Как создать новый список в Microsoft Lists

Введение

Microsoft Lists — это инструмент для управления данными, сочетающий структуру баз данных с презентабельностью таблиц. Он похож на Excel и Airtable, но ориентирован на совместную работу и интеграцию с Power Automate и Power Apps. В этом руководстве мы пройдём шаги от создания пустого списка до добавления столбцов и элементов, а также дадим практические советы по адаптации под разные сценарии.

Что вы получите в этом руководстве

• Пошаговая инструкция по созданию пустого списка
• Объяснение типов колонок и вариантов отображения
• Чек-листы для администратора, менеджера и автора контента
• Альтернативы и когда Lists не подойдёт
• Краткий глоссарий и критерии приёмки

Важно: перед созданием списка убедитесь, что вы вошли в рабочую или учебную учётную запись Microsoft 365.

Шаг 1. Запуск Microsoft Lists и создание пустого списка

1. Войдите в рабочую или школьную учётную запись Microsoft 365.
2. Запустите Microsoft Lists через лаунчер приложений.
3. Нажмите на кнопку «New list» в верхней части приложения.
4. Выберите опцию «Blank list» для создания пустого списка.

Шаг 2. Имя, цвет, и место хранения

Дайте списку понятное имя. Название должно отражать назначение (например: «Черновики статей», «Заявки на техническую поддержку»).

• Цвет и иконка — декоративны. Они помогают быстро отличить списки в интерфейсе.
• Место хранения: внизу формы выберите, где сохранить список.
  • «My lists» создаёт личный список, доступный только вам.
  • Сохранение на сайте SharePoint делает список доступным всем, у кого есть доступ к сайту.

Совет: для совместных проектов храните списки на сайте SharePoint команды, чтобы упростить права доступа и интеграцию.

Шаг 3. Создание и переименование столбцов

После создания списка вы увидите один столбец «Title» по умолчанию. Его можно переименовать:

1. Наведите курсор на заголовок столбца.
2. Выберите «Column settings» → «Rename».

Чтобы добавить новые столбцы:

1. Нажмите «Add column».
2. Выберите тип данных, который будет храниться в столбце.

Типы колонок: кратко

• Text — однострочный или многострочный текст.
• Choice — список предопределённых вариантов (выпадающий список).
• Number — числа с форматированием.
• Date and time — дата или дата и время.
• Person — пользователь из каталога Microsoft 365.
• Image — изображение-превью для элемента.
• Attachment — вложения файлов.

После выбора типа откроется боковая панель, где можно задать имя колонки, описание и значение по умолчанию. Опции зависят от выбранного типа.

Совет: используйте понятные описания колонок для других пользователей. Описание видимо при заполнении формы и помогает избегать ошибок ввода.

Шаг 4. Добавление элементов в список

Нажмите кнопку «New» в левом верхнем углу, чтобы открыть форму создания элемента.

Заполните поля, соответствующие колонкам. Интерфейс автоматически подбирает элементы управления, подходящие для типа данных (выпадающий список для Choice, календарь для Date и т.д.).

В примере ниже мы используем список для управления черновиками статей: текстовый заголовок, категория из Choice и эскиз в колонке Image. Можно добавлять вложения к элементам.

Как Lists показывает данные и почему это удобно

Lists автоматически форматирует данные в зависимости от типа колонки. Это даёт визуальное преимущество перед обычной таблицей Excel:

• Изображения показываются как миниатюры.
• Даты форматируются локально.
• Выборы отображаются метками.

Lists сочетает структуру базы данных с простотой таблицы. Это удобно для управляемых списков задач, отслеживания активов, реестров и контент-планов.

Когда Lists может не подойти

• Нужны сложные вычисления и сводные таблицы — используйте Excel или Power BI.
• Требуется транзакционная база данных с высокой нагрузкой — используйте SQL/Dataverse.
• Необходима кастомная логика на стороне сервера — рассматривайте Power Apps + Dataverse.

Альтернативные подходы

• Airtable — похожий low-code сервис с богатой визуализацией и автоматизациями.
• Excel Online — если вам нужны сложные формулы и сводные таблицы.
• SharePoint Lists через сайт — если нужен расширенный контроль и версия хранения.

Ментальные модели и эвристики

• Модель «Schema first»: сначала спроектируйте столбцы, затем импортируйте данные.
• «One responsibility per column»: каждая колонка должна хранить одно измерение данных.
• «Доступ → Хранение»: сначала определите, кто будет иметь доступ, затем выберите место хранения.

Чек-листы по ролям

Администратор

• Создать структуру списков на сайтe SharePoint.
• Настроить права доступа и группы.
• Настроить резервное копирование и политики хранения.

Менеджер проекта

• Задать стандарт именования элементов.
• Определить обязательные колонки и валидацию.
• Настроить представления и правила сортировки/фильтрации.

Автор контента

• Заполнить поля по шаблону (заголовок, категория, дата публикации).
• Прикреплять изображения и дополнительные файлы.
• Оставлять описание и теги для быстрого поиска.

Сниппет: быстрая карта типов колонок и когда их использовать

• Title — основной идентификатор элемента.
• Choice — когда есть ограниченный набор опций.
• Person — назначение ответственного сотрудника.
• Date — сроки и дедлайны.
• Image — визуальное представление (эскиз, логотип).
• Attachment — полные файлы и документы.

Критерии приёмки

• Структура колонок соответствует требованиям проекта.
• Все обязательные поля заполнены для тестовых элементов.
• Доступы настроены и протестированы разными ролями.
• Представления (views) позволяют быстро фильтровать и сортировать данные.

Безопасность и конфиденциальность

• Храните чувствительные данные только в списках на защищённых сайтах SharePoint.
• Проверьте, какие пользователи имеют права редактирования и просмотра.
• Для персональных данных следуйте внутренним правилам компании и требованиям законодательства о защите данных.

Советы по миграции и совместимости

• При импорте из Excel сначала приведите столбцы к окончательной структуре схемы.
• Проверьте соответствие типов данных: Excel может хранить числа как текст.
• Для массовой загрузки используйте функцию импорта или PowerShell/Graph API.

Короткий глоссарий

• Список: структура в Microsoft Lists, содержащая элементы и столбцы.
• Элемент: отдельная запись в списке (аналог строки).
• Колонка: поле, описывающее атрибут элемента.
• Представление: сохранённый способ отображения и фильтрации элементов.

Когда экспериментировать и где осторожность

Экспериментируйте с типами колонок и представлениями в тестовом списке. Не меняйте структуру критичных рабочих списков без уведомления команды. Изменение типа колонки может повлиять на отображение и совместимость данных.

Итог и следующие шаги

Microsoft Lists позволяет быстро превратить разрозненные данные в управляемую, визуальную базу. Начните с простых списков, протестируйте разные типы колонок и затем переходите к интеграции с Power Automate для автоматизации задач. В следующих материалах мы рассмотрим расширённый редактор списков через SharePoint и интеграцию с Power Apps.

Ключевые действия сейчас:

• Создайте тестовый список и определите основные колонки.
• Выберите место хранения в зависимости от доступа.
• Заполните несколько элементов и настройте представления.

Сводка

• Lists сочетает структуру базы данных и удобство таблицы.
• Правильно выбранные типы колонок повышают точность данных.
• Храните совместные списки на SharePoint для упрощённого доступа.
• Используйте Power Platform для автоматизации процессов и расширения возможностей.