Настройка правил почтового потока для внешних сообщений в Office 365

Краткое описание

Правила почтового потока действуют на сообщения, пока они находятся в транзите через инфраструктуру вашей организации. В отличие от правил папки «Входящие» в Outlook, эти правила применяются до доставки письма в почтовый ящик. Это даёт возможность реализовать политики безопасности, маркировки, перенаправления и карантина на уровне транспорта.

Важно: правило применяется к каждому сообщению, которое проходит через Exchange Online и соответствует условиям правила.

Что потребуется перед началом

• Учетная запись с ролью администратора Exchange или эквивалентными правами.
• Доступ в Exchange Admin Center (EAC).
• Понимание, какие сообщения вы хотите поймать (например, все внешние или только от конкретных доменов).

Пошаговая инструкция по настройке

1. Войдите в Exchange Admin Center под учётной записью администратора.

2. В левой навигации откройте раздел «Почтовый поток > Правила».

3. Нажмите «Создать новое правило…».

4. Выберите подход: создать из шаблона, скопировать существующее правило или создать полностью новое.

5. В диалоге «Новое правило» задайте имя правила — короткое и описательное (например, «Маркировка внешних писем»).

6. Настройте условие и действие:

• В «Применить это правило, если…» выберите условие. Для внешних сообщений обычно используйте «Отправитель находится за пределами организации» или «Отправитель — внешний».
• В «Выполнить следующие действия…» выберите действие: пометить заголовок, применить метку конфиденциальности, отправить копию администратору, заблокировать сообщение или переместить в карантин.
• При необходимости задайте уровень аудита в «Аудит этого правила: уровень серьезности».
• Установите режим применения правила: «Применять», «Тест с подсказками политики», «Тест без подсказок политики».

7. Если нужно больше условий, исключений или дополнительных действий — нажмите «Дополнительные параметры» в нижнем левом углу и добавьте нужные пункты.

8. Нажмите «Сохранить». Правило появится в списке и начнёт применяться в соответствии с режимом.

Примечание: изменение может распространяться до 30 минут или дольше в зависимости от текущей нагрузки и репликации.

Проверка и отладка

• В Exchange Online PowerShell выполните команду Get-TransportRule "Mark messages from the Internet to Sales DG" (замените имя на ваше), чтобы убедиться, что правило создано и отображается.
• Отправьте тестовое письмо извне и проверьте заголовки и поведение (появление метки, пометка в заголовке X-, доставка в карантин и т. д.).
• Просмотрите журнал сообщений (Message trace) для подтверждения прохождения и применённых действий.

Примеры правил для внешних писем

• Маркировать тему: добавлять префикс «[ВНЕШНЕЕ]» ко всем сообщениям извне.
• Блокировать вложения определённых типов от внешних отправителей.
• Пересылать копию входящих внешних писем в группу безопасности для мониторинга.
• Добавлять заголовок X-Originating-Source: External для последующего анализа.

Альтернативные подходы

• Тестирование на почтовых группах: вместо глобального применения сначала ограничьте правило одной тестовой DG (distribution group).
• Защита на уровне MX/Edge: часть фильтрации можно вынести на сторону провайдера безопасности почты (Secure Email Gateway). Это уменьшит нагрузку на Exchange.
• Правила на уровне клиента (Outlook) полезны для персональных сценариев, но не заменяют серверные правила по безопасности.

Когда правило не сработает (частые причины)

• Неправильно выбранное условие (например, «внешний» не покрывает доверенные шлюзы, которые передают сообщения с внутренними заголовками).
• Конфликт с более приоритетным правилом; порядок правил важен.
• Режим «Тест без подсказок» не будет вмешиваться видимо в поток.
• Репликация федерации или задержки в облачных службах — правило может ещё не применяться.

Рекомендации по структуре правил (ментальная модель)

• Сначала — отбросить: блокировка и карантин.
• Затем — пометить и уведомить: добавление заголовков и уведомление админов.
• В конце — мягкие меры: подсказки политики и тесты.

Рольные чек-листы перед включением правила

• Администратор безопасности: подтвердить требования политики и допустимые действия.
• Exchange-администратор: проверить приоритет правил и возможные конфликты.
• Пользователь/владелец сервиса: согласовать тестовую группу и период тестирования.

План тестирования и критерии приёмки

Критерии приёмки:

• Сообщения от внешних доменов получают ожидаемое действие (метка/блок/копия).
• Нет ложных срабатываний на внутренние сообщения.
• Задержка доставки не превышает допустимого порога (следите через Message trace).

Тесты:

• Отправка письма с внешнего аккаунта с вложением запрещённого типа — ожидать блокировки.
• Отправка письма от доверенного партнёра (в белом списке) — ожидать исключения.
• Массовая отправка (10–50 писем) для проверки производительности и побочных эффектов.

Технические советы и подводные камни

• Учитывайте последовательность правил: первое подходящее правило может прервать дальнейшую обработку.
• Всегда сначала тестируйте в «Тест с подсказками политики», чтобы увидеть влияние без блокировки.
• Логируйте изменения правил и храните описание цели в имени правила.
• Не используйте слишком общие условия (например, «все внешние» и «все вложения» одновременно) без дополнительных исключений — это может привести к большим ложноположительным срабатываниям.

Быстрый чек при проблемах

1. Проверьте, активно ли правило и в каком режиме.
2. Посмотрите приоритет (порядок) правил.
3. Выполните Message trace для проблемного письма.
4. Проверьте заголовки — добавлено ли ожидаемое X- или префикс.
5. Откатите правило в тестовый режим или временно отключите, чтобы подтвердить причину.

Короткий глоссарий

• Правило почтового потока: серверное правило, применяемое к сообщениям в транзите.
• Карантин: место, куда помещаются подозрительные сообщения для дальнейшего анализа.
• Message trace: журнал прохождения сообщений через Exchange Online.

Резюме

Правила почтового потока — мощный инструмент для автоматизации политики обработки сообщений в Office 365. Начинайте с небольшой тестовой группы, используйте режимы тестирования и постепенно расширяйте применение. Следите за приоритетом правил и проверяйте поведение через Message trace и PowerShell.

Если вам нужна помощь с конкретным сценарием — опишите цель и текущую конфигурацию в комментариях, и можно обсудить конкретную формулировку условия и действий.

Важно: изменения могут распространяться до 30 минут и более — учитывайте это при тестировании.