ClickUp Docs — полное руководство по созданию и совместной работе с документами

Что такое ClickUp Docs?

ClickUp Docs (Docs 3.0) — это облачный текстовый редактор, интегрированный в рабочее пространство ClickUp. Он позволяет создавать, редактировать, форматировать и совместно использовать документы. Поддерживаются тексты, изображения, эмодзи, видео, таблицы и блоки разного типа: заголовки, маркеры, цитаты и блоки кода.

Коротко: Docs удобен для заметок на совещаниях, отчётов, предложений, SOP и хранения документации команды в едином месте.

Ключевые преимущества

• Полная интеграция с задачами и рабочим пространством ClickUp.
• Неограниченное полотно с возможностью добавления страниц и подпаг.
• Шаблоны, встраиваемый контент (Google Docs, видео, внешние ссылки).
• Совместная работа, комментарии, вложения и голосовые заметки.

Важно: прежде чем массово переносить документацию в Docs, протестируйте отображение сложных страниц и встраиваемого контента.

Быстрый план работы с этим руководством

1. Создать документ — два способа.
2. Настроить заголовок, обложку и иконку.
3. Делить документ на страницы и подпаги.
4. Использовать шаблоны и встраивать контент.
5. Настроить вид и метаданные страницы.
6. Связывать документ с задачами и другими документами.
7. Импорт/экспорт и совместная работа.

Начало работы с ClickUp Docs

Ниже — подробные шаги и практические советы, чтобы вы могли создать первый документ и сразу интегрировать его в рабочие процессы.

1. Создание нового документа

В ClickUp есть два основных способа создать документ:

• Как Представление внутри конкретного простанства, папки или списка: в верхней навигации нажмите “Представление” и выберите “Документ”, затем “Добавить”. Этот способ полезен, если документ логично привязан к конкретной области. Недостаток: удаление представления переместит документ в корзину.

• Из глобального раздела DOCS в боковой панели: разверните раздел DOCS и нажмите “Добавить новый”. Документ автоматически сохраняется в пространстве “Everything” (встроенном по умолчанию и не удаляемом), поэтому риск случайной утери ниже.

Совет: используйте второй метод для базовой документации и храните ссылку на нужные места через связи и представления.

2. Настройка документа: заголовок, иконка, обложка

Начните с названия документа — это главный навигационный маркер.

Чтобы сделать документ легче узнаваемым, добавьте иконку и обложку: наведите курсор на область заголовка и используйте “Добавить иконку” и “Добавить обложку”. Обложка помогает понять контекст документа с первого взгляда, особенно в длинных списках.

Используйте “Развернуть” для полноэкранного просмотра при редактировании больших страниц.

3. Страницы и подпаги: структура документа

Документы ClickUp имеют виртуально неограниченную область и позволяют делить контент на страницы и подпаги — удобно для руководств и баз знаний.

• Нажмите “Добавить страницу”, чтобы создать отдельный раздел внутри документа.

• Чтобы создать подпагу, наведите на нужную страницу и кликните на синий “+”.

• Меню «…» рядом с названием страницы позволяет переименовать, дублировать или удалить страницу.

Совет по структуре: для длинных руководств используйте одностраничную структуру с содержанием в начале или разбивайте по логическим разделам: “Введение”, “Процедуры”, “Чек-листы”, “История правок”.

4. Шаблоны: экономьте время

Чтобы не набирать типовой контент с нуля, используйте библиотеку шаблонов. Откройте меню через команду “/template” или нажмите кнопку «волшебная палочка».

Шаблоны покрывают категории от HR и рекрутинга до инженерии и продукта. Каждый шаблон можно адаптировать под ваши процессы.

Рекомендация: создайте корпоративную библиотеку шаблонов с единым стилем и структурой заголовков, чтобы поддерживать консистентность в документации.

5. Добавление контента и блоков

Вы можете печатать с нуля или использовать контекстные инструменты форматирования для выделенного текста — комментарии, создание задач из текста, изменение стилей.

Команда “/“ откроет меню вставки, где доступны списки, таблицы, колонки, разделители, кнопки и оглавление.

Вы также можете вставлять списки задач из рабочего пространства, Google Docs, видео с YouTube и другие внешние ресурсы.

Практический приём: используйте блоки “Колонки” и “Таблицы” для легко читаемых чек-листов и сравнения вариантов.

6. Внешний вид страницы и метаданные

Откройте боковую панель страницы через стрелку влево, чтобы настроить шрифт, межстрочный интервал, ширину страницы и заголовочные элементы.

Раздел “Основное” и “Дополнительно” позволяют выбрать шрифт, размер, высоту строки и отступы.

В настройках заголовка можно включить или выключить элементы: обложку, название с иконкой, владельца и дату обновления.

Статистика страницы показывает количество слов, символов и предполагаемое время чтения. Переключитесь на “Документ”, чтобы посмотреть статистику по всему документу.

7. Связи с задачами и документами

Вкладка “Связи и ссылки” позволяет:

• Добавлять ссылки на страницы и задачи в рабочем пространстве — появляется обратная ссылка.
• Просматривать, где документ упоминается в рабочем пространстве.
• Собирать все внешние ссылки, использованные в документе.

Практическое применение: создайте в каждой важной задаче ссылку на раздел документа с инструкцией — так исполнители всегда увидят релевантную документацию.

8. Импорт и экспорт

Через вкладку “Импорт/Экспорт” можно импортировать HTML и экспортировать одну страницу или весь документ в PDF или HTML.

Важно: при импорте сложных HTML-страниц структуру и стили может потребоваться вручную подправить.

9. Совместная работа

Кнопка “Поделиться” открывает доступ к документу для отдельных участников рабочего пространства или по публичной ссылке для внешних контрибуторов.

Функции совместной работы:

• Комментарии и упоминания (включая возможность обмена файлами, голосовыми заметками и записью экрана).
• Создание задач из текста — удобно для выхватывания действий прямо из документа.
• История правок и уведомления об изменениях.

Совет: используйте комментарии для обсуждения, а не основной текст документа, чтобы не терять версионность контента.

Дополнительные рекомендации и шаблоны рабочих процессов

Ниже — практические инструменты, которые помогут превратить ClickUp Docs в часть устойчивого процесса документирования.

Когда ClickUp Docs не подходит

• Если документ требует очень сложной верстки (например, печатные брошюры со сложными стилями), лучше использовать профессиональные инструменты верстки и экспортировать PDF.
• Если нужно массово импортировать сотни документов с сохранением всех внутренних ссылок и зависимостей из другой платформы — подготовьте миграционный план и тестовую партию.

Альтернативы и сочетания

• Для простых заметок подойдёт встроенный блок задач ClickUp или интеграция с Google Docs.
• Для технической документации с поддержкой версионности и CI-пайплайнов может подойти Markdown-репозиторий (Git) + статический сайт (например, Docusaurus).
• Для контрактов и юридически значимых документов используйте специализированные решения и храните оригиналы в безопасном хранилище.

Ментальные модели при работе с документами

• “Слой контента”: Разделите документ на материал для чтения, для выполнения и для справки.
• “Зрелость документа”: Короткие черновики → структурированные руководства → утверждённые SOP.
• “Принцип одного владельца”: назначьте владельца документа, ответственного за актуальность.

Роли и чек-листы

Чек-листы помогут каждой роли быстро выполнять стандартные операции с документом.

• Менеджер проекта

  • Назначить владельца документа.
  • Убедиться, что структура отражает этапы проекта.
  • Добавить ссылки на ключевые задачи.

• Технический писатель

  • Прописать формат заголовков и шаблонов.
  • Добавить примеры использования и сценарии.
  • Включить проверки на простоту и полноту информации.

• Разработчик

  • Вставить ссылки на репозитории и схемы архитектуры.
  • Создать список открытых задач для доработок.

• HR / Рекрутёр

  • Использовать шаблоны вакансий и чек-листы интервью.
  • Сохранить шаблоны в центральной библиотеке.

SOP: быстрый рабочий процесс для создания утверждённого руководства

1. Создать документ в разделе DOCS и задать владельца.
2. Выбрать шаблон “Руководство” и заполнить разделы: Обзор, Процедуры, Ответственность, Контакты.
3. Добавить внутренние ссылки на задачи и внешние ссылки на схемы.
4. Провести обзор с заинтересованными лицами (2–3 рецензента).
5. Собрать комментарии, внести правки, отметить задачи по доработке.
6. Утвердить документ и пометить статус “Утверждён” в метаданных (или в названии).
7. Назначить периодическую проверку (например, каждые 6–12 месяцев).

Критерии приёмки

• Документ имеет заголовок, владельца и дату последнего обновления.
• Указаны ключевые шаги и контактные лица.
• Все внешние ссылки рабочие, а задачи связаны корректно.

Риск-матрица и меры смягчения

• Риск: потеря доступа из-за удаления представления. Мера: хранить важные документы в “Everything” или создавать бэкап-страницы.
• Риск: устаревшая информация. Мера: назначать периодические проверки и владельца.
• Риск: несанкционированный доступ. Мера: управлять правами доступа и использовать защиту рабочего пространства.

Безопасность и конфиденциальность

ClickUp Docs хранится в инфраструктуре ClickUp и наследует уровни доступа рабочего пространства. Рекомендации:

• Ограничьте доступ к чувствительным документам по ролям.
• Если в документе содержатся персональные данные, проверьте соответствие внутренним правилам обработки данных и местным требованиям (например, GDPR для персональных данных резидентов ЕС).
• Избегайте публикации секретных ключей, паролей и конфиденциальной финансовой информации внутри обычных документов — используйте защищённые хранилища.

Примечание по GDPR: при наличии персональных данных обеспечьте правовую основу обработки и, при необходимости, включите сведения о сроках хранения и удалении данных.

Миграция и совместимость

• Тестируйте импорт на небольшой выборке документов.
• Проверьте отображение таблиц, вложений и внутренних ссылок после импорта.
• Экспортируйте важные документы в PDF/HTML как резервную копию.
• Если вы идёте с другой платформы (например, Confluence или Google Docs), составьте карту соответствия разделов и шаблонов.

Шаблон: базовый шаблон руководства (копируйте в ClickUp Docs)

• Заголовок
• Краткое описание
• Владелец документа
• Дата последнего обновления
• Оглавление (генерируемое)
• Обзор
• Процедуры / Шаги
• Чек-листы
• Ссылки и ресурсы
• История изменений

Контроль качества и тесты приёмки

• Тест: перейти по всем ссылкам на документе — все рабочие.
• Тест: конвертация в PDF — структура сохраняется.
• Тест: назначение задачи из текста — создана и связана.
• Критерии приёмки: документ читаем, структурирован, ссылки рабочие, владелец назначен.

Короткий словарь терминов

• Страница — логический раздел внутри документа.
• Подпаг — дочерняя страница в иерархии.
• Шаблон — предзаполненная структура документа.
• Связь — ссылка между документом и задачей/другим документом.

Примеры использования в разных командах

• Продукт: спецификации фич, PRD, релизные заметки.
• Инженерия: архитектурные обзоры, гайдинг по деплою.
• HR: вакансии, планы адаптации, шаблоны интервью.
• Маркетинг: брифы, контент-планы, гайды по бренду.

Совет: внедряйте единые шаблоны для каждой команды и контролируйте наличие владельца и даты проверки.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: хранение рабочих инструкций в личных папках. Исправление: делайте общие документы видимыми для команды.
• Ошибка: отсутствие связей с задачами. Исправление: связывайте документ с релевантными задачами для автоматической навигации.
• Ошибка: использование документа как хранилища секретов. Исправление: для конфиденциальных данных используйте безопасные хранилища и права доступа.

Важно: протестируйте совместную работу перед масштабным переносом всей документации.

Короткое резюме

• ClickUp Docs удобен для централизованной документации и интеграции с задачами.
• Используйте шаблоны и структуру страниц для поддержания порядка.
• Назначайте владельцев и проводите периодические проверки.
• Управляйте правами доступа и избегайте хранения чувствительных данных в обычных документах.

Если вы готовы, откройте ClickUp в новой вкладке и создайте первый документ по предложенному шаблону — это лучший способ закрепить навыки.