Outlook — чтение и отправка писем в обычном тексте

Быстрые ссылки

• Чтение почты в обычном тексте
• Отправка всех писем в обычном тексте
• Отправка отдельного письма в обычном тексте

Зачем использовать plain text

Plain text — это формат без HTML, без встроенных изображений и без скрытых ссылок. Он прост и предсказуем. Коротко:

• Плюсы: повышенная безопасность, отсутствие скрытых отслеживающих пикселей, прозрачные URL, более быстрая загрузка писем.
• Минусы: потеря форматирования, невозможность вставки изображений, таблиц и интерактивных элементов; некоторые письма станут менее читаемыми.

Важно: plain text не защищает от вредоносных ссылок полностью — ссылки по-прежнему можно вставлять вручную, но их видно целиком.

Чтение почты в обычном тексте

Если вы хотите, чтобы все входящие письма открывались в обычном тексте, выполните следующие шаги.

1. Откройте меню Файл > Параметры > Центр управления безопасностью > Параметры центра управления безопасностью (File > Options > Trust Center > Trust Center Settings).

2. Выберите раздел «Безопасность электронной почты» (Email Security).

3. Включите опцию «Читать всю обычную почту в обычном тексте» (Read all standard mail in plain text).

4. Нажмите «OK», чтобы закрыть настройки, затем ещё раз «OK» для выхода из окна Параметры. После этого Outlook будет показывать все открываемые письма в plain text.

Примечание: это работает как для новых, так и для уже полученных сообщений — формат просмотра изменится только в клиенте, исходные сообщения останутся без изменений на сервере.

Отправка всех писем в обычном тексте

Чтобы заставить Outlook отправлять все создаваемые вами письма в plain text по умолчанию:

1. Откройте Файл > Параметры > Почта (File > Options > Mail).
2. В разделе «Создание сообщений» (Compose messages) найдите выпадающее меню «Создавать сообщения в этом формате» (Compose messages in this format).
3. Выберите «Обычный текст» (Plain Text).

4. Нажмите «OK». Теперь все новые письма будут отправляться в обычном тексте по умолчанию.

Важно: если в вашей стандартной подписи есть форматирование или ссылки, они будут утрачены при отправке в plain text. Рассмотрите отдельную простую подпись для plain text.

Отправка отдельного письма в обычном тексте

Если вы хотите сохранить HTML как формат по умолчанию, но написать одно письмо в plain text, сделайте так:

1. Создайте новое сообщение.
2. На вкладке «Формат текста» (Format Text) выберите «Обычный текст» (Plain Text).

Outlook предупредит, что HTML-подпись или форматирование будут удалены.

Нажмите «Продолжить» (Continue), чтобы применить plain text. Вернуть прежнюю HTML-подпись можно, но её придётся восстановить вручную — лучше заранее сохранить копию подписи.

Если же вы всегда отправляете в plain text, для одного письма можно переключиться обратно на HTML тем же способом: Формат текста > HTML.

Практические советы и шаблоны

• Шаблон подписи для plain text:

  Имя Фамилия Должность Компания +7 (XXX) XXX-XX-XX https://example.com

• Совет по ссылкам: вставляйте URL полностью. Вместо «подробнее» ставьте полный адрес: https://example.com/page

• Когда нужно сохранить формат (таблицы/отчёты): используйте PDF вложение вместо отправки в HTML.

Когда NOT использовать plain text

• Когда письмо содержит сложную вёрстку, таблицы или встроенные графики.
• Когда важна фирменная подпись с логотипом.
• Для маркетинговых рассылок, где нужна аналитика и визуальная подача.

Альтернативы и дополнительные подходы

• Отправка как PDF: сохраняет внешний вид и защищает от искажения форматирования.
• Встроенные проверки безопасности: комбинируйте просмотр в plain text с антивирусом и фильтрами спама.
• Политики организации: некоторые компании требуют plain text для внешней переписки — проверьте политику безопасности.

Чек‑лист для настройки (быстро)

• Выключить/включить Read all standard mail in plain text в Trust Center
• Установить Compose messages in this format = Plain Text (если нужно)
• Проверить подписи: создать отдельную простую подпись для plain text
• Тест: отправить себе письмо с форматированием и проверить результат

Роль‑ориентированный краткий список

• Сотрудник службы безопасности: включить чтение в plain text и обновить рекомендацию в SOP.
• Обычный пользователь: включить отправку в plain text только при сомнениях в безопасности.
• Маркетолог: не использовать plain text для массовых HTML-кампаний.

Быстрое решение на случай ошибки

Если вы случайно переключили письмо в plain text и потеряли подпись:

1. Закройте письмо без сохранения.
2. Создайте новое сообщение и вставьте заранее сохранённую подпись из файла.

Это быстрее, чем восстанавливать HTML-подпись вручную.

Наглядная шпаргалка (Mermaid)

flowchart LR
  A[Нужно ли форматирование?] -->|Да| B[Использовать HTML или отправить PDF]
  A -->|Нет| C[Использовать plain text]
  B --> D[Сохранить копию подписи HTML]
  C --> E[Проверить ссылки вручную]

Часто задаваемые вопросы

Что теряется при отправке в plain text?

Теряется форматирование, встроенные изображения, активные кнопки и HTML-подписи. Ссылки становятся видимыми как полный URL.

Как вернуть подпись после перехода на plain text?

Прямо вернуть нельзя — подпись в HTML удаляется. Восстановите подпись из сохранённого шаблона или создайте простую текстовую подпись.

Можно ли читать только внешние письма в plain text, а внутренние — в HTML?

Outlook не имеет встроенного правила «внешние/внутренние» для просмотра в plain text. Для снижения риска используйте общий просмотр в plain text или внешние плагины/скрипты, которые фильтруют по домену.

Краткое резюме:

• Plain text повышает безопасность и скорость, но убирает форматирование.
• Настройка возможна глобально (Параметры) или для отдельного письма (Формат текста).
• Подписи и сложное оформление лучше сохранять отдельно или отправлять как вложение PDF.

Важно: выбирайте формат исходя из задачи — безопасность или презентация содержимого.