Как эффективно использовать Evernote: полное руководство

В первые годы Evernote был простым приложением для заметок. Со временем он превратился в мощный инструмент продуктивности, который помогает фиксировать, организовывать, находить и работать с информацией. Несмотря на то, что некоторые считают, что Evernote потерял актуальность, большое количество функций продолжает привлекать множество пользователей.

Вся эта функциональность полезна — но она же усложняет обучение. Освоение Evernote самостоятельно может занять много времени, поэтому в этом подробном руководстве мы покажем, как максимально эффективно использовать ключевые возможности приложения.

Мы не сможем охватить абсолютно всё, но выделим основные функции, лучшие практики использования приложений и базовые знания, необходимые, чтобы стать продвинутым пользователем Evernote.

Содержание

• Введение
• Что такое Evernote
• Платформы и отличия между ними
• Ядро Evernote: заметки
• Организация: блокноты, стопки, виды
• Поиск: как находить всё быстро
• Продвинутые техники: теги, связи и ярлыки
• Веб-клиппер: как хранить веб-контент
• Мобильные приложения: захват на ходу
• Интеграции и автоматизация
• Планы и тарифы: выбор подходящего уровня
• Когда Evernote не подходит и альтернативы
• Практические шаблоны и чеклисты
• Переезд и миграция данных
• Безопасность, приватность и GDPR-заметки
• Руководства для ролей: студент, менеджер, фрилансер
• Быстрый набор горячих клавиш и шпаргалка
• План внедрения Evernote в рабочий процесс
• Критерии приёмки и контроль качества
• Часто задаваемые вопросы
• Итог и краткое резюме

1. Что такое Evernote

Evernote — приложение, центральной сущностью которого является заметка. Заметка содержит заголовок, тело (текст и мультимедиа) и метаданные (теги, дата создания и т. д.). Классические возможности:

• Текст с форматированием (жирный, курсив, списки, таблицы)
• Вложенные файлы (PDF, Office, изображения, аудио)
• Проверяемые чекбоксы (todo)
• Скриншоты и веб-клипы через Web Clipper
• Поиск по тексту в изображениях (OCR)
• Напоминания для заметок

Evernote также поддерживает вложенные блокноты (стопки), теги и богатый поиск, что позволяет выстраивать гибкие системы организации информации.

Важно: Evernote — универсальный инструмент, но применять его нужно по задаче: личные заметки, собрания, исследовательская работа, база знаний для команды и т. п.

2. Платформы и отличия между ними

Evernote доступен для Windows, macOS, Chrome OS, Android, iOS и в веб-интерфейсе. Функциональность в целом одинакова, но есть платформенные отличия:

• macOS: удобный поиск, счётчик слов в инфо о заметке, некоторые сочетания клавиш отличаются
• Windows: традиционно считался основным десктоп-клиентом; меню и расположение опций иные
• Мобильные приложения: ориентированы на захват — фото, голос, быстрая заметка; меньше возможностей для компоновки и обработки

Если интерфейс на ваших скриншотах отличается от текста, вероятно, использовалась другая платформа. При сомнении сверяйтесь со справкой Evernote.

3. Ядро Evernote: заметки

Заметка — это базовая единица. Создание заметки:

• Десктоп: нажмите «Новая заметка» или Ctrl+N (Cmd+N на macOS)
• Мобильные: нажмите кнопку создания (в iOS — одна кнопка, удержание открывает дополнительные варианты)

Заметку можно форматировать, вставлять изображения и файлы, добавлять чекбоксы и таблицы.

Больше, чем текст

В заметку можно перетаскивать изображения, аудиофайлы и другие документы. Кнопка «Прикрепить» (Attach) позволяет загрузить файлы с компьютера. Для облачных хранилищ есть интеграции (Google Drive и др.).

Использование чекбоксов как списков дел

Чекбоксы удобны для простых списков — покупки, пункты повестки, выносные задачи после совещания. Однако Evernote не привязан к управлению задачами с дедлайнами на уровне отдельных пунктов: напоминания создаются на уровень заметки целиком, а не на отдельные чекбоксы.

Важно: если вам нужна сложная система таск-менеджмента (подзадачи, повторения, зависимости, назначение исполнителей), используйте специализированный таск-менеджер или интеграцию.

Метаданные и информация о заметке

Кнопка «Инфо о заметке» показывает дату создания, дату последнего изменения, источник (URL, если это веб-клип), размер, теги, местоположение и автора.

На macOS отображаются счётчики слов и символов. В Windows аналогичную информацию можно получить через контекстное меню «Word and Resource Counts» или строку состояния.

4. Организация с помощью блокнотов

В Evernote заметки хранятся в блокнотах. Каждая заметка принадлежит ровно одному блокноту. Блокноты располагаются в левой панели десктопа.

Типы блокнотов:

• Синхронизируемые блокноты — доступны на всех устройствах и в вебе
• Локальные блокноты — доступны только на одном устройстве

Как правило, рекомендовано использовать синхронизируемые блокноты для мобильности. Локальные блокноты — для приватных данных, которые не должны отправляться в облако.

Создание блокнота: File > New Notebook (или через контекстное меню). В Windows имеется отдельная команда New Local Notebook для локальных блокнотов.

Виды списка заметок

Вид списка по умолчанию — по последнему редактированию. Можно изменить сортировку (дата создания, заголовок, теги, размер, URL, дата напоминания и др.) и представление заметок (Snippet, List, Card, Thumbnail).

Snippet view показывает заголовок и первую строку текста, занимает много места; list view — самый компактный; card и thumbnail дают визуальный превью заметки.

Стопки блокнотов

Стопка (stack) — коллекция блокнотов под одной рубрикой. Она не содержит заметок напрямую, а только блокноты. Стопки помогают навигации при большом числе блокнотов.

Создать стопку: правый клик по блокноту > Add to Stack > New Stack. Добавлять блокноты можно перетаскиванием.

5. Поиск: находите всё быстро

Поиск — одна из сильнейших сторон Evernote. Когда у вас сотни или тысячи заметок, хорошая поисковая система решает проблему находки нужной информации.

Общие рекомендации:

• На десктопе убедитесь, что вы находитесь в нужном наборе блокнотов, иначе поиск ограничен
• На macOS основной поиск обычно ищет по всем заметкам
• Используйте операторы поиска для точности

Операторы поиска:

• intitle: — искать в заголовках
• notebook: — ограничить поиск одним блокнотом
• any: — найти заметки, содержащие любой из перечисленных терминов
• tag: — заметки с указанным тегом
• -tag: — заметки без указанного тега
• todo: — заметки, содержащие чекбоксы

Смотрите полную документацию по расширенному поиску Evernote для других операторов.

Сохранённые поиски

Если вы часто выполняете одну и ту же выборку, сохраните её: File > New Saved Search (Windows) или Edit > Find > Save Search (macOS). Сохранённые поиски появляются в левой панели и обновляются автоматически.

6. Продвинутые техники организации

Теги

Теги дают второй уровень классификации, независимый от блокнотов. Это особенно полезно для заметок, которые логически принадлежат разным блокнотам в зависимости от контекста.

Как добавлять: в заметке нажмите «Добавить тег…» и начните вводить. Одна заметка может иметь несколько тегов.

Теги хорошо работают в методологии Getting Things Done (GTD) — например, теги для контекста (@офис, @звонок), приоритета, статуса.

Вставка ссылок на заметки

Вы можете копировать ссылку на заметку и вставлять её в другие заметки — это эффективный способ создать содержание/оглавление для большого проекта.

• Правый клик по заметке > Copy Note Link
• Вставьте ссылку в любую текстовую область или выделите слово и используйте Ctrl/Cmd+K для создания произвольного анкора

На macOS ссылки на заметки стилизуются зелёным цветом; обычные URL — синие.

Ярлыки и избранное

Если вы часто открываете определённые заметки или блокноты, перетащите их в панель шорткатов (Shortcuts) слева. Это экономит время при переключении между проектами.

Напоминания

Evernote позволяет устанавливать напоминание на всю заметку: нажмите значок часов и задайте дату. Напоминания отображаются в верхней части списка заметок.

Нажатие по значку снова позволяет изменить дату. Напоминания хороши для заметок, которые требуют последующей обработки, но не заменяют полноценный таск-менеджер.

Про совет: добавляете быстрые заметки на мобильном устройстве — ставьте напоминание, чтобы позже привести их в порядок.

7. Горячие клавиши и повышение скорости работы

Evernote поддерживает множество сочетаний клавиш. Вот полезные из них:

• Ctrl+Alt+N / Cmd+Ctrl+N — создать новую заметку из любой программы (если Evernote работает)
• Cmd+Ctrl+E — поиск в Evernote
• Cmd+Y — быстрое просмотр вложений
• Shift+Alt+N / Cmd+J — перейти к блокноту/заметке
• Ctrl+F10 (Windows) — показать объяснение поиска
• F6 (Windows) / Cmd+Opt+F (Mac) — поиск по заметкам
• Ctrl+F / Cmd+F — поиск внутри заметки
• Cmd+/ — копировать публичную ссылку
• Ctrl+K / Cmd+K — вставить гиперссылку
• Ctrl+Shift+B / Cmd+Shift+U — начать маркированный список
• Ctrl+Shift+O / Cmd+Shift+O — начать нумерованный список

Полные списки клавиш для Windows и macOS доступны в официальной документации.

8. Распознавание текста в изображениях и PDF

Все аккаунты Evernote поддерживают OCR — распознавание текста на изображениях. Это означает, что слова на обложках книг, скриншотах и фотографиях часто индексируются.

Качество OCR зависит от читабельности шрифта и качества снимка. Аккаунты Premium добавляют возможность поиска текста в PDF и Office-документах.

Если вы планируете много сканировать рукописные заметки, старайтесь писать разборчиво, делать ровные сканы и использовать контрастный фон.

9. Настройки и персонализация

Полезные опции, которые стоит настроить:

• General/Общие: установить блокнот по умолчанию для новых заметок
• Keyboard Shortcuts/Клавиши: назначить удобные сочетания
• Formatting/Форматирование: выбрать шрифт и размер по умолчанию

Просмотрите остальные вкладки настроек — там могут быть параметры, важные для вашего рабочего процесса.

10. Сотрудничество, шаринг и публикация

Evernote поддерживает совместную работу над блокнотами:

• Правый клик по блокноту > Share Notebook
• Добавьте адреса электронной почты пользователей (указанных в их аккаунтах Evernote)
• Дайте права: Can view, Can edit and invite

Можно делиться отдельными заметками, отправлять текст по e-mail и публиковать публичные ссылки.

Для чатов (встроенных) доступны функции в Plus/Premium: File > New Chat. Это удобно для быстрых обсуждений и обмена заметками внутри команды.

11. Веб-клиппер: сохраняйте веб-страницы одним нажатием

Web Clipper — расширение для браузера, позволяющее сохранить страницу или её часть в Evernote. Настройки сохраняемого фрагмента позволяют выбрать формат:

• Article — основной текст
• Simplified article — упрощённый вариант
• Full page — весь контент страницы
• Bookmark — URL с кратким описанием и картинкой
• Screenshot — сохранить область страницы как изображение

Clipper позволяет сразу выбрать блокнот, добавить теги и комментарий — это экономит время при сборе материалов для исследований и проектов.

12. Мобильные приложения — захват на ходу

Мобильные приложения Evernote оптимизированы для захвата информации: фото, голос, быстрые заметки. Они также умеют сканировать визитки и документы.

iOS имеет удобную единичную кнопку создания заметки: короткое нажатие — новая заметка, удержание — фото, аудио или напоминание. Обновления последних версий сделали мобильные приложения быстрее и удобнее.

13. Интеграции и автоматизация

Evernote работает в экосистеме сторонних сервисов:

• Skitch — аннотация изображений
• Scannable — сканирование бумаги
• Penultimate — рукописные заметки на iPad
• Feedly — сохранять статьи напрямую в Evernote
• FileThis — отправка выписок в Evernote
• Dragon Anywhere — голосовая запись и синхронизация
• IFTTT и Zapier — автоматизация, синхронизация с другими сервисами

Интеграции позволяют организовать входящие потоки: письма, статьи, сканы и автозагрузка документов.

14. Тарифы и что получает каждый уровень

Информация о тарифах меняется со временем; уточняйте на Evernote.com. На момент написания:

• Basic (бесплатно): 60 МБ загрузок в месяц, 2 устройства, OCR изображений
• Plus (~$34.99 в год): 1 ГБ в месяц, неограниченное число устройств, офлайн-блокноты, пересылка писем в заметки, мгновенные сообщения
• Premium (~$69.99 в год): 10 ГБ в месяц, поиск по PDF и Office, аннотация PDF, распознавание визиток, режим презентации, связанные материалы

Есть также тариф Business ($12 в месяц за пользователя) с централизованной админкой и расширенной безопасностью.

Важно: при выборе учитывайте объём загружаемых изображений и аудио — 60 МБ быстро заканчивается при активном использовании медиа.

15. Когда Evernote не подходит и альтернативы

Evernote хорош во многих сценариях, но есть случаи, когда лучше использовать альтернативы:

• Если вам нужен продвинутый таск-менеджер с дедлайнами на подзадачах — используйте Todoist, Asana или TickTick
• Для совместной работы с документами в режиме реального времени (живое редактирование) лучше подходит Google Docs или Notion
• Если вам нужна база знаний с мощными базовыми данными и реляциями — Notion или Confluence
• Для простых заметок и быстрых напоминаний с минимализмом — Google Keep

Контраргумент: Evernote можно комбинировать с этими инструментами через интеграции, если нужен компромисс.

16. Практические шаблоны и чеклисты

Ниже — набор шаблонов, которые можно скопировать в Evernote и адаптировать.

Шаблон: Встреча / Протокол собрания

• Заголовок: Протокол: [Название встречи] — [Дата]
• Участники:
• Цель встречи:
• Повестка:
  1. Тема 1
  2. Тема 2
• Решения и задачи:
  • Задача 1 — Ответственный — Дата
  • Задача 2 — Ответственный — Дата
• Примечания и ссылки:

Шаблон: План проекта (микро)

• Заголовок: Проект: [Название]
• Краткое описание:
• Цели:
• Критерии успеха:
• Основные этапы и сроки:
  • Этап 1 — Дата начала — Дата окончания
  • Этап 2 — Дата начала — Дата окончания
• Риски и меры снижения:
• Ссылки на документы:

Шаблон: Блиц-ежедневник (GTD Inbox)

• Входящие мысли и задачи:
  • Перенести в календарь / сделать / делегировать / удалить
• Список на сегодня:
  • Задача 1
  • Задача 2

Шаблон: Скан визитки

• Контакт: [Имя]
• Компания: [Компания]
• Должность: [Должность]
• Телефон: [Телефон]
• E-mail: [Email]
• Примечания:

Эти шаблоны — отправная точка. Сохраните их как заметки-шаблоны и копируйте для новых экземпляров.

17. Чеклисты по ролям

Чеклист для студента

• Создать блокнот «Учёба» и стопку по семестрам
• В каждой заметке курса хранить конспекты и ссылки
• Теги: #лекция, #задание, #экзамен
• Напоминания на сроки сдачи
• Web Clipper для статей и научных материалов

Чеклист для менеджера проекта

• Блокнот проекта с мастером задач
• Заметка «Дашборд проекта» с внутренними ссылками на подзадачи
• Теги: #приоритет, #встреча, #отчёт
• Еженедельные отчёты как шаблоны
• Шорткаты на ключевые документы

Чеклист для фрилансера

• Блокнот «Клиенты» с заметками по каждому клиенту
• Теги: #счёт, #чек-лист, #статус
• Шаблон коммерческого предложения
• Напоминания по срокам сдачи работ

18. Переезд данных и миграция

Если вы решаете перейти в Evernote с другого приложения (OneNote, Notion, Google Keep), рассмотрите следующие шаги:

1. Оцените объём и формат данных: количество заметок, вложений, теги
2. Экспортируйте из старого приложения в максимально совместимом формате (HTML, ENEX для Evernote, Markdown)
3. Для OneNote: используйте экспорт в HTML и затем импортируйте в Evernote через импорт из файлов либо сторонние инструменты
4. Для Notion: экспорт в Markdown + вложения; затем скрипты или ручная загрузка в Evernote
5. Проверьте корректность OCR и метаданных после миграции
6. Синхронизируйте и выполните spot-check (выборку ключевых заметок) для контроля качества

Совет: мигрируйте по частям — например, по проектам или по времени — чтобы иметь возможность откатиться.

19. Безопасность и приватность

Evernote хранит данные в облаке; важно понимать риски и настраивать безопасность:

• Используйте надёжный пароль и включите двухфакторную аутентификацию (2FA)
• Для чувствительных данных держите их в локальном блокноте или шифруйте содержимое перед сохранением
• Настройте права доступа при шаринге и регулярно ревьюируйте приглашённых пользователей
• Для бизнеса рассмотрите тариф с централизованным управлением прав и аудитом

Примечание о GDPR: если вы работаете с персональными данными резидентов ЕС, уточняйте у юридического отдела и в документации Evernote, какие меры соответствия и соглашения о обработке данных предусмотрены.

20. Что делать при проблемах синхронизации

Инцидентный плейбук для синхрона:

1. Проверьте статус сервиса Evernote на status.evernote.com
2. На клиенте: принудительно выполните синхронизацию вручную
3. Перезапустите приложение и устройство
4. Убедитесь, что у вас достаточный объём хранения и не превышен лимит загрузок
5. Если проблема связана с конкретной заметкой, экспортируйте её локально и удалите из облака, затем импортируйте заново
6. Обратитесь в поддержку, приложив логи и скриншоты

21. Ментальные модели и эвристики для организации информации

Модели, которые помогают работать с Evernote:

• Inbox-to-Action: захват в «Входящие» и регулярная обработка
• One Source of Truth: храните конечную версию документа в одном заметочнике, а не разбросайте по папкам
• TAG + NOTEBOOK: блокнот для контекста (проект, место хранения), теги для состояния и свойств
• Capture-Process-Organize-Review: цепочка работы с информацией

Эвристики:

• 80/20: 20% заметок вы будете открывать 80% времени — делайте их доступными через шорткаты
• Минимизация папок: не создавайте слишком много блокнотов; теги дадут гибкость

22. Скорость внедрения: пошаговый план

1. Неделя 1 — Захват и базовая настройка

• Установить Evernote на устройства, создать базовые блокноты и 5 шаблонов
• Перенести текущие «входящие» задачи и заметки

2. Неделя 2 — Организация

• Ввести теги, оформить шорткаты, настроить напоминания

3. Неделя 3 — Интеграции

• Настроить Web Clipper, IFTTT/Zapier, подключить почту

4. Месяц 2 — Рутинная обработка

• Внедрить еженедельный обзор и очистку входящих

5. Месяц 3 — Расширение использования

• Использовать Evernote как проектную базу и шаблонную систему

23. Критерии приёмки

• Вся текущая оперативная информация переносится/дублируется в Evernote
• Базовая структура: блокноты + теги + шорткаты созданы
• Web Clipper интегрирован в браузер и используется минимум 3 раза в неделю
• Еженедельный обзор установлен как повторяющееся напоминание

24. Сравнение Evernote, OneNote и Notion (кратко)

• Evernote: сильный поиск, OCR, Web Clipper; удобен для захвата и поиска
• OneNote: свободная разметка страниц и хорошая интеграция с Office; удобнее для заметок в стиле «блокнот»
• Notion: мощная база данных и реляционные связи; лучше для построения базы знаний и трекинга проектных данных

Выбор зависит от приоритетов: захват + поиск (Evernote), свободная верстка и интеграция Office (OneNote), структурированные данные и база знаний (Notion).

25. Часто задаваемые вопросы

Q: Можно ли использовать Evernote для командной вики? A: Можно, но для сложной вики с ролевыми правами и историей версий может подойти Confluence или Notion.

Q: Как сделать резервную копию заметок? A: Экспортируйте важные блокноты в ENEX или HTML и храните копии локально.

Q: Что делать при ошибках OCR? A: Улучшайте качество сканов, используйте контраст и прямое освещение.

26. Быстрый справочник горячих клавиш и команд (шпаргалка)

• Создать заметку: Ctrl+N / Cmd+N
• Поиск по приложению: Cmd+Ctrl+E
• Копировать ссылку на заметку: Cmd+/
• Вставить ссылку: Ctrl+K / Cmd+K
• Начать маркированный список: Ctrl+Shift+B
• Начать нумерованный список: Ctrl+Shift+O

27. Когда Evernote терпит неудачу: типичные ограничения

• Нет глубокого таск-менеджмента для отдельных чекбоксов
• Сложно элегантно моделировать реляционные данные между заметками
• Ограничения по объёму загрузки в бесплатных тарифах
• Интерфейс и поведение могут отличаться между платформами

В этих случаях рассматривайте интеграцию с узкоспециализированными сервисами.

28. Примеры отказа и обходные решения

Контрпример: нужен список задач с подзадачами и дедлайнами для каждой подзадачи.

• Решение в Evernote: хранить родительскую заметку как «проект», подзадачи — как отдельные заметки с ссылками; синхронизировать с внешним таск-менеджером через TaskClone или Zapier

Контрпример: требуется сложная реляционная база знаний с фильтрами и связями.

• Решение: храните первичные данные в Notion и используйте Evernote как архив или репозиторий исходников.

29. Риски и смягчающие меры

• Потеря доступа к аккаунту: включите 2FA, используйте менеджер паролей
• Утечка данных при шаринге: проверяйте права и удаляйте публичные ссылки
• Превышение лимита загрузки: оптимизируйте изображения (сжатие) или обновитесь на платный план

30. Итоговое резюме

Evernote — гибкий инструмент для захвата, хранения и поиска информации. Он особенно хорош, если вам нужен мощный поиск (включая OCR), Web Clipper и простая система тегирования. Чтобы получить максимум пользы, настройте структуру блокнотов и тегов, используйте шаблоны и шорткаты, а также интегрируйте Evernote с остальными инструментами рабочего процесса.

Важно: начните с малого, автоматизируйте захват данных и внедрите еженедельный обзор — это ключ к устойчивой системе продуктивности.

Авторские права на изображение: VikiVector via Shutterstock

Первоначально статья написана Mark O’Neil 1 сентября 2012 года