Как создать простой CRM в Notion

TL;DR

Создайте в Notion простую CRM на базе табличной базы данных и шаблона Sales CRM. Определите ключевые поля (имя, компания, статус, приоритет, владелец аккаунта), настройте представления и правила обновления, а затем используйте чеклисты и простые процессы для поддержания порядка в базе.

Важно: выбирайте только те поля, которые вы и команда будете регулярно заполнять — лишние свойства усложняют работу и снижают актуальность данных.

Коротко: CRM помогает хранить контакты, историю взаимодействий и статус сделки в одном месте. Notion подходит для небольших и средних команд, потому что позволяет быстро собрать таблицу, страницы профилей и кастомные представления без кода.

Для кого это подходит

CRM в Notion удобна для специалистов по продажам, клиентского сервиса и маркетинга, которые ведут учет контактов, задач и истории коммуникаций. Подходит для B2B и простых B2C сценариев. Если требуется работа с большим количеством транзакций, высокой автоматизацией или строгим учетом SLA, стоит рассмотреть специализированные CRM.

Краткое определение: CRM — это система для ведения контактов и сделок, отслеживания статусов и сохранения истории взаимодействий.

Какие данные стоит включить в базу

Подумайте заранее, какие поля будут на таблице, а какие — только на странице профиля клиента. В таблице лучше показывать поля, которые дают обзор состояния аккаунта.

Рекомендуемые поля для таблицы:

• Имя или ID клиента
• Компания или бизнес (если вы работаете B2B)
• Статус (где клиент в вашей воронке)
• Приоритет (важность или близость к закрытию)
• Оценочная стоимость сделки
• Владелец аккаунта (ответственный сотрудник)
• Дата последнего контакта
• Интересующий товар или услуга (Item specific)

Поля на странице профиля клиента:

• Контактные данные (телефон, e‑mail)
• Даты (первый контакт, дедлайны)
• История сообщений и встреч
• Вложения: договоры, коммерческие предложения
• Замечания и контекст (что важно знать следующему человеку)

Важно: избегайте множества необязательных полей. Если команда не заполняет поле постоянно — удалите его или скройте из основной таблицы.

Как создать CRM в Notion: пошаговая методика

Ниже — минимальная методология «сделай и используй» (5 шагов). Следуйте ей, чтобы быстро получить полезную CRM.

1. Создайте новую страницу и добавьте базу данных типа “Таблица”.
2. Выберите или импортируйте базу. Можно стартовать с шаблона Sales CRM.
3. Настройте обязательные колонки: имя, компания, статус, владелец, дата контакта.
4. Создайте страницу профиля для записи истории и вложений — используйте свойства страницы.
5. Настройте виды (таблица, канбан, календарь) и базовые правила: кто редактирует, кто архивирует.

Мини‑чеклист настроек:

• Создать таблицу и переименовать страницу
• Добавить колонки и типы (Select, Person, Date, Number)
• Настроить роль доступа для команды
• Удалить демонстрационное содержимое
• Скрыть ненужные колонки в основном представлении

Настройка шаблона CRM в Notion

Notion поставляется с готовым шаблоном Sales CRM. Чтобы его использовать:

• Откройте левую боковую панель и нажмите Шаблоны.
• В разделе Продажи выберите шаблон «Sales CRM» и нажмите Использовать шаблон.
• Появится новая страница — присвойте ей имя вашей CRM.

Демонстрационные записи в шаблоне можно удалить: кликните по шести точкам слева от строки и нажмите Delete или используйте пункт “Удалить” в меню строки.

Чтобы изменить представление в верхнем левом углу, переключитесь с “Все записи” на таблицу, выберите подходящий тип представления (таблица удобнее для обзора).

Изменение опций в селектах и списках происходит прямо в ячейке: начните печатать для добавления нового варианта или нажмите три точки справа от значения, чтобы редактировать. Добавление людей в колонку “Владелец аккаунта” работает так же — убедитесь, что вы поделились страницей с коллегой.

Чтобы добавить столбец — используйте кнопку “+” справа от таблицы. Чтобы скрыть колонку — кликните по заголовку и выберите “Скрыть из представления”. Скрытые свойства остаются на странице пользователя и доступны внутри карточки клиента.

Правила ведения CRM и поддержание актуальности

Данные теряют ценность, если их не обновлять. Согласуйте правила для команды и внедрите привычки:

• Обновляйте статус и дату контакта сразу после разговора.
• Добавляйте краткие заметки в профиль, чтобы следующий сотрудник понимал контекст.
• Периодически чистите таблицу от закрытых или неактивных аккаунтов — переносите их в архивную базу.
• Используйте сортировку и фильтры для быстрого просмотра: нажмите Сортировка и задайте группы по статусу, приоритету или владельцу.

Если количество закрытых аккаунтов растёт, переносите их в отдельную базу данных клиентов. Это ускорит загрузку и упростит основной обзор.

Практические шаблоны и чеклисты

Ниже — готовые списки и шаблоны, которые можно скопировать в вашу CRM.

Шаблон полей (минимум):

• Title: Имя клиента
• Company: Компания
• Status (Select): Лид / Контакт установлен / Предложение отправлено / Закрыто (выиграно) / Закрыто (проиграно)
• Priority (Select): Высокий / Средний / Низкий
• Estimated value (Number): Оценочная сумма
• Account owner (Person)
• Date contacted (Date)
• Item specific (Text)

Страница профиля — структура:

• Контакты
• Быстрая сводка (1–2 предложения о клиенте)
• История взаимодействий (хронологически сверху вниз)
• Следующие шаги и дедлайны
• Вложения и документы

Чеклист для владельца аккаунта (перед передачей):

• Контакт подтверждён
• Последний статус обновлён
• Все релевантные документы прикреплены
• Следующие шаги назначены и датированы

Процессы: playbook для повседневной работы

Плейбук для входящих лидов:

1. Создать карточку лидa в таблице.
2. Заполнить минимум полей: имя, компания, контакт, источник.
3. Классифицировать приоритет и назначить владельца.
4. Провести первичный контакт в течение 24–48 часов.
5. Обновить статус и дату последнего контакта.

Playbook для передачи аккаунта:

1. Обновить сводку и историю общения.
2. Добавить комментарий с причинами передачи.
3. Передать карточку новому владельцу и упомянуть его в комментарии.
4. Новый владелец подтверждает принятие изменения.

Дерево решений: архивировать или оставить в таблице

flowchart TD
  A[Запись закрыта?] -->|Да| B{Была ли сделка успешной}
  B -->|Да| C[Перенести в базу 'Клиенты' и отметить как 'Клиент']
  B -->|Нет| D[Перенести в архив и пометить причину отказа]
  A -->|Нет| E[Оставить в активной таблице и обновить статус]

Рекомендации по ролям: кто за что отвечает

• Менеджер по продажам: создает карточки, ведёт переговоры, обновляет статус и сумму сделки.
• Сервис/CS: заполняет историю взаимодействий, отмечает проблемы и SLA, назначает задачи на решение.
• Маркетинг: добавляет источник лида, сегментирует аудитории и отмечает кампании.

Критерии приёмки

• Каждая новая запись содержит минимум: имя, контакт, владелец, статус.
• Для активных сделок дата последнего контакта не старше 14 дней.
• Все закрытые сделки перенесены в архив или в базу клиентов.

Риски и смягчения

• Риск: люди не заполняют поля. Смягчение: сокращайте поля до минимума и фиксируйте правила в playbook.
• Риск: дубли контактов. Смягчение: ведите стандарт на имя/компанию и периодически объединяйте дубликаты.
• Риск: утечка данных. Смягчение: настройте права доступа в Notion и храните чувствительные документы в защищённом хранилище.

Краткие советы по интеграции и масштабированию

• Для автоматизации используйте нотификации и интеграции через Zapier или Make, если необходимо синхронизировать с почтой или календарём.
• При росте количества сделок подумайте о переносе в специализированную CRM с API, если вам нужны отчёты по SLA, продвинутые воронки или массовые рассылки.

Глоссарий (в одну строку)

• Лид — потенциальный клиент, с которым ещё не закрыта сделка.
• Воронка — последовательность этапов, по которым проходит сделка.
• Архив — база для закрытых или неактуальных аккаунтов.

Примеры ошибок и когда Notion не подойдёт

• Не подходит для компаний с сотнями транзакций в день и потребностью в сложной автоматизации.
• Не лучший выбор, если требуется строгая сегментация прав доступа к отдельным полям на уровне строки.

Краткое резюме

Хорошо настроенная CRM в Notion даёт быстрый старт: вы получаете единое место для контактов, истории и задач. Начните с минимального набора полей, договоритесь о правилах заполнения в команде и регулярно чистите базу от устаревших записей. При необходимости масштабируйте систему или мигрируйте в специализированный продукт.

Примечание: шаблон Sales CRM в Notion — это удобная отправная точка; адаптируйте его под свои процессы.