Как дублировать форму в Microsoft Forms и делиться шаблонами

Быстрые ссылки

• Дублировать форму для личного использования
• Создать шаблон для других

Дублировать форму для личного использования

Если у вас уже есть готовая форма, которую нужно использовать снова, Microsoft Forms позволяет быстро создать её копию и сохранить в своём OneDrive. Ниже — подробные шаги с пояснениями и подсказками по распространённым ситуациям.

1. Откройте Microsoft Forms и войдите в учетную запись.
2. На главной странице просмотрите вкладки «Последние» и «Мои формы». Если форма редактировалась недавно, она появится во вкладке «Последние». В противном случае откройте «Мои формы» или найдите форму по ключевым словам через строку поиска.

3. Наведите курсор на карточку нужной формы, нажмите три точки в правом нижнем углу карточки и выберите «Копировать».

4. Дубликат появится сразу: у него то же имя, но в скобках добавлен номер, показывающий, что это копия. Откройте новую карточку, чтобы перейти в редактор.

5. Сразу поменяйте заголовок формы — кликните по хедеру и введите новое имя, чтобы не перепутать копию с оригиналом.

Изменения в веб‑редакторе сохраняются автоматически.

Что именно копируется при дублировании

Дублированная форма получает:

• все вопросы и их порядок; если вы включали перемешивание вопросов, этот параметр сохранится;
• форматирование и макет (разделы, заголовки, описания вопросов);
• пользовательские настройки: сообщение благодарности, ограничения по времени, обязательность вопросов и т. п.

Дублированная форма не содержит:

• ответов респондентов — у новой копии будет 0 ответов;
• связанных файлов/ссылок внешних систем, если они были подключены отдельными интеграциями (интеграции нужно проверить вручную);

Короткий чеклист перед началом использования дубликата:

• поменяйте заголовок и при необходимости описание;
• проверьте настройки доступа (кто может отвечать);
• проверьте логику переходов и валидации вопросов;
• при необходимости обновите интеграции (Excel, Power Automate и т. д.).

Создать шаблон для других

Важно понимать разницу между добавлением соавтора и созданием шаблона:

• Добавив соавтора, вы даёте ему права редактирования исходной формы: изменения и ответы будут видны всем участникам, у кого есть доступ к оригиналу.
• Отправив шаблон (сгенерировав ссылку для дублирования), вы предоставляете другим возможность создать автономную копию формы в их OneDrive; их ответы не попадут в вашу форму.

Эти действия отличаются от простого распространения формы для заполнения. Чтобы собрать ответы от респондентов, используйте «Собирать ответы» и выберите нужный способ публикации: URL, электронная почта, QR‑код, встраивание или соцсети.

Ниже — пошаговая инструкция по созданию шаблона.

1. Откройте форму, которую хотите предоставить как шаблон.

2. Нажмите три точки в правом верхнем углу и выберите «Совместная работа или дублировать». В некоторых версиях Microsoft Forms этот пункт называется «Поделиться».

3. В разделе «Поделиться как шаблон» нажмите «Получить ссылку для дублирования».

4. Нажмите «Копировать», чтобы скопировать ссылку в буфер обмена и отправить её по почте или в мессенджере.

Что видит получатель шаблона

При переходе по ссылке получатель может протестировать форму — нажимать опции и вводить текст без отправки. Если он хочет сохранить себе копию, нужно нажать «Дублировать» (Duplicate It). После этого форма окажется в его OneDrive и станет полностью автономной.

Можно ли запретить дальнейшее распространение шаблона?

Если вы хотите убрать доступ к ранее сгенерированной ссылке, найдите то же окно, где копировали ссылку, и нажмите иконку корзины рядом с ссылкой, затем «Удалить ссылку».

Важно: если кто‑то уже скачал и сохранил копию формы у себя, вы не сможете отозвать эту независимую копию. Думайте, кому и зачем вы отправляете шаблон.

Рекомендации по рабочему процессу и ролям

Ниже — практические чеклисты для владельца, соавтора, получателя и IT‑администратора.

Чеклист владельца (Owner):

• проверить, соответствует ли форма корпоративным стандартам и политикам конфиденциальности;
• убрать из формы любые личные данные респондентов;
• решить: давать ли права соавторства или только шаблон;
• при публикации шаблона добавить инструкцию по использованию в описании формы;
• после распространения сохранить копию для архива и задокументировать, кому отправлялись ссылки.

Чеклист соавтора (Collaborator):

• работать только в согласованных с владельцем границах;
• перед внесением изменений уведомлять владельца;
• не экспортировать ответы вне утверждённых процессов.

Чеклист получателя шаблона (Recipient):

• при дублировании проверить настройки доступа и сбор данных;
• по необходимости удалить вопросы с PII (персональными данными);
• поменять заголовок и метаданные, чтобы отличать от оригинала.

Чеклист IT‑администратора:

• настроить политики совместного доступа и аудит для Microsoft Forms в организации;
• контролировать, кому можно делиться шаблонами за пределы домена;
• документировать процесс отзыва ссылок на шаблоны.

Мини‑методология: когда делиться шаблоном, а когда добавлять соавтора

1. Если нужно, чтобы изменения синхронизировались между несколькими редакторами — добавить соавтора.
2. Если нужно, чтобы каждый получил независимую копию для локальной модификации — отправить ссылку на дублирование (шаблон).
3. Если форма собирает личные данные — избегать массовой рассылки шаблонов без инструкций по защите данных.

Решающее правило: хотите единый источник правды — даёте доступ к оригиналу; хотите массовые независимые копии — отдаёте шаблон.

Пошаговый план (SOP) для безопасного распространения шаблона

1. Подготовьте форму: удалите ненужные метаданные и тестовые ответы.
2. Проверьте содержание на предмет персональных данных.
3. В описании формы укажите назначение и ограничения на использование.
4. Сгенерируйте ссылку «Получить ссылку для дублирования» и сохраните её в безопасном месте.
5. Отправьте ссылку только тем, кому доверяете, и укажите сроки годности ссылки, если необходимо.
6. Ведите реестр рассылок (кому отправлена ссылка и когда).
7. Если нужно прекратить доступ — удалите ссылку и уведомите получателей.

Риски и способы смягчения

Риск: нежелательное дальнейшее распространение шаблона.

• Смягчение: отправляйте ссылки только проверенным контактам, добавляйте водяной знак/перечень авторов в описании формы.

Риск: утечка персональных данных через шаблон.

• Смягчение: удалите PII из шаблона; добавьте в инструкции обязательные шаги по обезличиванию.

Риск: дублирование устаревшей версии формы.

• Смягчение: проставляйте версию в заголовке и описании формы.

Юридические и приватные аспекты (GDPR и локальные требования)

• Перед распространением шаблона убедитесь, что форма не содержит персональных данных, которые не должны передаваться третьим лицам.
• Если форма собирает персональные данные, укажите в описании основания для обработки данных и сроки хранения.
• При корпоративном использовании согласуйте шаблон с отделом безопасности или юридическим отделом.

Примечание: этот раздел даёт общие рекомендации и не является юридической консультацией.

Решение типичных проблем и случаи, когда дублирование не подходит

Когда дублирование не подходит:

• если вам нужна агрегация ответов в одном месте — используйте совместную работу;
• если форма связана с платными интеграциями или специфическими API‑ключами — убедитесь, что в копии они обновлены;
• если требуется контроль версий и аудит изменений — настройте совместную работу и журналирование.

Контрпример: вы хотите, чтобы все изменения были централизованы и видны менеджеру проекта — в этом случае дублирование приведёт к фрагментации данных.

Пример потокового решения: диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[Нужно ли централизованно собирать ответы?] -->|Да| B[Добавить соавторов к оригинальной форме]
  A -->|Нет| C[Отправить ссылку на дублирование 'шаблон']
  B --> D{Требуется аудит изменений?}
  D -->|Да| E[Настроить журналы и уведомления]
  D -->|Нет| F[Продолжать совместную работу]
  C --> G{Форма содержит персональные данные?}
  G -->|Да| H[Удалить PII и добавить инструкции]
  G -->|Нет| I[Отправить шаблон и вести реестр рассылок]

Как синхронизировать данные с Excel

Когда вы начинаете получать ответы, Microsoft Forms позволяет автоматически синхронизировать ответы с таблицей Excel. Для этого выберите форму, откройте вкладку «Ответы» и нажмите «Открыть в Excel» — система создаст книгу в вашем OneDrive с ответами, которые будут обновляться в режиме реального времени.

Советы при синхронизации с Excel:

• проверьте права доступа на файл в OneDrive;
• при необходимости используйте Power Query или Power BI для визуализации и трансформации данных;
• помните о политике хранения данных в организации.

Критерии приёмки

Форма считается правильно продублированной и готовой к использованию, если выполнены все пункты:

• у дубликата изменён заголовок для однозначной идентификации;
• в дубликате нет ответов от респондентов;
• все логики и настройки (валидация, секции, сообщения) сохранены;
• при необходимости обновлены интеграции и API‑ключи.

Словарь в одной строке

• Дубликат — автономная копия формы без ответов;
• Шаблон — ссылка, по которой другие создают дубликат в своём OneDrive;
• Соавтор — пользователь с правами редактирования исходной формы.

Итог и рекомендации

Подводя итог: дублирование формы в Microsoft Forms — быстрый способ переиспользовать структуру и логику без переносa ответов. Если нужно, чтобы другие получили свою независимую копию, используйте «Получить ссылку для дублирования». Если необходима совместная работа над единым документом — добавляйте соавторов. Всегда проверяйте содержание на предмет персональных данных и документируйте, кому и когда вы отправляли шаблоны.

Важно: удаление ссылки не отменит уже сохранённые копии у получателей — планируйте распространение заранее и делитесь только с проверенными контактами.

Короткая памятка владельцу формы:

• Перед отправкой шаблона устраните все персональные данные;
• Укажите версию и цель формы;
• Ведите реестр рассылок и удаляйте ссылку, если требуется прекратить дальнейшее дублирование.

Once you begin receiving responses, you can automatically sync Microsoft Forms with Microsoft Excel to view, edit, and visualize your data.