Как создавать, делиться, удалять и экспортировать Quick Parts в Outlook

Quick Parts в Microsoft Outlook — удобный способ автоматизировать ответы по электронной почте. Эта функция появилась в Office 2007 и позволяет сохранять и повторно использовать элементы документа. Под элементами понимаются готовые ответы на запросы, свойства документа, таблицы, самые используемые ссылки и любой другой контент письма.

AutoText в старых версиях Office выполнял похожую роль. AutoText всё ещё существует, но Quick Parts намного гибче и имеет дополнительные возможности. Quick Parts работает одинаково в Outlook для Office 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и 2007.

Ниже дан подробный разбор: как создавать, делиться, удалять и экспортировать Quick Parts, а также рекомендации, когда эта функция не подходит, альтернативы и чек-листы для разных ролей.

Как создать, поделиться, удалить и экспортировать Quick Parts в Outlook

1. Создание Quick Parts в Outlook

1. Введите в новом сообщении тот текст, который хотите сохранить в Quick Part. Это может быть параграф, таблица, изображение, ссылка или их комбинация.
2. Выделите нужный фрагмент. Форматирование, изображения и ссылки сохранятся вместе с записью.
3. Перейдите на вкладку Вставка.

4. В группе Текст нажмите Quick Parts.
5. Выберите Save Selection to Quick Parts Gallery или локализованный эквивалент команды.
6. В диалоговом окне Create New Building Block задайте описательное имя записи.
7. Нажмите OK, чтобы сохранить.
8. После этого Quick Part будет доступен из галереи Quick Parts и его можно повторно использовать в письмах, контактах, встречах и задачах.

Important: давайте понятные имена. Это существенно ускоряет поиск нужного фрагмента.

2. Совместное использование Quick Parts

Quick Parts сохраняются в файлах NormalEmail.dotm и Normal.dotm. Эти файлы служат в качестве личных хранилищ и по умолчанию не предназначены для прямого обмена. Для совместного использования рекомендуют создать отдельный шаблон:

• Откройте новый документ/письмо и вставьте в него нужные Quick Parts.
• Сохраните документ как шаблон: .dotx (без макросов) или .dotm (с макросами).
• Передайте этот файл коллегам. Они смогут открыть шаблон и импортировать записи в свои галереи или пользоваться шаблоном напрямую.

Note: .dotx удобнее для обмена, если в шаблоне нет макросов.

3. Удаление Quick Parts в Outlook

1. Откройте шаблон или письмо, в котором хранится нужный building block.
2. Перейдите на вкладку Вставка.
3. В группе Текст откройте Quick Parts.
4. Щелкните правой кнопкой по записи и выберите Organize and Delete.
5. Выберите запись и нажмите кнопку Delete.

6. Подтвердите удаление, ответив Yes.

Note: после удаления запись исчезнет из галерей. Однако сам контент может всё ещё присутствовать в шаблоне, если его не удалить оттуда.

4. Экспорт Quick Parts из Outlook

1. Откройте проводник и введите в адресную строку: %APPDATA%\Microsoft\Templates
2. Нажмите Enter.
3. В открывшейся папке найдите файлы NormalEmail.dotm и Normal.dotm.

4. Скопируйте эти файлы в желаемую папку или на внешний носитель.

Note: резервное копирование этих файлов — простой способ переноса Quick Parts между машинами. Перед копированием закройте Outlook, чтобы избежать конфликтов с заблокированными файлами.

Когда Quick Parts не подходят

• Если вы хотите централизованно управлять шаблонами для всей организации — Quick Parts хранятся локально, поэтому лучше использовать централизованные шаблоны или решения управления контентом.
• Для автоматизированных рассылок с переменными данными удобнее использовать шаблоны почтовой рассылки или серверные решения.
• Если нужно хранить большое количество фрагментов с метаданными и правами доступа — потребуются внешние системы управления шаблонами.

Альтернативные подходы

• Шаблоны Outlook (.oft) для целых сообщений с преднастроенными полями.
• Word-шаблоны (.dotx/.dotm) как единый набор Quick Parts и стилей, удобны для совместного использования.
• Плагины и расширения для Outlook, которые предоставляют централизованную библиотеку фрагментов.
• Использование текстовых сниппетов в менеджерах буфера обмена или сторонних инструментах автоматизации.

Мини-методика: быстрый экспорт/импорт шаг за шагом

1. Выйдите из Outlook.
2. Перейдите в %APPDATA%\Microsoft\Templates.
3. Скопируйте NormalEmail.dotm и Normal.dotm.
4. Перенесите файлы на целевой компьютер.
5. Поместите файлы в папку Templates на целевой машине.
6. Запустите Outlook и проверьте доступность Quick Parts.

Чек-листы по ролям

Администратор IT

• Подготовить централизованный .dotx шаблон с одобренными фрагментами.
• Разослать инструкцию по установке шаблона.
• Настроить резервное копирование пользовательских папок AppData.

Пауэрюзер (менеджер контента)

• Поддерживать каталог Quick Parts с понятными именами.
• Периодически чистить устаревшие записи.
• Документировать, где хранятся шаблоны.

Обычный пользователь

• Создавать Quick Parts с описательными именами.
• Использовать .dotx для обмена с коллегами.
• Резервировать свои NormalEmail.dotm раз в месяц.

Служба поддержки

• При проблемах советовать закрыть Outlook и проверить папку Templates.
• Восстанавливать файлы из резервной копии.
• Проверять права доступа на файлы .dotm/.dotx.

Устранение проблем: простое руководство

Проблема: Quick Parts не отображаются

• Шаг 1: Закройте и снова откройте Outlook.
• Шаг 2: Убедитесь, что вы скопировали NormalEmail.dotm в %APPDATA%\Microsoft\Templates.
• Шаг 3: Проверьте, не повреждён ли файл (.dotm может быть блокирован).

Проблема: записи удалены, но контент виден в шаблоне

• Откройте шаблон в Word и вручную удалите ненужные блоки.

Проблема: конфликт версий между компьютерами

• Экспортируйте только .dotx без макросов для совместимости между разными версиями Office.

Краткие рекомендации и эвристики

• Именуйте записи по задаче, а не по началу текста. Так проще искать.
• Храните часто используемые подписи как Quick Parts с минимальной разметкой.
• Для совместного использования предпочтительнее .dotx: он безопаснее и проще в распространении.

Совместимость и миграция

• Quick Parts совместимы во всех поддерживаемых версиях Outlook начиная с 2007.
• Для миграции между версиями предпочтительнее копировать .dotx/.dotm, а не править NormalEmail.dotm вручную на рабочей станции без резервной копии.

Краткое резюме

Quick Parts экономят время при составлении писем. Простое создание, экспорт и импорт помогают переносить персональные библиотеки между машинами. Для командного использования лучше применять шаблоны .dotx и документировать процесс обмена.

Список основных выводов:

• Quick Parts сохраняют форматированный контент и доступны в любой форме письма.
• Для обмена используйте шаблоны .dotx/.dotm, а не файлы NormalEmail.dotm напрямую.
• Регулярно делайте резервные копии папки Templates.

READ ALSO:

• How to download Outlook Assistant
• Download Outlook calendars, signatures and change sound sets
• How to connect Slack to Outlook