Отключить сохранение отправленных писем в Outlook

Зачем отключать сохранение отправленных писем

Обычно сохранение отправленных сообщений полезно: это позволяет легко находить что вы отправляли и когда. Тем не менее, есть сценарии, когда стоит отключить эту функцию:

• Приватность: если вы не хотите, чтобы другие пользователи, имеющие доступ к вашему компьютеру или профилю Outlook, видели список отправленных сообщений.
• Экономия места: почтовые ящики с большими вложениями могут быстро расти; исключение копий в “Отправленные” освобождает локальное и/или серверное пространство.
• Политики безопасности: в отдельных случаях требуется минимизировать локальные следы отправленных сообщений.

Важно: отключение сохранения в Outlook не гарантирует, что копии не сохраняются на сервере (Exchange, Office 365, журналы почтового шлюза или резервные копии администратора). Проверяйте серверные политики у администратора.

Как не сохранять отдельное письмо

Если нужно, чтобы только конкретное письмо не сохранялось, сделайте следующее:

1. Откройте Outlook и начните составлять новое письмо.
2. В окне составления перейдите на вкладку Параметры (Options).
3. В секции Дополнительные параметры (More Options) нажмите Сохранить копию отправленного сообщения в (Save Sent Items To).
4. Выберите Не сохранять (Do Not Save).

Пояснение: этот метод удобен, когда отдельные письма содержат чувствительную информацию или большие вложения, которые вы не хотите хранить.

Как отключить сохранение всех отправленных писем

Если вы хотите, чтобы Outlook вообще не сохранял копии отправленных писем, доступны два основных подхода: через пользовательский интерфейс приложения и через реестр Windows.

Через приложение Outlook

1. Запустите Outlook на компьютере.
2. Нажмите Файл в верхнем левом углу и выберите Параметры.
3. В левой колонке выберите Почта.
4. Прокрутите правую панель до секции Сохранение сообщений.
5. Снимите галочку с пункта Сохранять копии сообщений в папке “Отправленные”.
6. Нажмите ОК.

После этого Outlook не будет сохранять копии исходящих сообщений в папке «Отправленные» на этом профиле и клиенте. Для повторного включения верните галочку.

Через реестр Windows

Этот способ пригодится, если нужно массово настроить поведение на нескольких компьютерах (через скрипты или групповые политики) или если опция в GUI недоступна.

1. Сначала запишите версию Outlook: Откройте Файл → Учетная запись Office → О программе Outlook и запишите номер версии (например, 16.0).
2. Откройте Редактор реестра: нажмите Windows + R, введите regedit и нажмите Enter.
3. Подтвердите контроль учетных записей, если появится запрос.
4. Перейдите по ветке, соответствующей вашей версии Outlook. Пример для Outlook 16:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

5. В правой части окна правой кнопкой мыши создайте Новый → DWORD (32‑бит).
6. Назовите значение SaveSent и нажмите Enter.
7. Дважды щёлкните по только что созданному SaveSent и установите Значение 0.
8. Закройте реестр и перезапустите Outlook.

Если потребуется включить сохранение — измените значение SaveSent на 1.

Важно: перед изменением реестра сделайте резервную копию ветки реестра. Некорректные правки реестра могут привести к сбоям.

Как сохранять отправленные письма в другой папке

Вместо полного отказа от хранения можно настроить правило, которое будет перемещать (или копировать) отправленные письма в выбранную папку — например, на другой почтовый ящик или в архивную папку.

Порядок действий:

1. Откройте Outlook и выберите Файл.
2. Нажмите Управление правилами и оповещениями.
3. Вкладка Правила для электронной почты → Создать правило → Применять правило к сообщениям, которые я отправляю.
4. На этапе условий нажмите Далее, не выбирая условий, чтобы правило применялось ко всем отправленным сообщениям.
5. Подтвердите диалог, нажав Да.
6. Выберите действие переместить копию в указанную папку (move a copy to the specified folder).
7. Нажмите ссылку указанная и укажите папку или создайте новую.
8. Дайте правилу имя и завершите мастер.

Такой подход полезен, если вы хотите хранить отправленные в отдельном репозитории, например в зашифрованном PST или на другом почтовом сервере.

Альтернативные подходы и приемы

• Архивация вместо полного отключения: настраивайте автоматическую архивацию отправленных сообщений в зашифрованный PST-файл или на отдельный сетевой ресурс.
• Очистка по расписанию: настройте правило или скрипт, который удаляет или переносит отправленные письма старше N дней.
• Использовать профили: заводите отдельный профиль Outlook без сохранения отправленных сообщений для чувствительной переписки.
• Отправка через веб-интерфейс в режиме приватного окна браузера для минимизации локальных следов.

Когда описанные методы не работают

• Серверная политика: Exchange/Office 365 может сохранять копии на сервере или выполнять журналирование; клиентская настройка не отменяет серверные правила.
• Общие почтовые ящики: поведение для shared mailboxes может отличаться и управляется на сервере.
• Мобильные клиенты и веб-интерфейс: настройки в десктопном Outlook не всегда синхронизируются с Outlook Mobile или Outlook on the web.
• IMAP/POP: некоторые типы учётных записей ведут себя по-разному; например, при использовании POP локальные настройки клиента критичны, а при IMAP сервер может сохранять копии.

Если вы продолжаете видеть сохранённые копии после настройки клиента — проверьте серверные политики, журналирование и правила на почтовом сервере.

Мини-методология тестирования и критерии приёмки

Мини‑методология (шаги для проверки результата):

1. Создайте тестовый профиль/учётную запись, чтобы не повлиять на рабочую почту.
2. Отключите сохранение через GUI или реестр.
3. Отправьте тестовое письмо с уникальным заголовком и без вложений.
4. Проверьте папку «Отправленные» в десктопном Outlook, в Outlook Web Access и на сервере (если есть доступ).
5. Повторите тест с вложением (например, 5–10 МБ) и с общим почтовым ящиком.

Критерии приёмки:

• Критерий 1: в десктопном Outlook тестовых отправлений нет в папке «Отправленные».
• Критерий 2: если цель — полная конфиденциальность, серверные копии отсутствуют или администратор подтвердил отсутствие журналирования.
• Критерий 3: при включении обратно (GUI или реестр) копии снова начинают сохраняться.

Чеклисты по ролям

Администратор:

• Проверить серверные политики Exchange и журналирование.
• Объяснить влияние реестрового изменения на бэкап и поддержку.
• Настроить групповые политики, если нужно массово изменить поведение.

Пользователь (Power user):

• Сделать резервную копию локальных PST/OST перед изменениями.
• Тестировать на тестовой учётной записи.
• Настроить правило для альтернативной папки, если необходимо хранить копии централизованно.

Сотрудник по безопасности/конфиденциальности:

• Оценить риск утечки при отключении локальных копий.
• Проверить соответствие требованиям GDPR/локального законодательства.

Контроль безопасности и приватность

• Отключение сохранения в клиенте уменьшает локальные следы, но не отменяет серверные журналы или резервные копии.
• Для GDPR/локальной регуляции убедитесь, что политика хранения сообщений соответствует юридическим требованиям вашей организации.
• Рекомендуется шифровать PST/архивы и ограничивать доступ к профилю.

Короткий глоссарий

• Outlook: почтовый клиент Microsoft.
• Sent Items/Отправленные: папка, где клиент обычно хранит копии исходящих сообщений.
• SaveSent: ключ реестра, управляющий сохранением копий.
• Exchange/Office 365: серверные платформы электронной почты от Microsoft.

Часто задаваемые вопросы

Сохраняется ли письмо на сервере, если я отключил сохранение в Outlook?

Нет, отключение в клиенте влияет только на поведение локального/клиентского хранилища. Серверные копии (архивы, журналирование) могут сохраняться независимо.

Можно ли отключить сохранение для всех пользователей в организации?

Да — администратор может развернуть соответствующие параметры через групповую политику или скрипты, изменяющие реестр для пользователей.

Безопасно ли менять реестр для этого параметра?

Изменение одного DWORD‑ключа безопасно при корректном выполнении, но всегда делайте резервную копию реестра перед правками.

Краткое резюме

• Отключение сохранения отправленных писем в Outlook возможно и просто: отдельные письма можно пометить как “Не сохранять”, а все отправления — отключить в настройках или через реестр.
• Проверьте серверные политики и общие почтовые ящики: клиентская настройка не отменяет серверное хранение.
• Используйте правила или архивацию, если нужно альтернативное хранение сообщений.

Важное: перед массовыми изменениями проконсультируйтесь с IT‑администратором и сделайте резервную копию важных данных.