Как отслеживать рабочие часы фриланса в Timely

Важно: Memory AI собирает активность приложений и метаданные для составления временных записей. Перед развертыванием ознакомьтесь с политикой приватности и настройками видимости Timeline в рабочей области.

Что такое Timely и зачем он фрилансеру

Timely — это облачное приложение для учёта рабочего времени, которое сочетает автоматическое трекингование через Memory AI и ручные правки в таймшите. Коротко:

• Memory AI — фоновой агент, который собирает события приложений, встречи и активность, затем группирует их в лог-записи.
• Timeline — единый журнал, где собираются автозаписи и импортированные события.
• Таймшиты и инвойсы — для выставления счета клиентам и аналитики продуктивности.

Определение в одну строку: Memory AI — фоновый модуль Timely, который автоматически фиксирует рабочую активность и предлагает её как черновики временных записей.

Почему Timely подходит фрилансеру

• Экономит время: автоматический захват задач сокращает ручную работу по заполнению таймшита.
• Подходит для прерывистого режима работы: Timely объединяет разрозненные сессии в связные записи проекта.
• Интеграции: импорт данных из Asana, Jira, Zoom, Office 365 и других — полезно при работе с командами.

Важно: если вы часто работаете на чужом оборудовании или не хотите, чтобы активность приложений записывалась — настройте политику видимости Timeline и исключения в Memory AI.

Быстрый план внедрения (микро-методика)

1. Зарегистрируйтесь и создайте рабочую область.
2. Установите Memory AI на рабочем устройстве и проверьте, что агент запущен.
3. Импортируйте проекты из сторонних служб или создайте проекты вручную.
4. Просмотрите первые авто-записи в Timeline и пометьте, какие поля нужны для инвойсов (проекты, теги, ставка).
5. Заведите рутинный чек-лист еженедельной валидации часов и выставления счета.

Шаг за шагом: регистрация и начальная настройка

1. Перейдите на главную страницу Timely.

2. Нажмите кнопку “Start 14-day free trial” в правом верхнем углу.

3. На экране регистрации укажите Google/Apple‑аккаунт или заполните поля: рабочий email, полное имя и пароль, затем начните пробный период.

4. Заполните данные рабочей области — название компании, штат проекта и базовую структуру команды — и нажмите “Next”.

5. На этапе “Set up your workspace” можно импортировать проекты из Toggl или Harvest. Если импорта нет — создайте проект вручную: укажите имя клиента и проекта.

6. После завершения настройки вы увидите панель управления рабочей области.

7. Скачайте Memory AI, кликнув по ссылке в синей ленте около индикатора “0h - $0”.

8. Установите Memory AI и запустите приложение на компьютере.

9. Разрешите автоматический вход в приложении. После входа появится экран подтверждения установки.

10. Приложение будет работать в фоне: в Windows оно скрывается в меню “Показать скрытые значки” в области уведомлений.

Совет: сразу проверьте, какие сайты и приложения Memory AI фиксирует, и добавьте доверенные или приватные исключения.

Создание точной рабочей записи для инвойса

Timely агрегирует биллабельные часы в Timeline, чтобы вам не приходилось вручную собирать данные из множества источников.

Как работать с автозаписями:

1. Откройте рабочую область и кликните иконку “Hours” в левом меню.

2. В таймшите вы увидите две зоны: слева — автозаписи от Memory AI, справа — представление дня в виде списка или Timeline.

3. На Timeline включите меню интеграций и импортируйте события из Asana, Jira, Zoom, Office 365, Gmail и других сервисов.

4. Timeline разбит поминутно и визуально показывает активность по часовым спринтам. Наведите курсор на элемент, чтобы увидеть приложение, продолжительность и связанные проекты.

5. Если элемент не должен попадать в таймшит — нажмите значок “Удалить” в его правом верхнем углу.

6. Нажмите любой элемент слева, чтобы открыть панель редактирования. Доступные поля: заголовок задачи, проект, теги, логированное время.

7. Под временем доступны опции: “From & To” (с какого по какое время), “Copy” (копировать запись), “Timer” (запустить таймер), “Plan” (запланировать время), “Move” (переместить запись), “History” (журнал изменений).

8. Правьте автозаписи до тех пор, пока они не помечены как оплаченные. После пометки billed запись обычно блокируется от изменений.

Важно: пометки проекта и тега — ключ к корректному инвойсу. Убедитесь, что каждая оплачиваемая запись связана с правильным проектом и ставкой.

Ручные записи времени: когда и как использовать

Timely поддерживает несколько способов ручного ввода времени: через редактор часовой записи, через таймер и через выбор “From & To”.

Инструкция по ручной записи:

1. Откройте вкладку “Hours” в рабочей области.

2. Нажмите “+” или кнопку “New Entry” для запуска Hour Editor.

3. В Hour Editor опишите задачу, выберите проект и введите продолжительность в поле “Logged time”, затем нажмите “Submit”.

4. Альтернативы ввода: используйте “From & To” для указания точного интервала, опцию “Timer” для запуска обратного/пошагового отсчёта, либо “Plan” для добавления планируемого времени.

5. Такие же действия можно выполнять во вкладках “Week” и “Month”.

Рекомендация: заведите правило — правьте автозаписи в течение 48 часов, чтобы детали помнились точнее.

Навигация по таймшитам для точного учёта

Timely предлагает три основных представления таймшита: день, неделя, месяц.

Day View

Дневной режим показывает все запланированные и логированные записи за текущий день. Для смены даты нажмите иконку календаря справа от “Day”. Автозаписи Memory AI тоже отображаются здесь.

Чтобы превратить автозапись в таймшит: выберите задачу на Timeline, укажите проект и теги, проверьте время и сохраните запись.

Week View

Недельный режим даёт обзор всех часов за неделю — полезно для проверки баланса рабочей нагрузки и перераспределения времени. Вы можете перетаскивать записи внутри недели.

Month View

Месячный режим подходит для анализа трендов: сколько часов в месяц, сравнение часов с заработанными суммами и выявление узких мест в планировании.

Совет: используйте месячный обзор на первой неделе месяца, чтобы подготовить сводный инвойс и отчёт клиенту.

Генерация инвойсов и интеграция с QuickBooks

В Timely можно готовить инвойсы, но для отправки и учёта платежей требуется QuickBooks Online. При наличии связки Timely ↔ QuickBooks оплаченные счета синхронизируются автоматически.

Как создать инвойс:

1. Нажмите иконку “Invoices” в левом меню.

2. Нажмите зелёную кнопку “New invoice” в правом верхнем углу.

3. В выпадающем списке выберите проект через “Any project”.

4. Установите диапазон дат через поля “Starting” и “Ending”.

5. Выберите формат строк инвойса: по людям (People), по тегам (Tags) или по командам (Teams).

6. Нажмите “Create” для генерации предварительного просмотра.

7. Просмотрите превью инвойса и при необходимости сделайте правки перед отправкой.

Если QuickBooks отсутствует: экспортируйте или сделайте скриншот инвойса и отправьте клиенту вручную вместе с банковскими реквизитами.

Шаблон-инструкция для ручной отправки инвойса (короткий чек-лист):

• Проверьте, что все оплачиваемые записи привязаны к проекту и имеют ставки.
• Выберите корректный диапазон дат и строку (People/Tags/Teams).
• Экспортируйте PDF или сделайте скриншот превью инвойса.
• Отправьте с коротким сопроводительным письмом и указанием сроков оплаты.

Рекомендации по проверке и валидации часов перед выставлением счета

Чек-лист перед выставлением инвойса:

• Все записи в диапазоне дат проверены и помечены корректными проектами.
• Неподходящие автозаписи удалены или отредактированы.
• Теги и ставки применены ко всем биллабельным записям.
• Нет дублирующих записей (особенно при импорте из интеграций).
• Сверено с календарём встреч (Zoom, Office 365).

Критерии приёмки

• Счёт соответствует согласованным ставкам и объёму работ.
• Все записи, включённые в счёт, помечены как billable (если такое поле применяется).
• Согласование с заказчиком по возникшим спорным позициям завершено до отправки счёта.

Когда Timely может не подойти

Контрпримеры и ограничения:

• Вы работаете в полностью офлайн-среде без постоянного доступа к облаку — Timely теряет часть преимуществ синхронизации.
• Требуется абсолютная приватность: если нельзя позволить агенту фиксировать активность приложений, то автоматический сбор данных неудобен.
• Вы используете узкоспециализированный биллинг по задачам с нестандартной логикой (например, ценообразование по результату), где нужен ручной учёт выполняемой работы.

Альтернативные подходы

• Полностью ручные таймшиты в Google Sheets или Excel с шаблоном инвойса.
• Простые таймеры (Toggle, Pomodoro) для задач с фиксированным временем.
• Комбинация — автоматический сбор + экспорт в простую таблицу для дополнительной бизнес-логики.

Риски и меры снижения

Риски:

• Ошибочные автозаписи, попадающие в биллабельное время.
• Дублирование при синхронизации с внешними системами.
• Нарушения приватности при некорректных настройках видимости.

Меры:

• Политика “review first” — правьте и утверждайте записи перед включением в счёт.
• Настройте исключения для приватных приложений/файлов.
• Периодический аудит импортов из интеграций.

Чек-листы по ролям

Чек-лист для фрилансера

• Включить Memory AI и проверить первые 24 часа автозаписей.
• Связать записи с проектами и ставками.
• Еженедельно проверять Week view и исправлять ошибки.
• Генерировать инвойс в конце месяца и сохранять копию PDF.

Чек-лист для менеджера команды

• Настроить рабочие области и права доступа.
• Проверять консистентность тегов и прайс-листов.
• Проводить ежемесячный аудит оплаченных/неоплаченных инвойсов.
• Настроить интеграцию с QuickBooks при необходимости.

Шаблон простого инвойса (поля)

• Клиент: [имя клиента]
• Проект: [название проекта]
• Дата начала — Дата окончания: [DD.MM.YYYY — DD.MM.YYYY]
• Строки:
  • Дата
  • Описание задачи
  • Часы
  • Ставка (за час)
  • Сумма
• Итого к оплате
• Реквизиты для оплаты

Используйте этот шаблон как контрольный список при просмотре превью инвойса в Timely.

Мини-методология для надёжного биллинга (5 шагов)

1. Сбор: включите Memory AI и интеграции, собирающие данные автоматически.
2. Классификация: ежедневно помечайте записи проектами/тегами.
3. Валидация: еженедельно сверяйте Week view и удаляйте шум.
4. Консолидация: за период сформируйте инвойс (Month view).
5. Отправка: экспортируйте или отправьте через QuickBooks, затем отметьте инвойс как оплаченный при поступлении платежа.

Советы по повышению продуктивности с Timely

• Используйте теги для различения встреч, разработки, административной работы и обучения.
• Планируйте «чистое время» в календаре и помечайте его как невключаемое в биллинг.
• Анализируйте месячную статистику, чтобы выявлять рутинные потери времени и автоматизировать их.

Совместимость и миграция

• Импорт: Timely поддерживает импорт из Toggl и Harvest; перед импортом проверьте соответствие полей (проекты, теги, ставки).
• Экспорт: выгружайте данные в CSV/PDF для бэкапа и дополнительной обработки.

Переходный план (микро-дорожная карта)

• День 0: регистрация и создание рабочей области.
• День 1–3: установка Memory AI и первичная проверка автозаписей.
• Неделя 1: настройка проектов, тегов и прайс-листов.
• Месяц 1: полный первый инвойс и аудит соответствия часов договору.

Часто задаваемые вопросы

Q: Можно ли выставить счёт без QuickBooks?

A: Да. Timely позволяет сгенерировать превью инвойса и экспортировать его в PDF или сделать скриншот. Отправка и учёт платежей вручную или через другую бухгалтерскую систему остаются возможными.

Q: Как Memory AI влияет на приватность?

A: Memory AI фиксирует активность приложений, встречи и метаданные для формирования временных записей. Вы можете настроить исключения и видимость Timeline в настройках рабочей области.

Q: Работает ли Timely без интернета?

A: Memory AI собирает локальную активность, но полная синхронизация и функции облачной рабочей области потребуют подключения к интернету.

Краткое объявление для клиентов (100–200 слов)

Timely — это сервис для автоматического и ручного учёта рабочего времени, который помогает фрилансерам и небольшим командам экономить часы администрирования и повышать точность выставления счетов. Установив Memory AI, вы получаете сквозную историю рабочего времени: автозаписи, интеграции с календарями и проектными инструментами, а также удобную генерацию инвойсов. Для автоматической отправки и учёта платежей можно подключить QuickBooks Online; в противном случае инвойс экспортируется в PDF и отправляется вручную. Мы рекомендуем еженедельную валидацию автозаписей и единый шаблон инвойса, чтобы минимизировать спорные позиции и ускорить оплату.

Короткое резюме

Timely — удобный инструмент для фрилансера: автоматический сбор времени, ручная корректировка, отчёты и инвойсы. Настройте Memory AI, следите за Timeline и применяйте еженедельную валидацию перед выставлением счётов, чтобы обеспечить точный биллинг и сохранить продуктивность.

Ключевые действия: зарегистрироваться, установить Memory AI, связать проекты и ставки, настроить интеграции и соблюдать чек-лист валидации.

1-line glossary

• Memory AI — фоновой агент Timely для автоматического захвата активности и формирования временных записей.

Завершение

Если вам важна автоматизация учёта времени и вы готовы выделить 30–60 минут на первичную настройку, Timely может существенно сократить административную нагрузку и повысить точность инвойсов. Начните с пробного периода, проверьте автозаписи в течение недели и адаптируйте чек-листы под свои процессы.