» правее и создайте новый столбец с типом Select.
5. Введите варианты статусов (например: to-do, in progress, on hold, stuck, complete) — Notion предложит превратить введённый текст в опцию.
6. Для каждой опции выберите цвет через три точки и настройте порядок опций.
7. Дублируйте столбец, если хотите несколько столбцов-стадий, либо используйте один столбец со множеством состояний и группировку по нему.

Ниже — краткое пояснение стандартных статусов, используемых в примере:

• to-do — задача ещё не начата;
• in progress — работа идёт;
• complete — задача завершена;
• on hold — пауза по внешним причинам;
• stuck — исполнитель просит помощи.

Важно: при переходе задачи в статус stuck назначьте поле «ответственный» или комментарий с описанием проблемы — это ускорит помощь.

Как создать таблицу с чеклистами — пошагово

1. Создайте базу данных Table database - Inline.
2. Для каждого шага процесса добавьте колонку с типом Checkbox.
3. Подписывайте колонки как «Черновик», «Редактура», «Иллюстрации», «Публикация».
4. Используйте фильтры и сводки, чтобы видеть прогресс по колонке (например, % завершения).

Чекбоксы экономят место и дают быстрое представление «завершено / не завершено», но теряется возможность цветового кодирования и подробных статусов.

Поля, которые стоит добавить в рабочую базу

• Assignee / Ответственный (Person) — кто работает над задачей.
• Due date / Срок (Date) — дедлайн.
• Priority / Приоритет (Select) — высокий/средний/низкий.
• Files & media / Файлы — прикреплённые материалы.
• Link / Ссылка — на связанные документы или трекеры.
• Комментарии / Обсуждение — поле Comments внутри страницы задачи.

Если какое-то свойство не нужно в виде колонки, его можно скрыть в таблице, но оно останется в списке свойств при открытии карточки.

Рекомендации по организации и правила работы

• Назовите статусы понятными словами вашей команде.
• Ограничьте количество статусов: 4–7 — оптимально.
• Используйте цвета для ключевых состояний (например, красный для «stuck»).
• В каждой карточке добавляйте минимальное описание задачи и ожидаемый результат.
• При передаче задачи оставляйте комментарий «hand-off» с указанием следующего шага.
• Регулярно (1–2 раза в неделю) проводите короткий ревью доски.

Коммуникация внутри Notion

Комментарии внутри карточки — лучший способ задокументировать обсуждение, вопросы и решения. Это сохраняет контекст и позволяет новым участникам быстро войти в дело.

Даже для одиночной работы оставляйте краткие заметки о том, что вы делали, — это полезно при возвращении к задаче через несколько дней.

Практическое руководство: быстрый шаблон страницы проекта

Ниже — простой шаблон страницы, который можно сохранить и дублировать для новых проектов:

• Заголовок: [Название задачи]
• Краткое описание: что нужно сделать и зачем (1–2 предложения).
• Критерии приёмки: перечень условий, при которых задача считается завершённой.
• Поля базы данных: ответственный, срок, приоритет, файлы, ссылки.
• Секционный чек-лист внутри страницы для мелких шагов (опционально).
• Комментарии: обсуждения и hand-off.

Пример критериев приёмки:

• Текст готов, проверен редактором и утверждён заказчиком.
• Иллюстрации подобраны и загружены в раздел «Файлы».
• Публикация назначена и пройдены проверки в превью.

Роли и чек-листы: кто за что отвечает

Ниже — типовые роли и минимальные чек-листы, которые помогают разграничить обязанности.

Роль: Автор

• Написать черновик по заданному ТЗ.
• Вставить базовые изображения и подписи.
• Отправить на редактуру и назначить редактора.

Роль: Редактор

• Проверить факты и стиль.
• Убедиться, что текст соответствует голосу бренда.
• Оставить комментарии или принять задачу.

Роль: Дизайнер

• Подготовить иллюстрации в требуемых размерах.
• Загрузить файлы в раздел «Файлы» и пометить версию.

Роль: Менеджер проекта

• Назначить задачи и следить за сроками.
• Проводить еженедельные стендапы по открытому бэклогу.

Кого уведомлять и когда

• При переходе в статус stuck — уведомить менеджера проекта.
• При продвижении к финальной проверке — уведомить редактора и дизайнера.
• При публикации — уведомить команду распространения.

Когда статусы лучше, а когда чек-листы

Mermaid-диаграмма ниже помогает выбрать формат:

flowchart TD
  A[Нужна визуализация этапов?] -->|Да| B[Использовать статусы]
  A -->|Нет, важны отдельные подзадачи| C[Использовать чеклисты]
  B --> D[Хотите цветовую индикацию и фильтрацию?]
  D -->|Да| E[Статусы с цветами и группировкой]
  D -->|Нет| C
  C --> F[Нужна компактность и много шагов?]
  F -->|Да| G[Чек-листы]
  F -->|Нет| B

Критерии приёмки

Критерии приёмки — простой и понятный список требований. Пример:

• Все пункты чек-листа отмечены как выполненные.
• Все замечания редактора закрыты.
• Файлы загружены и доступны для скачивания.
• Дата публикации указана и подтверждена.

Шаблон SOP для типовых задач

1. Создайте новую страницу из шаблона «Проект».
2. Заполните поля: название, ответственный, срок, приоритет.
3. Разбейте задачу на этапы и выберите статус или чек-листы.
4. При достижении этапа «готово к проверке» назначьте проверяющего.
5. После проверки пометьте задачу как «complete» и сохраните основные решения в разделе «Заметки».
6. Закройте задачу и добавьте короткий ретро-комментарий (что прошло хорошо, что можно улучшить).

Когда такой подход не работает

• Процессы избыточно вариативны и требуют индивидуального подхода для каждой задачи — в этом случае шаблоны мешают гибкости.
• Если команда предпочитает визуальные канбан-доски с перетаскиванием карточек, может подойти представление Board в Notion вместо Table.
• Маленькая команда (1–2 человека) иногда эффективнее работает в простых списках или личных трекерах — не навязывайте бюрократию.

Альтернативы и интеграции

• Для более строгого управления SLA и автоматизаций можно использовать ClickUp, Jira или Trello в связке с Notion.
• Notion хорошо интегрируется через ссылки и вложения: храните мастер-файлы в облаке (Google Drive, Dropbox) и добавляйте ссылки в поле Link.

См. также: сочетания клавиш Notion для Windows и Mac — полезно ускорить навигацию.

Ментальные модели и чек-листы внедрения

Модель «KISS» (Keep It Simple, Stupid): начните с минимальной структуры и усложняйте только при явной потребности.

Минимальный цикл внедрения:

1. Создайте одну базовую таблицу.
2. Отработайте процесс на 2–3 задачах.
3. Соберите обратную связь.
4. Обновите шаблон и распространите практику.

Короткий факт-бокс

• Оптимальное количество статусов: 4–7 — достаточно для понимания процесса и управления.
• Поддерживайте в карточке 3 обязательных поля: ответственный, срок, критерии приёмки.

Примеры шаблонов полей (таблица для копирования)

Краткий глоссарий

• Статус — текстовый маркер стадии задачи.
• Чеклист — набор булевых шагов внутри записи.
• Card / Карточка — отдельная страница задачи в базе.
• Assignee / Ответственный — человек, выполняющий задачу.

Итог и следующие шаги

Опишите процесс в Notion просто и понятно, начните с малого и постепенно улучшайте шаблоны. Регулярно собирайте отзывы команды и обновляйте критерии приёмки.

Important: не превращайте процесс в бюрократию — цель системы в том, чтобы ускорять работу, а не добавлять лишних действий.

Короткое объявление для команды (можно отправить в Slack или письмом):

Если хотите быстро внедрить этот подход, я подготовил шаблон страницы и краткую инструкцию — дайте знать, кому раздать доступ.

Сводка

• Опишите этапы: статусы или чеклисты — выберите то, что проще для вашей команды.
• Добавьте ответственных, сроки и критерии приёмки.
• Документируйте обсуждения в комментариях карточки.
• Начните с минимально необходимого и улучшайте по мере использования.