Настройка и экспорт раздаток PowerPoint

Быстрые ссылки

• Настройка макета раздатки PowerPoint

• Экспорт раздатки в документ Word

Настройка макета раздатки PowerPoint

Откройте презентацию PowerPoint, с которой будете работать. Перейдите на вкладку “View” и нажмите кнопку “Handout Master”.

Откроется вкладка «Handout Master» в ленте. Здесь доступны группы: Page Setup, Placeholders, Edit Theme и Background — они управляют общим видом раздатки.

Шаги по каждой группе:

• Page Setup

  • Handout Orientation — по умолчанию Portrait (портретная), можно выбрать Landscape (альбомная) из выпадающего списка.
  • Slide Size — варианты Standard (4:3), Widescreen (16:9) или Custom Slide Size, где можно задать точные ширину и высоту слайда.
  • Slides Per Page — укажите, сколько слайдов размещать на одной странице (от 1 до 9).

• Placeholders

  • Отметьте или снимите флажки с заполнителей: заголовок, нижний колонтитул, дата и номер страницы.
  • Чтобы редактировать содержимое заполнителя, включите его и щёлкните по области, чтобы начать ввод.

• Background
  • Здесь можно изменить шрифты, эффекты, стиль фона и цветовую схему раздатки.

Когда закончите настройку макета, нажмите “Close Master View”. Не забудьте сохранить презентацию перед закрытием PowerPoint.

Важно: изменения в “Handout Master” влияют только на раздаточные материалы, а не на слайды в режиме показа.

Экспорт раздатки в документ Word

Чтобы создать раздатки в формате Word, откройте вкладку “File”.

1. Выберите “Export” в меню слева.

2. В списке опций нажмите “Create Handouts”.

3. Нажмите кнопку “Create Handouts”.

Появится окно «Send to Microsoft Word». Выберите желаемый тип макета страницы и способ вставки: “Paste” или “Paste Link”. Затем нажмите “OK”.

После подтверждения ваша раздатка откроется в Word. Для редактирования содержимого слайда дважды щёлкните по изображению слайда; чтобы добавить заметки, щёлкните по области рядом со слайдом.

Совет: добавьте заголовок или нижний колонтитул в Word, чтобы проставить номер сессии, дату или контакты докладчика. Сохраните документ и распечатайте на нужное количество копий плюс несколько запасных экземпляров.

Чек-листы и рекомендации

Мини-методология подготовки раздатки — 5 шагов:

1. План: решите, кому и зачем вы даёте раздатки (для следования презентации, заметок, раздачи после события).
2. Макет: выберите ориентацию и число слайдов на страницу в “Handout Master”.
3. Заполнители: включите необходимые поля (дата, номер страницы, контакты).
4. Стиль: проверьте шрифты, контраст и фон — печать должна быть читабельна.
5. Тест: экспортируйте в Word, распечатайте пробный экземпляр и проверьте читаемость.

Чек-лист перед печатью:

• Ориентация и размер слайдов верны
• Количество слайдов на странице соответствует задаче
• Заголовки и нижние колонтитулы заполнены и отформатированы
• Цвета преобразованы для печати (если нужно — в градации серого)
• Тестовая печать выполнена

Роль-ориентированные задачи:

• Для докладчика: проверьте, что заметки совпадают с речью; добавьте контактные данные в колонтитул.
• Для организатора: утвердите дизайн и количество копий; подготовьте запасные экземпляры.
• Для участника: при получении обратите внимание на область для заметок и страницы с ключевыми выводами.

Критерии приёмки

• Все слайды читаемы при печати на обычной бумаге A4.
• Поля и номера страниц соответствуют стандарту мероприятия.
• В документе Word нет сломанных ссылок на слайды (если выбран “Paste Link”).

Когда этот подход не подходит

• Если вам нужна интерактивная раздатка (формы, поля для заполнения), лучше создать шаблон в Word или PDF, а не экспортировать из PowerPoint.
• Если требуется сложная типографика или многостраничный документ с оглавлением — подготовьте материал в Word или InDesign.

Советы по совместимости и миграции

• Опция “Paste Link” создаёт связь между PowerPoint и Word: при изменении слайда в презентации нужно обновлять документ Word вручную. Если нужна статичность — используйте “Paste”.
• При работе с разными версиями Office проверьте, что функция “Create Handouts” доступна в вашей сборке PowerPoint (редкие корпоративные сборки могут её отключать).

Короткое резюме

PowerPoint позволяет гибко настраивать раздатки через “Handout Master” и экспортировать их в Word для финального редактирования и печати. Составьте простой чек-лист, протестируйте печать и выберите между «Paste» и «Paste Link» в зависимости от необходимости синхронизации.

Важно: всегда сохраняйте исходную презентацию и финальный документ Word отдельно, чтобы быстро вносить правки и воспроизводить раздатки при следующем использовании.