Как создать папки в Gmail — метки для организации почты

Создать «папки» в Gmail просто: в Gmail они называются метки. Создайте метку в настройках, при необходимости вложите её в другую, назначайте цвета и применяйте метки вручную или с помощью фильтров. Это поможет держать почту в порядке и быстрее находить важные письма.

Gmail не использует классические папки, как в некоторых почтовых клиентах. Вместо этого есть метки — гибкая система, которая выполняет роль папок и позволяет назначать одно письмо сразу в несколько категорий. Ниже — понятная пошаговая инструкция и советы по применению меток в рабочих и личных почтовых потоках.

Быстрая инструкция: создание метки (папки)

1. Войдите в свою учётную запись Google и откройте Gmail.
2. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу и выберите «Просмотреть все настройки».
3. Перейдите на вкладку «Метки».
4. Нажмите «Создать новую метку» — появится всплывающее окно.
5. Введите имя метки. Если нужно вложение, отметьте «Поместить метку в» и выберите родительскую метку.
6. Обновите страницу — метка появится в левой боковой панели.
7. Перетащите письма в метку или применяйте метки из меню письма.
8. Чтобы выделить метку цветом, нажмите три точки рядом с названием метки и выберите цвет или «Добавить цвет…».

Практические советы по использованию меток

• Используйте короткие и понятные имена: “Проекты”, “Отчёты”, “Счета”. Это ускоряет поиск и уменьшает когнитивную нагрузку.
• Вложенные метки помогают моделировать иерархию: “Проекты/Альфа”, “Проекты/Бета”.
• Цвета ускоряют визуальное сканирование: выделите срочные или важные метки ярким цветом.
• Метки не удаляют письмо — они только помечают его. Убедитесь, что вы архивируете письма, если хотите убрать их из входящих, но сохранить в метке.

Автоматизация: фильтры и правила

Чтобы метки применялись автоматически:

1. Откройте письмо или нажмите стрелку рядом с кнопкой поиска и задайте условия (от кого, тема, содержит слова).
2. Нажмите «Создать фильтр».
3. Выберите «Применить метку» и укажите нужную метку.
4. Опционально: отметить как прочитанное, пересылать или архивировать.

Автоматизация экономит время и уменьшает ручную рутину.

Альтернативные подходы

• Категории Gmail (Соцсети, Промоакции, Обновления) — подходят для массовой сортировки, но менее гибкие, чем метки.
• Звёздочки и важные письма — быстрый способ пометить отдельные элементы, когда не нужна папка.
• Отдельные почтовые аккаунты — когда надо полностью изолировать потоки (личная vs рабочая почта).

Когда метки не подходят

• Если вам нужна строгая и единственная иерархия (один файл в одной папке), метки могут путать, так как письмо может иметь несколько меток.
• Для совместного доступа к одной папке у нескольких пользователей лучше использовать общие ящики или специальные корпоративные инструменты.

Мини‑методология: как называть метки (быстрый чеклист)

• Используйте 1–3 слова.
• Начинайте с роли или типа: “Клиенты/“, “Финансы/“, “Личное/“.
• Добавляйте год только если нужно: “Отчёты/2025”.
• Для временных меток используйте префикс “TMP-“ и удаляйте через установленный период.

Роли: чеклист для разных пользователей

• Менеджеру: создавать метки по проектам, фильтры для писем от команды, выделять цветом срочные запросы.
• Фрилансеру: метки по клиентам, отдельная метка для выставления счетов, автоматизация статуса оплаты.
• Помощнику: метки для входящих задач, фильтры по ключевым словам и пересылка важного начальнику.

Поддержка и чистка почты — простая рутина

• Раз в неделю проверяйте метки с пометкой “Inbox” и архивируйте завершённые письма.
• Раз в квартал пересматривайте структуру меток: объединяйте редко используемые и удаляйте устаревшие.
• Используйте фильтр для очистки рассылок: автоматическая архивация промо-писем.

Важно: метки — мощный инструмент, но требуют дисциплины. Правильная настройка сначала экономит часы в будущем.

Критерии приёмки

• Для каждой ключевой категории создана метка.
• Основные входящие автоматически получают метки через фильтры в 80% случаев (оценочно — проверьте вручную).
• Пользователь может найти нужное письмо за 2 клика или через поиск по метке.

Краткий глоссарий

• Метка: тэг для письма, работает как папка, но позволяет множественное присвоение.
• Вложенная метка: метка, имеющая родительскую категорию.
• Архивация: удаление письма из входящих без удаления из аккаунта.

Конец статьи — краткое резюме ниже.

Резюме

Используйте метки вместо традиционных папок: создавайте понятные имена, автоматизируйте правилами, цветом выделяйте приоритеты и делайте регулярную чистку. Это снизит хаос в почте и повысит вашу продуктивность.