Money in Excel — руководство по использованию и настройке

Читайте обновление

• Microsoft прекратит работу сервиса “Money in Excel” после июня 2023 года.

Быстрые ссылки

• Вход и обновление Money in Excel
• Просмотр вкладки Snapshot
• Проверка транзакций
• Настройка категорий

Подключив банковские, кредитные и ссудные счета, вы можете легко составлять бюджет в Money in Excel. Если вы уже настроили Money in Excel, но ещё не изучали его детально, это руководство поможет использовать все ключевые возможности и сохранить данные перед отключением сервиса.

ОБНОВЛЕНИЕ: 31.05.2022

Microsoft прекратит работу сервиса “Money in Excel” после июня 2023 года.

Вход и обновление Money in Excel

Money in Excel — это шаблон Excel с надстройкой. Он не поддерживает постоянное фоновые соединение с интернетом: хотя вы подключаете аккаунты и сохраняете файл, при каждом открытии нужно входить в учётную запись и вручную обновлять данные, чтобы получить последние транзакции и балансы.

Шаги для входа и обновления:

1. Откройте файл Money in Excel и в правой панели нажмите “Get Started” (кнопка “Начать”). Если панель не отображается, перейдите на вкладку “Главная” и в правой части ленты нажмите “Money in Excel”.

2. В панели нажмите “Sign In” и введите учётную запись Microsoft 365 (логин и пароль).

3. После входа вы увидите подключённые аккаунты в панели “Money in Excel”. Нажмите “Update” в верхней части панели, чтобы получить актуальные транзакции и балансы. Обновление займёт несколько секунд — время зависит от скорости интернета.

Важно: файл хранит учетные записи и последние загруженные данные, но при отключении сервиса экспортируйте важные отчёты и резервные копии локально.

Просмотр вкладки Snapshot

Вкладка “Snapshot” в рабочей книге даёт быстрый обзор расходов. Вверху листа выберите месяц и год, чтобы увидеть данные за нужный период.

Основные элементы Snapshot:

• Диаграмма “Current vs. Previous Month Spending” показывает разницу в расходах между выбранным месяцем и предыдущим.

• Круговая диаграмма “This Month’s Top Spending Categories” отображает основные категории расходов для выбранного периода.

• График “Cumulative Spending Throughout the Month” помогает увидеть моменты, когда расходы увеличивались за месяц. На графике также показаны данные за предыдущий месяц для сравнения.

• Две таблицы внизу показывают торговцев, которым вы чаще всего платили, и тех, кто получил от вас наибольшие суммы.

Каждый блок Snapshot помогает принять оперативные решения: где можно сократить расходы, а где тратятся основные средства.

Проверка транзакций

Вкладка “Transactions” похожа на банковскую выписку: в ней перечислены дата, торговец и сумма всех входящих и исходящих операций. Эта вкладка объединяет транзакции со всех подключённых аккаунтов.

Вы увидите также категорию, счёт, последние цифры номера карты/счёта и название финансовой организации. Это удобно, если у вас несколько счётов — вы легко поймёте, откуда пришли или куда ушли средства.

Если вы умеете сортировать и фильтровать в Excel, воспользуйтесь стрелками в заголовках колонок для выбора нужных транзакций.

Все данные на вкладке защищены и недоступны для редактирования, кроме столбца “Category”. По умолчанию категории — это автоопределение (best guesses), и среди них может быть категория “Uncategorized” (некатегоризировано).

Если хотите улучшить точность, измените категорию вручную: нажмите стрелку рядом со значением и выберите подходящую категорию.

Настройка категорий

Вкладка “Categories” содержит стандартные (default) категории в верхней части — они неизменяемы, но у каждой можно менять “Category Type” (тип категории): доход, перевод или расход.

Ниже расположены “Custom Categories” — раздел, где вы можете добавлять свои категории. Если у вас есть доходы или расходы, не подходящие под стандартные, просто внесите собственную категорию и назначьте ей тип.

После создания кастомной категории вы можете вернуться на вкладку “Transactions” и присвоить её нужным операциям. Новые категории отобразятся на круговой диаграмме вкладки Snapshot, если применимы.

Когда Money in Excel подойдёт, а когда нет

• Подойдёт если:

  • Нужно быстро объединить данные из разных счётов в один файл Excel.
  • Вы хотите базовую визуализацию расходов и возможность редактировать категории вручную.
  • Вы контролируете доступ к файлу и регулярно создаёте резервные копии.

• Не подойдёт если:

  • Требуется автоматическое фоновые синхронизирование в реальном времени.
  • Необходимо расширенное планирование бюджета, прогнозирование или совместная работа в масштабе команды с детальными правами доступа.
  • Вы хотите долгосрочное хранение и автоматические бэкапы после июня 2023 (сервис закрывается).

Альтернативы и варианты переноса данных

Если вы планируете перейти от Money in Excel или хотите резервную копию:

• Экспортируйте данные из вкладки “Transactions” в CSV (Файл → Сохранить как → CSV) и импортируйте в другую программу (например, в локальный бухгалтерский софт или Google Sheets).
• Используйте специализированные сервисы управления финансами (YNAB, Mint, домашний бухгалтер в банке) — проверьте требования к импорту CSV и защищённость данных.
• Для корпоративных или комплексных задач рассмотрите связку Excel + Power Query / Power BI для автоматизации и визуализаций.

Мини‑методология: как использовать Money in Excel эффективно

1. Настройка: подключите все важные счета и выполните вход.
2. Еженедельное обновление: открывайте файл и нажимайте “Update” не реже одного раза в неделю.
3. Категоризация: каждую неделю проверяйте неопределённые транзакции и присваивайте им категории.
4. Анализ: в конце месяца просмотрите Snapshot, отметьте 2–3 ключевые статьи расходов для оптимизации.
5. Резервная копия: сохраняйте CSV и копию файла с меткой даты (например, Finance-YYYY-MM-DD.xlsx).

Роли и чек‑листы

Чек‑лист для частного пользователя:

• Подключены все ключевые счета
• Регулярно вход и нажимаю “Update”
• Назначены категории для всех крупных транзакций
• Экспортирую CSV раз в месяц

Чек‑лист для финансового менеджера домохозяйства:

• Собрание с семьёй раз в месяц, обзор Snapshot
• Обновление кастомных категорий при изменении расходов
• Хранение архива CSV и файла на защищённом носителе

Критерии приёмки

• Все подключённые счета отображаются в панели после входа.
• Данные обновляются при нажатии “Update” и показывают актуальную дату/время.
• Транзакции корректно категоризированы не менее чем на 90% вручную проверенных записей (оценка пользователя).
• Экспорт CSV открывается в другом ПО без потери строк/столбцов.

Безопасность и конфиденциальность

Важно хранить файл в защищённом месте и ограничивать доступ. Советы:

• Храните локальные резервные копии и шифруйте их при необходимости.
• При экспорте в CSV удаляйте или маскируйте номера счетов, если данные будут переданы третьим лицам.
• Учитывайте местные требования по защите персональных данных (например, правила конфиденциальности банков в вашей стране).

Быстрый SOP: что делать при открытии файла

1. Откройте файл Money in Excel.
2. Нажмите “Sign In” и войдите в Microsoft 365.
3. Нажмите “Update” в панели.
4. Выберите текущий месяц на вкладке Snapshot и просмотрите ключевые диаграммы.
5. Перейдите на вкладку Transactions, проверьте и скорректируйте категории.
6. Сделайте экспорт CSV (Файл → Сохранить как → CSV) и сохраните копию на защищённом носителе.

Решение: оставаться или переходить? (диаграмма)

flowchart TD
  A[Нужны базовые отчёты и один файл Excel?] -->|Да| B[Остаюсь с Money in Excel краткосрочно]
  A -->|Нет| C[Нужна автоматизация/команда]
  C --> D[Рассмотреть Power BI/YNAB/спецПО]
  B --> E[Экспорт CSV и регулярные бэкапы]
  D --> E

Полезные советы и подсказки

• Если транзакция помечена как “Uncategorized”, используйте правило: сначала попытайтесь сопоставить по торговцу, затем по сумме и дате.
• Создавайте кастомные категории для регулярных однотипных трат (подписки, оплата по уходу, обучение).
• Для контроля крупных покупок используйте заметки в Excel (в отдельном столбце) и фильтрацию по сумме.

Короткое объявление для дома/семьи (100–200 слов)

Money in Excel объединяет ваши банковские и кредитные счёта в одном файле Excel, показывает диаграммы расходов и позволяет вручную классифицировать операции. Важно отметить, что Microsoft прекратит работу сервиса после июня 2023 года. Если вы используете Money in Excel, экспортируйте транзакции в CSV и сохраните резервную копию перед отключением. Регулярно обновляйте данные в панели, проверяйте категории и используйте Snapshot для семейных обсуждений бюджета — это поможет быстро увидеть, где можно сэкономить.

Вы уже сделали первый шаг к лучшему управлению финансами, настроив Money in Excel. Теперь используйте шаблон для регулярного контроля бюджета, экспортируйте данные и планируйте переход на альтернативные решения после отключения сервиса.

Краткое резюме

• Подключите аккаунты, входите и обновляйте данные вручную.
• Используйте Snapshot для ежемесячного анализа расходов.
• Категоризируйте транзакции вручную для точной аналитики.
• Экспортируйте CSV и сохраняйте резервные копии — сервис отключается после июня 2023.