Автоматическая отправка счётов из Google Sheets каждый месяц

Важно: скрипты требуют разрешений доступа к Google Sheets и Gmail. Проверяйте адреса получателей и текст сообщения перед автоматизацией.

Что делает этот метод

• Копирует текущую таблицу (вкладку) и экспортирует её как PDF.
• Прикрепляет PDF к письму и отправляет на заданный(-ые) адреса.
• Можно автоматизировать запуск по расписанию (триггер: каждый 1‑й день месяца).

Рекомендации перед началом

• Держите шаблон вкладки счёта с постоянным именем, например «Invoice» или «Счёт». Скрипт ищет именно эту вкладку. Оптимально: оставлять шаблон с неизменным именем и в начале месяца копировать/переименовывать предыдущий месяц.
• Проверьте, что все данные счёта видимы на экране и корректно печатаются в PDF (поля, ширина столбцов, скрытые строки).
• Подумайте о конфиденциальности: адреса клиентов, суммы и почтовые адреса будут обрабатываться скриптом и проходить через вашу учётную запись Google.

ALT: Рабочая команда и таблицы в Google Sheets на нескольких экранах

Шаг 1: Подготовьте вкладку с ежемесячным счётом

Лучше иметь один постоянный шаблон, например лист с именем «Invoice» (или «Счёт»). В течение месяца вносите строки с услугами/товарами. В конце месяца скрипт автоматически отправляет именно этот лист.

ALT: Пример настройки шаблона счёта в Google Sheets

Советы:

• Оставьте фиксированное имя листа, которое будет копироваться и отправляться.
• Не удаляйте шаблон — после отправки вы можете переименовать отправленный лист в «Март 2026» и создать новый пустой «Invoice».
• Проверьте предварительный просмотр печати (Файл → Печать), чтобы убедиться в корректности формата PDF.

Шаг 2: Создаём Google Script

1. В Google Sheets откройте меню Инструменты → Редактор скриптов.
2. Переименуйте проект скрипта в запоминаемое имя (например «AutoInvoice»).

ALT: Окно редактора скриптов в Google Sheets

3. Вставьте следующий код в файл скрипта (файл Code.gs или аналогичный). Замените значение ToUser на ваш тестовый email и заполните текст письма по шаблону.

function myFunction() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var filename = "Current Month " + ss.getName();
  var SendBook = ss.copy(filename);
  var ToUser = "xxxxx@gmail.com";
  MailApp.sendEmail({
    to: ToUser,
    subject: 'Here is my invoice for last month!',
    body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan',
    attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)]
  });
}

Примечания по коду:

• ss.getActiveSpreadsheet() — текущая рабочая книга.
• ss.copy(filename) создаёт копию всей книги; если нужно отправлять только одну вкладку, есть альтернативы в разделе «Альтернативные подходы».
• MailApp.sendEmail отправляет сообщение от вашей учётной записи.

Тестирование скрипта

• Вставьте в ToUser свой адрес, нажмите значок «Сохранить», затем «Выполнить» (Play). При первом запуске потребуется предоставить разрешения.

ALT: Кнопка запуска скрипта в редакторе

Если появится предупреждение безопасности, это связано с тем, что скрипт создан вами и не проходил проверку Google. Вы можете подтвердить доверие и продолжить.

ALT: Окно авторизации доступа скрипта к аккаунту Google

Если всё настроено верно, вы получите письмо с PDF‑вложением, которое содержит вашу таблицу.

ALT: Пример письма с прикреплённым PDF-счётом

Шаг 3: Автоматизация — триггер по расписанию

Создайте триггер, который будет запускать функцию каждый месяц в заданную дату.

1. В редакторе скриптов откройте Правка → Триггеры текущего проекта.

ALT: Список триггеров проекта в Apps Script

2. Нажмите на ссылку «Нет настроенных триггеров» или кнопку добавления триггера.

ALT: Создание нового триггера в редакторе скриптов

3. Выберите тип события: По времени. Установите: Ежемесячно, Первый день месяца (или выберите другой подходящий режим).

После сохранения триггера скрипт будет запускаться автоматически и рассылать PDF в соответствии с настройками.

Шаг 4: Альтернатива без кода — макросы Google Sheets

Если вы предпочитаете не писать код, можно записать макрос — последовательность действий, которая отправляет текущий лист по email.

1. В листе Invoice откройте Инструменты → Макросы → Записать макрос.

ALT: Запись макроса в Google Sheets

2. Выполните вручную: Файл → Отправить по электронной почте → Отправить файл как вложение, заполните поля (кому, тема, сообщение) и нажмите Отправить.

ALT: Меню «Отправить как вложение» в Google Sheets

3. Закончите запись макроса и сохраните имя.

Теперь макрос доступен как функция в файле скрипта (файл macros.gs).

ALT: Просмотр кода макроса и имени функции в редакторе скриптов

Шаг 5: Автоматизация макроса

Макрос можно запускать по расписанию так же, как скрипт:

1. Откройте Правка → Триггеры текущего проекта.
2. В списке функций выберите имя макроса (например myFunction1).
3. Установите событие по времени: Ежемесячно → 1‑й день.

ALT: Выбор функции макроса в списке триггеров

После этого макрос будет выполняться автоматически и отправлять PDF‑вложение тем адресатам, которые вы указали при записи.

ALT: Настройка ежемесячного триггера для макроса

Альтернативные подходы и когда этот метод не подходит

• Если нужно отправлять не всю книгу, а только одну вкладку, копирование всей книги может быть избыточным. В этом случае экспортируйте конкретный лист в PDF через API или формируйте PDF с помощью HTML-шаблона и UrlFetchApp.
• Для корпоративных сценариев с множеством клиентов лучше использовать серверные решения (например, Apps Script + Google Cloud Functions) с управлением квот и логированием.
• Если получатели не используют Gmail, PDF — хорошая идея; если нужен структурированный экспорт (CSV, XML), используйте Drive API.

Безопасность и соответствие конфиденциальности

• Скрипт запускается из вашей учётной записи и имеет доступ к данным в Google Drive и Gmail:
  • Минимизируйте хранение чувствительных данных прямо в таблице.
  • Помните о политике клиента по хранению финансовых данных и возможных требованиях GDPR.
• Проверяйте и ревьювайте код перед добавлением триггеров. Для корпоративной учётной записи согласуйте с ИТ при необходимости.

Чеклист внедрения (быстрое руководство)

• Назвать шаблон вкладки фиксированным именем (например “Invoice”).
• Убедиться, что макет правильно печатается в PDF (предварительный просмотр).
• Вставить и отладить скрипт/макрос, отправить тест на свой почтовый адрес.
• Настроить триггер: Ежемесячно → 1‑е число.
• Провести тестовый запуск и проверить письмо/вложение.
• Документировать адреса рассылки и шаблон письма.

Критерии приёмки

• Скрипт/макрос запускается вручную без ошибок и отправляет письмо с прикреплённым PDF.
• Триггер запускается в назначенную дату и время (проверено в логах триггеров).
• Получатель(и) получают файл корректного формата и читаемый PDF.
• В случае ошибки — уведомление администратору (можно реализовать: отправка логов или запись статуса в таблицу).

Сценарии тестирования

1. Тестовый запуск с ToUser = ваш email — проверить, что письмо пришло и PDF открывается.
2. Тест для нескольких получателей (через запятую) — проверить, что все адресаты получили письмо.
3. Тест формата: длинные строки, спецсимволы, переносы — проверить отображение в PDF.
4. Тест отказа — отключите доступ к Gmail в настройках учётной записи (симуляция ошибки авторизации) и проверьте обработку ошибки или сообщение в логах.

Мини‑методология: как внедрять автоматизацию ежемесячных задач

1. Определите повторяющуюся задачу, её входы и желаемый выход (например, PDF‑счёт).
2. Настройте стабильный шаблон (фиксированное имя листа).
3. Автоматизируйте отправку простым скриптом или макросом.
4. Проверяйте и логируйте результаты, добавьте оповещение при ошибках.
5. Документируйте и обучите коллег.

Роли и обязанности (кто что делает)

• Владелец счёта: поддерживает шаблон «Invoice», проверяет данные до 1‑го числа.
• Администратор скрипта: настраивает скрипт/макрос и триггер, проверяет авторизации.
• Получатель/клиент: подтверждает получение и корректность счёта.

Небольшой справочник терминов

• Скрипт: небольшой фрагмент кода на Google Apps Script, выполняющий действия в Google сервисах.
• Триггер: расписание или событие, которое запускает скрипт автоматически.
• Макрос: записанная последовательность действий в Google Sheets, затем исполняемая как функция.

Частые проблемы и способы их устранения

• Не приходит письмо после запуска вручную: проверьте логи скрипта (Просмотр → Журнал исполнения) и права доступа.
• Скрипт запрашивает авторизацию при каждом запуске: убедитесь, что используете одну и ту же учётную запись и корректно сохранили проект.
• PDF выглядит неправильно: настройте параметры печати в Google Sheets (Файл → Печать) и убедитесь, что область печати охватывает нужные ячейки.

Пример расширения: логирование отправок в отдельный лист

Чтобы отслеживать, когда и кому отправлялись счета, можно добавить запись в лист “Logs” внутри той же книги.

function myFunction() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var filename = "Current Month " + ss.getName();
  var SendBook = ss.copy(filename);
  var ToUser = "xxxxx@gmail.com";
  MailApp.sendEmail({
    to: ToUser,
    subject: 'Here is my invoice for last month!',
    body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan',
    attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)]
  });
  try {
    var logSheet = ss.getSheetByName('Logs') || ss.insertSheet('Logs');
    logSheet.appendRow([new Date(), ToUser, filename, 'sent']);
  } catch (e) {
    Logger.log('Error logging sending: ' + e);
  }
}

Дерево решений при выборе метода

flowchart TD
  A[Нужно отправлять счёт автоматически?] -->|Да| B{Требуется код?
}
  B -->|Нет, хочу без кода| C[Использовать макрос и триггер]
  B -->|Да, нужен гибкий контроль| D[Использовать Apps Script]
  D --> E{Требуется отправлять весь файл или одну вкладку?}
  E -->|Весь файл| F[Использовать ss.copy + sendEmail]
  E -->|Одна вкладка| G[Экспортировать одну вкладку в PDF через UrlFetchApp или формировать PDF из HTML]
  A -->|Нет| H[Оставить ручную отправку]

Итоги

• Автоматизация рассылки счетов из Google Sheets простая и экономит время.
• Можно выбрать между скриптом и макросом в зависимости от уровня комфорта с кодом.
• Обязательно проведите тесты и настройте логирование/оповещения на случай ошибок.

Если хотите, могу помочь адаптировать скрипт под ваш шаблон счёта (покажите пример таблицы) или сделать вариант, который экспортирует только одну вкладку в PDF.