Как задать область печати в Microsoft Excel

Задание области печати в Excel — базовый приём, который делает распечатки компактными и понятными. Вместо того чтобы печатать весь лист со служебными столбцами и пустыми строками, вы указываете, какие ячейки попадут на бумагу. Это полезно для отчетов, таблиц и диаграмм.

Как задать область печати в Microsoft Excel

1. Откройте лист с данными и выделите ячейки, которые хотите распечатать. Выделение должно содержать все колонки и строки, которые будут видны на распечатке.
2. На верхней ленте откройте вкладку Page Layout — это вкладка управления печатью и макетом страницы (в русском интерфейсе — «Разметка страницы»).
3. В группе Page Setup найдите кнопку Print Area и выберите Set Print Area.
4. Проверьте результат через «Просмотр печати» (Print Preview) и при необходимости подправьте поля, ориентацию или масштаб.

Важно: если нужно распечатать несколько несмежных областей, держите клавишу Ctrl и выделяйте дополнительные блоки. Каждая отдельная область будет напечатана на своей странице.

Примечание: область печати сохраняется в файле, поэтому при следующем открытии книги выбранные области останутся активными, пока вы их не очистите.

Как очистить область печати в Microsoft Excel

Если вы ошиблись или хотите распечатать весь лист, очистить заданные области легко.

1. Выберите любой лист, на котором нужно убрать область печати.
2. Перейдите на вкладку Page Layout.
3. В группе Page Setup откройте Print Area и выберите Clear Print Area.

Это удалит все области печати на выбранном рабочем листе.

Как расширить область печати в Microsoft Excel

Если вы забыли включить несколько соседних ячеек, их можно добавить к текущей области печати.

1. На листе выделите дополнительные ячейки, которые должны войти в существующую область печати. Это работает корректно только для смежных ячеек; если блоки не смежные, Excel создаст дополнительную область.
2. Перейдите во вкладку Page Layout.
3. В Page Setup откройте Print Area и выберите Add to Print Area.

После добавления снова проверьте «Просмотр печати», чтобы убедиться, что страницы формируются так, как вы ожидаете.

Важно: если новые ячейки находятся далеко за пределами текущего макета (например, в другом столбце с большим количеством пустых столбцов между ними), итоговые страницы могут выглядеть неожиданно. Всегда используйте «Просмотр печати».

Когда область печати не сработает — типичные подводные камни

• Несмежные блоки: Excel распечатает их на отдельных страницах. Если вы хотите разместить всё на одной странице, соберите данные в смежный диапазон.
• Большие области: печать очень широких таблиц может сжать шрифт или потребовать печать в альбомной ориентации.
• Слияние ячеек и скрытые столбцы: могут изменять формат печати и нарушать выравнивание.
• Заголовки и повторяющиеся строки: если нужно, используйте Print Titles (Повторять строки при печати) для заголовков таблицы на каждой странице.

Альтернативные подходы и методы

• Print Preview (Просмотр печати): быстро увидеть, как будет выглядеть документ, и скорректировать поля или масштаб.
• Page Break Preview (Предварительный просмотр разрывов страниц): показать, где Excel автоматически разрывает страницы, и перетащить границы разрывов.
• Настройки масштабирования (Fit Sheet on One Page / Fit All Columns on One Page): полезно для быстрого сжатия большого листа на одну страницу, но может сделать текст слишком мелким.
• VBA‑макросы: автоматизация установки/очистки областей печати для больших отчётов.

Быстрый чек‑лист перед печатью

• Выделена только нужная область печати.
• Проверены поля и ориентация страницы (книга/альбом).
• Установлен масштаб или включён перенос по страницам при необходимости.
• Заголовки таблицы повторяются на каждой странице при множественных страницах.
• Нету скрытых столбцов или строк, которые случайно попадут в печать.
• Сделан предварительный просмотр печати.

Роли и ответственность (кто что делает)

• Аналитик/автор отчёта: задаёт и проверяет область печати, настраивает заголовки и масштаб.
• Офисный пользователь: использует «Просмотр печати» и отправляет на принтер.
• Администратор шаблонов: создаёт шаблоны Excel с преднастроенными областями печати и повторяющимися заголовками.

Критерии приёмки

• Распечатка содержит только требуемые столбцы и строки.
• Текст читаемый (масштаб не уменьшен критически).
• Заголовки повторяются на каждой странице в многостраничных таблицах.

Короткий глоссарий

• Область печати — выделенный диапазон ячеек, который будет отправлен на печать.
• Print Area — кнопка в группе Page Setup, управляющая областью печати.
• Page Break Preview — режим, показывающий, где Excel разрывает страницы.

Краткое объявление (вариант для внутренней рассылки, 100–200 слов)

Если вам нужно печатать отчёты из Excel, используйте функцию “Область печати” — это поможет исключить лишние строки и столбцы, сэкономит тонер и сделает распечатки понятнее. Выделите нужный диапазон, во вкладке Page Layout в группе Page Setup выберите Print Area → Set Print Area. Для добавления соседних блоков используйте Add to Print Area, а чтобы убрать все области — Clear Print Area. Всегда проверяйте результат через «Просмотр печати» и при необходимости корректируйте поля и ориентацию страницы.

Вывод

Область печати — простая, но мощная функция Excel. Она экономит ресурсы и делает печатные отчёты профессиональными. Освоение трёх операций — задать, расширить, очистить — занимает минуту, но существенно улучшает результаты печати.

Полезно: если вы регулярно печатаете одинаковые отчёты, создайте шаблон с преднастроенной областью печати.