Как привести список дел в порядок с помощью Notion

Прокрастинация, горы мелких дел и постоянные переключения расходуют энергию. Часто дело не в том, что задач слишком много, а в отсутствии плана и визуальной системы, которая бы позволяла быстро понять, с чего начать. Notion отлично подходит для создания такой системы — интерактивной, переносимой и легко настраиваемой.

Ниже — пошаговая инструкция с практическими советами, готовыми шаблонами действий и контрольными списками, которые можно применить прямо сейчас.

Что такое бэклог и почему он важен

Бэклог — это список всех значимых дел, которые вы хотите или должны сделать, но не планируете выполнять срочно. Это «хранилище» задач, освобождающее вашу рабочую память от постоянного напоминания о них. Простая формула: всё, что не делается автоматически и может отвлекать — в бэклог.

Важно: бэклог не обязан быть подробным. Записывайте задачи таким образом, чтобы при возвращении вы понимали, о чём речь.

1. Создайте бэклог в Notion

1. Откройте Notion и создайте новую страницу на базе шаблона. Для личного использования хорошо подходит шаблон Список задач. Найти его можно в меню Шаблоны в левой боковой панели под разделом Личное.
2. Удалите примерные карточки: откройте карточку, нажмите на три точки внутри и выберите удалить.

Создайте новую группу (колонку) и назовите её «backlog» или «бэклог». Цвет группы можно поменять через меню группы (три точки рядом с названием).

Добавляйте в бэклог все значимые задачи, которые приходят в голову: домашние проекты, поручения, учебные задания, ремонт, звонки, заявки. Исключайте рутинные привычные действия (например, ежедневная уборка столешницы), чтобы не раздувать список.

Совет прост: если вы делаете что‑то по привычке — не записывайте это в бэклог. Бэклог для нерегулярных, забываемых или отложенных дел.

2. Разбейте бэклог на группы

Создайте категории (группы/колонки) на доске и переименуйте их по смыслу. Варианты категорий:

• Проекты: дом, работа, учёба, здоровье.
• Revisit — задачи, к которым вы вернётесь позже.
• Recommendations — предложения от других людей.
• Backlog — всё общее, что ещё не распределено.

Если у вас много похожих задач, создайте несколько проектных групп. Перетаскивайте карточки из бэклога в соответствующие группы. Крупные задачи разбивайте на подзадачи: исследование → черновик → форматирование → вычитка.

Критерий хорошего названия карточки — кратко и конкретно: вместо «Презентация» напишите «Слайд: структура + список источников».

3. Запланируйте текущий список задач

Создайте группу «to‑do» (или «Сегодня/Текущие») — в неё вы будете переносить задачи, которые планируете выполнить сейчас. Делайте это вечером перед сном или утром. Перемещайте туда только то количество задач, которое вы реально готовы выполнить за день.

Правило количества: ориентируйтесь на 3–6 значимых задач в день (в зависимости от длительности каждой). Это похожая идея на метод Айви Ли: ограничьте число приоритетов и работайте по списку.

Если задача не выполнена — оставьте её в начале списка на следующий день. Старайтесь добавлять новые задачи только внизу списка до достижения комфортного числа задач.

Советы по организации групп и цветов

Включите цветные колонки: нажмите «Group» в верхней части доски и активируйте опцию цветных колонок. Это добавит фоновый цвет за карточками в группе и сделает обзор быстрее.

Позиционируйте текущие задачи слева и выделяйте их ярким цветом. Списки для пересмотра разместите справа и сделайте их менее заметными, чтобы они не отвлекали. При сильном раздражении — скрывайте ревизионные списки пока у вас нет времени.

Важно: цвет — визуальный якорь. Не делайте больше 4–6 цветовых категорий, иначе цвет теряет смысл.

Мини‑методика: как составлять рабочий день в Notion

1. Вечером: просмотрите бэклог, перетащите 3–5 задач в группу «to‑do».
2. Утром: откройте «to‑do», проверьте приоритет и начните с самой значимой.
3. В течение дня: завершённые задачи удаляйте или перемещайте в архив/статус «Готово».
4. Вечером: оцените прогресс, перенесите незавершённые задачи и пополните «to‑do» по потребности.

Эта простая рутину помогает поддерживать рабочую память пустой и сохранять чувство контроля.

Альтернативные подходы

• Метод «Три больших дела»: вместо 3–5 задач выбирайте по 3 ключевые на день и максимум дополнительных мелких задач.
• Система «Time‑blocking»: блокируйте время в календаре для карточек из «to‑do». Notion можно связывать с календарём для визуального планирования.
• Канбан для проектов: оставьте бэклог > в процессе > на проверке > завершено. Работает для команд и больших задач.

Когда это не подходит: если вам нужен быстрый список на мобильном устройстве без кастомизации, простое приложение для заметок может быть проще.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Студент:

• Добавить все дедлайны и задания в бэклог
• Разбить каждый проект на 4 шага: исследование, план, черновик, доработка
• Ежедневно переносить 2–4 задачи в «to‑do»

Удалённый сотрудник:

• В бэклог добавить запросы от команды и личные проекты
• Использовать теги: urgent, review, follow‑up
• На утро переносить 3 приоритета и блокировать 2 часа на глубокую работу

Домашний менеджер:

• Разделять дела по зонам: кухня, ремонт, финансы
• Планировать закупки и звонки отдельной карточкой
• Делегировать: добавлять карточки с меткой “поручить” и уведомлять человека

SOP: быстрый рабочий стандарт для одного дня

1. 19:00 — Просмотреть входящие, добавить в бэклог.
2. 19:10 — Разбить крупные задачи на шаги.
3. 19:20 — Перенести 3–5 задач в «to‑do» на завтра.
4. 09:00 — Утренний запуск: проверить «to‑do», начать с первого.
5. По завершении дня — очистить/перенести незавершённое.

Критерии приёмки:

• Каждая карточка в «to‑do» имеет конкретное название.
• Все новые задачи попадают в бэклог в течение 24 часов.
• Никаких повседневных привычек в бэклоге.

Decision flow — как выбирать, что сделать сначала

flowchart TD
  A[Поступила новая задача] --> B{Это рутинная привычка?}
  B -- Да --> C[Не добавлять в бэклог]
  B -- Нет --> D{Требует меньше 30 мин?}
  D -- Да --> E[Добавить в «to‑do» на сегодня]
  D -- Нет --> F[Добавить в бэклог и разбить на шаги]
  E --> G{Приоритет высокий?}
  G -- Да --> H[Начать сегодня]
  G -- Нет --> I[Поставить в нижнюю часть «to‑do»]

Этот простой поток помогает быстро фильтровать шум и превращать входящие задачи в управляемые элементы.

Когда система даёт сбой (и как это исправить)

• Проблема: бэклог разрастается до сотен элементов. Решение: устраивайте еженедельную «генеральную уборку» — удаляйте устаревшие задачи и архивируйте неактуальные.
• Проблема: вы постоянно добавляете рутину. Решение: введите правило «если действие повторяется раз в неделю — создайте шаблон/напоминание, а не карточку в бэклоге».
• Проблема: задачи остаются в «to‑do» неделями. Решение: сократите дневную квоту и разбивайте задачи на шаги 15–30 минут.

Фактические подсказки и эвристики

• Правило 2‑минут: если задача занимает меньше 2 минут — сделайте сразу и не записывайте.
• Правило 30‑минут: если задача больше 30 минут — разбейте на подзадачи.
• Ограничение задач: держите «to‑do» в пределах вашего реального рабочего времени.

Галерея крайних случаев

• Случай: срочный проект команды. Создайте отдельную страницу проекта в Notion и свяжите её с карточками доски.
• Случай: много мелких поручений от других. Создайте метку «поручено» и колонку «ожидание», чтобы отслеживать зависимые задачи.

Краткий словарь терминов

• Бэклог — хранилище идей и нерегулярных задач.
• Колонка/группа — вертикальная секция на доске Notion.
• «to‑do» — текущие задачи на сегодня.

Заключение — верните контроль над списком дел

Создание простой доски задач в Notion даёт два ключевых преимущества: видимый план и привычку планировать. Начните с бэклога, распределите по группам, ежедневно переносите ограниченное число задач в «to‑do» и поддерживайте дисциплину вечером. Со временем вы сможете автоматизировать рутинные элементы, добавлять шаблоны и интегрировать Notion с календарём.

Примечание: не нужно сразу стремиться к идеальной системе. Любая рабочая привычка, пусть и минимальная, даст больше результата, чем постоянное планирование без действия.

Краткое резюме и дальнейшие шаги

• Создайте бэклог и заполните его за 15–30 минут.
• Разбейте бэклог на 3–6 смысловых групп.
• Завтра утром перенесите 3–5 задач в «to‑do» и начните с самой важной.
• Регулярно чистите бэклог и адаптируйте систему под себя.

Если нужно, могу прислать шаблон доски Notion с типовой структурой (бэклог, проекты, to‑do, revisit, done) и примером чек‑листов для студента, удалённого сотрудника и домохозяйки.