Настроить AutoArchive в Outlook

AutoArchive в классическом Outlook автоматически перемещает старые элементы в файл архива (.pst) по заданным правилам. В этой статье — пошаговая настройка, индивидуальные правила для папок, смена местоположения archive.pst, типичные проблемы и практические чеклисты для пользователей и администраторов.

Скриншот настроек AutoArchive в Outlook

Управление почтовым ящиком Outlook становится проще, если настроить автоматическую архивацию. AutoArchive помогает поддерживать порядок: старые сообщения и элементы перемещаются в файл архива (.pst) или удаляются по правилам. Обратите внимание: в новом приложении New Outlook параметры AutoArchive отсутствуют — этот материал касается классического Outlook для Windows.

Что такое AutoArchive — коротко

AutoArchive автоматически обрабатывает элементы, которые старше заданного возраста, переносит их в файл архива (.pst) или удаляет, если вы так настроите. Это снижает размер основного почтового хранилища и помогает избежать проблем с квотой почтового ящика.

Важно: AutoArchive работает локально с .pst-файлами. Если ваш почтовый ящик управляется политиками Exchange/Office 365, администратор может переопределить локальные настройки.

Содержание статьи

Включение и базовая настройка AutoArchive
Индивидуальные правила для папок
Ручная архивация
Изменение местоположения файла архива (archive.pst)
Периоды устаревания элементов и их настройка
Поиск и устранение проблем
Примеры сценариев, когда AutoArchive не подходит
Рекомендации для администраторов и чеклисты для пользователей
Критерии приёмки и проверка успешности настройки

1. Включение и базовая настройка AutoArchive

Откройте Outlook и нажмите на вкладку Файл.
Выберите Параметры.
В окне Параметры перейдите в раздел Дополнительно.
В блоке AutoArchive нажмите Параметры AutoArchive.
Установите флажок Запускать автоархивацию каждые [n] дней.
Введите количество дней (например, 14) — это будет частота запуска.
Настройте дополнительные параметры:
- Спрашивать перед запуском автоархивации — если хотите подтверждение до выполнения.
- Удалять просроченные элементы — актуально для папок с почтой (например, календарные элементы с датами истечения).
- Архивировать или удалять старые элементы — выбрать поведение по умолчанию.
- Показывать папку архива в списке папок — чтобы архив был виден в панели навигации.
- Удалять элементы старше — указать возраст элементов, подлежащих обработке.
- Переместить старые элементы в — путь к .pst-файлу архива.
- Безвозвратно удалять старые элементы — если не нужна архивация.
Нажмите ОК для сохранения.

Совет: задайте частоту и возраст в соответствии с вашей рабочей нагрузкой. Частая автoархивация (например, каждые 7–14 дней) удобна для активных почтовых ящиков; реже — для малоподвижных.

2. Настройка AutoArchive для отдельных папок

В Outlook щёлкните правой кнопкой по нужной папке и выберите Свойства.
Перейдите на вкладку AutoArchive.
Выберите один из вариантов:
- Не архивировать элементы в этой папке — исключает папку из автоархивации.
- Архивировать элементы в этой папке по умолчанию — использовать глобальные настройки.
- Архивировать эту папку с этими параметрами — указать индивидуальные правила.
При выборе индивидуальной настройки укажите Удалять элементы старше и папку для перемещения или выберите безвозвратное удаление.
Нажмите ОК для сохранения.

Пояснение: это полезно для контролируемой архивации — например, оставить важные папки навсегда или архивировать папку «Черновики» реже.

3. Ручная архивация

Откройте Файл.
Нажмите Сервис и выберите Очистить старые элементы.
В диалоговом окне Архивация выберите Архивировать эту папку и все вложенные папки.
Укажите папку и дату Архивировать элементы старше.
Нажмите Обзор, чтобы указать другой файл архива (.pst), если не хотите использовать место по умолчанию.
При необходимости отметьте Включить элементы, для которых выбран параметр “Не архивировать”.
Нажмите ОК для запуска архивации.

Примечание: в New Outlook для одного сообщения можно нажать кнопку Архив на верхней панели — это перемещает письма в папку «Архив» в левой панели.

4. Смена местоположения файла архива (.pst)

Откройте Outlook и перейдите во Файл > Открыть и экспорт > Открыть файл данных Outlook.
Выделите текущий файл архива и нажмите ОК — это покажет его расположение.

Чтобы переместить файл архива в новое место:

Закройте Outlook.
В Проводнике переместите файл архива (archive.pst) в новую папку/на другой диск.
Откройте Outlook и перейдите в Файл > Открыть и экспорт > Открыть файл данных Outlook и укажите новый путь к archive.pst.
Чтобы обновить настройку AutoArchive: Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры AutoArchive и обновите поле Переместить старые элементы в на новый путь.
Нажмите ОК.

Важно: если архив расположен на сетевом диске, работоспособность и быстродействие могут зависеть от сетевого соединения. Рекомендуется хранить .pst на локальном диске или на надёжной сети с постоянным доступом.

5. Периоды устаревания по умолчанию и их изменение

По умолчанию Outlook использует разные периоды устаревания для типов папок:

Входящие и Черновики: 6 месяцев
Отправленные и Удалённые: 2 месяца
Исходящие (Outbox): 3 месяца
Календарь, Задачи, Заметки, Журнал: 6 месяцев

Эти значения можно изменить через Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры AutoArchive либо в свойствах конкретной папки (вкладка AutoArchive).

Совет: для папок с юридически значимой корреспонденцией используйте более длинные сроки хранения или отключите автоархивацию и применяйте централизованные политики хранения.

6. Типичные проблемы и их устранение

Если AutoArchive не запускается:

Проверьте, установлен ли флажок Запускать автоархивацию каждые [n] дней.
Убедитесь, что локальные настройки не переопределены политикой Exchange/Office 365.
Проверьте, не закрыт ли Outlook принудительно; AutoArchive запускается при открытии/работе Outlook.

Если отдельные элементы не архвируются:

Проверьте свойство элемента Не архивировать (Do not AutoArchive this item).
Убедитесь, что дата изменения элемента старше указанного срока архивации.

Если файл архива повреждён:

Запустите инструмент восстановления входящих (Inbox Repair Tool — scanpst.exe) на повреждённом .pst.
Если восстановление не помогает, создайте новый файл архива и вручную переместите/экспортируйте необходимые элементы.

Важно: всегда делайте резервную копию .pst перед попытками восстановления.

7. Настройка условий и массовое применение

Перейдите в Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры AutoArchive.
Выберите общие условия: удалять просроченные элементы, путь для перемещения и т.д.
Чтобы применить настройки ко всем папкам сразу, нажмите Применить эти параметры ко всем папкам сейчас.

Это удобно при подготовке рабочего места или при стандартизации политик хранения у нескольких пользователей.

Когда AutoArchive не подходит — альтернативы

Используйте политики хранения на стороне Exchange/Office 365, если хотите централизованное управление и соответствие требованиям регуляторов.
Переводите почту в облачные архивы Compliance/Archiving (например, Microsoft 365 Compliance), если требуется централизованное долгосрочное хранение и поиск.
Используйте правила переадресации и хранение на сетевом хранилище для общих почтовых ящиков.

AutoArchive — удобен для локальной персональной архивации, но не заменяет корпоративные решения по соответствию и аудиту.

Быстрые роли и чеклисты

IT-администратор — перед развертыванием:

Проверить политику хранения Exchange/Office 365.
Решить, будет ли использоваться локальная .pst-архивация или централизованный архив.
Подготовить инструкцию для пользователей и настроить групповую политику при необходимости.
Обеспечить резервное копирование сетевых хранилищ, если архивы будут размещены удалённо.

Обычный пользователь — настройка и проверка:

Включить AutoArchive в Файл > Параметры > Дополнительно.
Установить удобную для себя частоту и возраст элементов.
Настроить исключения для важных папок.
Переместить archive.pst в нужную папку и убедиться, что Outlook может открыть этот файл.

Менеджер/владелец данных — требования к хранению:

Указать минимальные сроки хранения для деловой переписки.
Определить папки, которые нельзя архивировать.
Уточнить требования к резервному копированию и доступу к архивам.

Стратегия внедрения: мини-SOP для команды

Оценить потребности: определить, какие папки должны архивироваться и какие — исключены.
Определить место хранения archive.pst (локально, общий ресурс, защищённый диск).
Настроить шаблон AutoArchive и протестировать на пилотной группе из 5–10 пользователей.
Провести инструктаж и разослать пошаговую памятку.
Мониторить: собирать отзывы, проверять логи ошибок и корректировать параметры.

Критерии приёмки

AutoArchive запускается по расписанию без ошибок.
Файлы archive.pst доступны и открываются пользователями.
Элементы перемещаются в соответствии с заданными правилами.
Неперемещаемые элементы отмечены и обработаны по установленным исключениям.

Визуальная подсказка — простая логика принятия решения

flowchart TD
  A[Нужна ли автоматическая архивация?] -->|Нет| B[Использовать централизованные политики]
  A -->|Да| C[Классический Outlook доступен?]
  C -->|Нет| B
  C -->|Да| D[Настроить AutoArchive: частота и возраст]
  D --> E{Папка критична для хранения данных?}
  E -->|Да| F[Отключить автоархивацию для этой папки]
  E -->|Нет| G[Применить общие настройки или индивидуально настроить]

Часто возникающие вопросы

Можно ли хранить .pst на сетевом диске?
Можно, но это менее надёжно и может привести к повреждению файла при разрыве соединения. Рекомендуется локальное хранение и резервное копирование сетевого хранилища.
Как вернуть письмо из архива?
Откройте файл данных Outlook (Файл > Открыть > Открыть файл данных Outlook), затем найдите нужное письмо и переместите его в рабочую папку.
Повлияет ли AutoArchive на поиск в Outlook?
Элементы в .pst-файле доступны для локального поиска, но поиск в облачных сервисах и на мобильных устройствах может не показать архивные элементы, если .pst не подключён.

1-строчный глоссарий

AutoArchive — встроенный механизм Outlook для автоматической архивации старых элементов.
.pst — файл данных Outlook для хранения локальных почтовых данных и архива.
New Outlook — новое приложение Outlook с обновлённым интерфейсом; не поддерживает параметры AutoArchive.
Classic Outlook — традиционное приложение Outlook для Windows с поддержкой AutoArchive.

Заключение

AutoArchive — простой и эффективный инструмент для поддержания порядка в классическом Outlook: он уменьшает размер основного хранилища и сберегает скорость работы клиента. Для корпоративной среды оцените требования к соответствию и централизованным политикам, прежде чем полагаться только на локальную .pst-архивацию.

Важно: всегда делайте резервные копии .pst перед перемещением или восстановлением.

Если остались вопросы — напишите в комментариях, какие сценарии архивации вам нужны, и мы поможем подобрать параметры.