Полный гид по трекингу времени в Asana

Ведение точного учёта времени помогает понять реальные затраты, улучшить планирование и сократить простой. Ниже — практическое руководство по пяти ключевым возможностям Asana, дополненное рекомендациями, шаблонами и проверкой валидности процесса.

Что вы получите в этой статье

• Пошаговые инструкции для включения и использования функций тайм‑трекера в Asana.
• Быстрые чеклисты для менеджера, участника команды и руководителя.
• Шаблон CSV и сниппеты для импорта/экспорта.
• Сравнение встроенного трекинга Asana и сторонних инструментов.

1. Суммарное время по подзадачам (Subtask Rollups)

Функция Subtask Rollup показывает суммарную оценку времени и фактическое потребление для всех подзадач родительской задачи. Это помогает выявлять простои и перераспределять усилия.

Как включить суммирование времени:

1. Откройте нужный проект в Asana.
2. Нажмите в правом верхнем углу на Customize (Настроить).
3. В списке полей выберите и включите поле Time Remaining (Оставшееся время).

Важно: сумма появится только тогда, когда у подзадач заполнены значения времени. Если поля пусты — вы увидите незаполненные значения, а не ноль.

Критерии приёмки

• Для группы задач отображается общая оценка и суммарное фактическое время.
• Подзадачи без значений отмечаются как «без оценки».

Когда это не работает

• Если вы используете сторонние поля времени с другим форматом (например, текст вместо чисел), агрегирование не сработает.

2. Импорт и экспорт данных трекинга времени (CSV)

Экспорт/импорт CSV полезен при переходе между инструментами, резервном копировании или аналитике вне Asana.

Как импортировать CSV в Asana:

1. Подготовьте CSV-файл с нужными колонками (пример шаблона ниже).
2. Перейдите на страницу Home (Главная) в Asana и нажмите плюс (+) > Project (Проект).
3. Выберите Import Spreadsheet (Импорт таблицы).
4. Загрузите CSV или перетащите файл в окно импорта и сопоставьте колонки.
5. При необходимости импортируйте в существующий проект через выпадающее меню проекта.

Как экспортировать CSV из Asana:

1. Откройте проект, который хотите экспортировать.
2. Нажмите на стрелку‑выпадающее меню между названием проекта и иконкой «Добавить в избранное».
3. Выберите Export > CSV (Экспорт > CSV) и сохраните файл.

Шаблон CSV — рекомендованные колонки

• project_name
• task_name
• task_id (если есть)
• assignee
• start_date (ГГГГ‑ММ‑ДД)
• due_date (ГГГГ‑ММ‑ДД)
• estimated_hours
• actual_hours
• time_entry_by
• notes

CSV сниппет (пример строки):

project_name,task_name,assignee,start_date,due_date,estimated_hours,actual_hours,time_entry_by,notes “Маркетинг Q4”,”Написать лендинг”,”ivan@example.com”,”2025-11-01”,”2025-11-05”,8,3.5,”maria@example.com”,”Черновик”

Советы при миграции

• Убедитесь, что даты в CSV используют ISO‑формат (ГГГГ‑ММ‑ДД).
• Сопоставьте поля времени с числовыми типами во время импорта.
• При массовом импорте сначала протестируйте на небольшом проекте.

3. Отображение подзадач в представлении Timeline

Timeline удобно использовать, когда у задачи множество подзадач, и вы хотите видеть их взаимозависимости и загрузку по времени.

Как показать подзадачи на Timeline:

1. В меню слева выберите проект в разделе My Workspace (Моё рабочее пространство).
2. На верхней панели нажмите Timeline (Лента времени).
3. В списке задач нажмите стрелку слева от задачи, чтобы развернуть её подзадачи и отобразить их на таймлайне.

Замечание: Стрелка появляется только у задач, у которых есть подзадачи.

Когда использовать Timeline

• Для визуального планирования зависимостей.
• Для выявления перекрытий и конфликта сроков.

4. Отчёты по внесённому времени (Time Contributor Reports)

Эти отчёты показывают, кто и сколько времени фактически записал в задачах проекта — полезно для оценки вклада членов команды.

Как создать отчёт по авторам записей времени:

1. Перейдите в раздел Reporting (Отчёты) и откройте существующую панель или создайте новую.
2. Нажмите + Add chart (Добавить диаграмму) и выберите тип графика.
3. В секции Y‑axis (Ось Y) выберите Time entry > Actual time (Временная запись > Фактическое время).
4. В секции X‑axis (Ось X) установите Time added by (Время добавлено кем).

Практические советы для отчётов

• Используйте фильтры по датам, проектам и тегам.
• Сверяйте отчёты с часовыми ставками для расчёта затрат на задачу (если требуется).

5. Шаблоны проектов с поддержкой учёта времени

Вы можете сохранить проект как шаблон, чтобы стандартизировать поля времени и процессы для повторного использования.

Как сохранить проект как шаблон:

1. Откройте проект и нажмите стрелку справа от названия проекта на верхней панели.
2. Выберите Save as template (Сохранить как шаблон).
3. Присвойте имя шаблону, задайте параметры доступа в разделе Privacy (Приватность) и нажмите Create Template (Создать шаблон).

Что включить в шаблон для трекинга времени

• Поля: estimated_hours, actual_hours, time_entry_by.
• Структуру подзадач и ответственных.
• Шаблонные теги (например, billable/non‑billable).

Практический мини‑метод: как внедрить трекинг времени в команду (4 шага)

1. Настройте шаблон проекта с обязательными полями времени.
2. Обучите команду: короткий воркшоп 30–60 минут — как вносить записи и зачем это нужно.
3. Контролируйте первые 2–4 спринта, корректируйте поля и процесс.
4. Внедрите еженедельный отчёт и ретроспективу по точности оценок.

Мини‑руководство по роли

• Менеджер проекта: проверяет заполнение полей, корректирует оценки и управляет шаблоном.
• Исполнитель: ежедневно вносит фактическое время в задачу или трекер.
• Руководитель: использует отчёты для планирования ресурсов и бюджета.

Чеклист для внедрения (роль‑ориентированный)

• Для менеджера: настроить шаблон, включить поля, провести обучение.
• Для участника: понять формат CSV, вносить записи ежедневно, помечать биллинг.
• Для руководства: просматривать отчёты, корректировать приоритеты.

Сравнение: встроенный трекинг Asana vs сторонние трекеры

| Быстрая настройка | + | ± (зависит от интеграции) | Гибкость отчётов | Средняя | Высокая | Отдельные таймеры на устройстве | Нет | Да | Биллинг и инвойсы | Ограниченно | Да | Сложность миграции | Низкая | Средняя

Когда выбирать сторонний инструмент

• Нужны отдельные таймеры для каждого сотрудника и мобильные приложения с офлайн‑режимом.
• Необходим расчёт по ставкам и выставление счетов прямо из трекера.

Примеры ошибок и как их избежать

• Пустые поля времени: делайте поля обязательными в шаблоне или проверяйте перед закрытием спринта.
• Неправильный формат дат/часов в CSV: стандартизируйте формат в шаблоне и давайте пример строки.
• Дублирование записей: согласуйте один источник правды (Asana или внешний трекер) и настройте интеграцию.

Краткая терминология

• Подзадача — задача, вложенная в другую задачу.
• Estimated hours — ожидаемое время на выполнение.
• Actual hours — фактически потраченное время.
• Time entry — запись времени (кто и когда добавил).

Контроль рисков и рекомендации по безопасности

• Ограничьте доступ к шаблонам с конфиденциальными данными (Privacy).
• При экспорте CSV очищайте личные данные, если файл передаётся сторонним сервисам.
• Настройте аудит изменений для критичных проектов.

Итог и следующие шаги

Подводя итог: Asana предоставляет набор инструментов для учёта времени, который покрывает большинство задач командного планирования. Для сложных сценариев рекомендуются интеграции со специализированными трекерами. Начните с шаблона и простых отчётов, затем расширяйте процесс по мере необходимости.

Рекомендуемое действие на сегодня:

1. Настройте шаблон проекта с полями estimated_hours и actual_hours.
2. Проведите 30‑минутный инструктаж для команды.
3. Проведите первый экспорт CSV для резервной копии.

Краткое напоминание: даже простой, но дисциплинированный учёт времени даёт лучший контроль над проектами, помогает точнее планировать ресурсы и снижать издержки на переработки.