Как использовать прямой общий доступ в OneDrive

OneDrive — облачный сервис Microsoft, интегрированный с Office. Подписка добавляет функции, но базовый доступ к OneDrive доступен бесплатно. Сервис регулярно обновляют, и одно из недавних улучшений — возможность прямого шаринга файла в момент его сохранения.

Это руководство объясняет, как пользоваться новым вариантом «прямой общий доступ» (Direct Share) — какие шаги выполнить, когда функция полезна, а когда лучше выбрать альтернативу.

Что это даёт и для кого полезно

Функция экономит время: вы сохраняете документ и одновременно отправляете его выбранным сотрудникам. Это удобно, когда документ готов к просмотру или подписанию и не требует дальнейшего редактирования.

Кому подходит:

• авторам финализированных документов;
• менеджерам, распределяющим отчёты;
• преподавателям, раздающим раздаточные материалы.

Кому не подходит:

• при черновой работе, когда вы ещё вносите изменения;
• если нужно сначала проверить права доступа перед отправкой.

Требования и заметки по версии

Важно: новая функция появилась в канале Office Insider Fast (быстрый канал) в версии 2006 (Build 12827.20000) или позже. Если вы не видите опции, убедитесь, что клиент обновлён или используйте веб-клиент.

Как использовать прямой общий доступ (шаг за шагом)

Примечание: инструкция применима и к десктоп-клиенту, и к веб-версии.

1. Откройте OneDrive или приложение Office, связанное с OneDrive.
2. Сохраните текущую версию документа или папки.
3. Дайте файлу понятное имя.
4. Выберите место сохранения в OneDrive.
5. В поле «Выбрать участников» (Choose Collaborators) введите имена контактов, с которыми хотите поделиться.
6. По мере ввода OneDrive предложит контакты из вашей адресной книги и синхронизированных пользователей.
7. Добавьте всех нужных участников.
8. Нажмите «Сохранить». Это одновременно сохранит документ и отправит его выбранным контактам.

Важно: после этого участники получат доступ к сохранённой версии файла. Если вы продолжите правки, им нужно будет заново прислать обновлённую версию или использовать совместную папку для синхронного редактирования.

Когда не стоит использовать прямой общий доступ

Важно:

• Не используйте прямой шаринг для рабочих черновиков — это может случайно отправить незавершённую версию.
• Не применяйте для конфиденциальных документов без предварительной проверки прав и групп безопасности.

Альтернативные способы обмена

• Создать ссылку «Поделиться» с нужными параметрами доступа (только просмотр, редактирование, срок действия ссылки).
• Сохранить в общей папке и дать доступ к папке — удобно при постоянном совместном редактировании.
• Отправить файл вложением по почте, если получатели не пользуются OneDrive.

Контроль доступа и безопасность

• Проверьте уровень доступа: редактирование или только просмотр.
• При работе с чувствительными данными используйте защищённые папки и политики DLP (Data Loss Prevention), если это поддерживает ваша организация.
• Если вы ИТ-администратор, настройте правила обмена и аудит событий в Microsoft 365 для контроля рассылок файлов.

Ролевые чек-листы

Автор документа:

• Убедиться, что документ финализирован.
• Выбрать корректные контакты и уровень доступа.
• Нажать «Сохранить» и убедиться в доставке уведомлений.

Редактор/рецензент:

• Проверять входящие версии и комментарии.
• При необходимости запросить правки, но не вносить их напрямую в отправленный финальный файл (если это было намерением автора).

ИТ-администратор:

• Проверить, что пользователи в нужной сборке Office.
• Настроить политики совместного доступа и логирование.

Краткая шпаргалка (cheat sheet)

• Готовый документ → Сохранить → Ввести контакты → Сохранить = отправить.
• Для черновиков: используйте общую папку вместо прямого шаринга.

Критерии приёмки

• Файл успешно сохраняется в указанном расположении OneDrive.
• Указанные контакты получили уведомление и имеют ожидаемый уровень доступа.
• Изменения после отправки корректно отражаются (либо требуется новая отправка).

Глоссарий (в одну строку)

OneDrive — облачное хранилище файлов от Microsoft; Office Insider — программа предварительного тестирования функций; Fast Ring — быстрый канал обновлений для инсайдеров.

Итог

Функция прямого общего доступа в OneDrive упрощает отправку готовых файлов коллегам и экономит время. Используйте её для финальных версий документов и проверяйте права доступа для чувствительных данных. Для черновой работы и постоянного сотрудничества предпочтительнее общие папки или ссылки с контролем версий.

Если руководство было полезно — оставьте отзыв в комментариях, и мы подготовим больше практических советов по Office и OneDrive.

[wl_navigator]