Настройка автоответа «Вне офиса» в Outlook для Windows и Mac

Быстрые ссылки

• Автоответ в Outlook на Windows
• Автоответ в Outlook на Mac

Автоответ «Вне офиса» (OOO — out of office) уведомляет отправителей, что вы временно недоступны. Это автоматическое сообщение можно настроить на конкретные даты и время, задать разные тексты для внутренних и внешних адресатов и включить опцию для отправки ответов внешним отправителям.

Автоответ в Outlook на Windows

Настройка автоответа в Outlook для Windows занимает несколько минут. Откройте Outlook и выберите вкладку “Файл”.

В разделе Сведения выберите учётную запись в верхнем выпадающем списке, если их несколько. Затем нажмите “Автоматические ответы”.

В появившемся окне отметьте опцию Отправлять автоматические ответы в верхней части.

Если хотите, чтобы ответы отправлялись автоматически только в заданный промежуток, отметьте Только в указанный период и укажите даты и время начала и окончания. Если не использовать период, автоматические ответы можно будет отключить вручную, сняв галочку вверху.

В поле снизу введите текст автоответа. Можно использовать форматирование: шрифт, размер, полужирный, курсив и цвет.

Когда закончите, нажмите “OK”.

Совет: проверьте, с какой учётной записью вы работаете — автоответ задаётся на уровне учётной записи.

Важно: «Автоматические ответы» доступны для учётных записей Exchange и Microsoft 365. Для обычных IMAP/POP‑аккаунтов используйте правило «Ответить с определённым шаблоном» (альтернативный способ описан ниже).

Автоответ в Outlook на Mac

В macOS интерфейс нового и классического Outlook немного отличается, но окно настройки автоответа единообразно. Откройте Outlook, выберите нужную учётную запись слева, если их несколько.

• В классической (legacy) версии перейдите на вкладку Инструменты и нажмите “Out of Office” в ленте.
• В новой версии выберите меню Инструменты > Автоматические ответы.

В появившемся окне включите автоматические ответы и введите сообщение для внутренних отправителей (сотрудников вашей организации).

Чтобы задать период, отметьте Отправлять ответы только в указанный период и установите дату и время начала и окончания. Если не использовать период, автоответы отключаются вручную.

Отдельно можно включить Отправлять ответы за пределами моей организации и выбрать: только для контактов или для всех внешних отправителей. Затем введите внешний текст.

Нажмите “OK” для сохранения.

Что делать, если в Outlook нет раздела Автоматические ответы

Если вы не видите опцию “Автоматические ответы”:

• Ваша учётная запись может быть IMAP/POP. В этом случае используйте правило с ответом-шаблоном: создайте шаблон письма и настройте правило на входящие, которое отправляет этот шаблон.
• Вы используете веб‑версию Outlook.com — там автоответы настраиваются в разделе Настройки > Параметры почты > Автоматические ответы.

Альтернативный подход — настроить пересылку при отсутствии ответа на почту коллеги, если требуется оперативная замена.

Шаблоны сообщений: готовые тексты для разных ролей

Ниже — короткие и понятные шаблоны, которые можно скопировать и отредактировать.

• Менеджер (внутренний):

  Здравствуйте, я в отпуске с {дата начала} по {дата окончания} включительно и не буду проверять почту. В экстренных случаях обращайтесь к (Имя Фамилия) — (email, телефон). Вернусь {дата возвращения}.

• Поддержка / Helpdesk (внешний):

  Спасибо за обращение. Наша команда работает по будням с 09:00 до 18:00. Я отсутствую с {дата начала} по {дата окончания}. Если запрос срочный, пожалуйста, напишите support@example.com.

• Продажи (внешний):

  Спасибо за ваш запрос. Я отсутствую до {дата окончания}. Для срочных коммерческих вопросов свяжитесь с (Имя) по sales@example.com.

• Контрагент / временный контакт:

  Я временно отсутствую. Ваше письмо получит ответ после {дата}. Для срочных вопросов — (контактное лицо и телефон).

Подсказка: указывайте минимально необходимую информацию — кто заменяет и как с ним связаться.

Чек‑лист перед включением автоответа

• Проверьте правильность выбранной учётной записи.
• Установите корректные дату и время начала/окончания.
• Напишите отдельный текст для внешних отправителей, если это нужно.
• Убедитесь, что в тексте нет конфиденциальных деталей (например, суммы или документы).
• Сохраните черновик шаблона на случай повторного использования.

Когда автоответ может навредить

• Не указывайте в автоответе подробный график отпуска или местоположение, если это повышает риск безопасности.
• Не раскрывайте чувствительную информацию о проектах или клиентах.
• Для VIP‑клиентов стоит настроить персонализированный ответ или перенаправление на коллегу.

Мини‑методология: как подготовить «Вне офиса» за 5 минут

1. Выберите учётную запись и включите Автоматические ответы.
2. Введите внутренний и внешний тексты.
3. Установите период действия (если требуется).
4. Добавьте контакт замещающего сотрудника.
5. Проверьте текст и сохраните.

Процесс принятия решений (диаграмма)

flowchart TD
  A{Есть ли у вас Exchange или Microsoft 365?} -->|Да| B[Использовать Автоматические ответы]
  A -->|Нет| C[Настроить правило с ответом‑шаблоном]
  B --> D{Нужны разные тексты для внешних?}
  D -->|Да| E[Установить внутренний и внешний тексты]
  D -->|Нет| F[Оставить один текст]
  C --> G[Создать шаблон > Правило на входящие > Прикрепить шаблон]

Роль‑ориентированные задачи перед уходом

• Менеджер: назначить заместителя, обновить календарь, уведомить ключевых клиентов.
• Сотрудник поддержки: передать открытую очередь, задокументировать приоритеты.
• Продажи: поставить напоминание о текущих сделках, передать контакты.

Частые вопросы

Как задать разные тексты для внутренних и внешних отправителей?

В окне Автоматические ответы есть поле для внутреннего сообщения и отдельная опция для внешних отправителей. На Mac дополнительно можно выбрать, отправлять ли ответы только контактам или всем внешним отправителям.

Поддерживается ли автоответ для IMAP/POP‑учётных записей?

Прямой поддержки нет. Используйте правило с ответом‑шаблоном или настройте автоответ на сервере вашей почты (если такой функционал есть).

Можно ли автоматически выключать автоответ после возврата?

Да — установите период действия (даты начала и окончания). Outlook сам отключит автоответ в конце периода.

Итоги

Автоответы в Outlook — простой способ уведомить отправителей о недоступности и указать замену. Для Exchange/Microsoft 365 используйте встроенный раздел Автоматические ответы. Для других учётных записей применяйте правило с шаблоном. Всегда проверьте текст на отсутствие лишней личной или конфиденциальной информации.

Краткий чек‑лист:

• Выбранная учётная запись
• Тексты для внутренней и внешней аудитории
• Период действия
• Контакт заместителя
• Сохранение шаблона для будущего использования

Дополнительные ресурсы

Если вы пользуетесь и другими почтовыми сервисами, посмотрите инструкции по автоответам в Gmail и Apple Mail.

Часто используемые фразы для копирования

• Внутренний: “Я в отпуске с {дд.мм.гггг} по {дд.мм.гггг}. В неотложных случаях — (Имя, email, телефон).”
• Внешний: “Благодарим за сообщение. Я отсутствую до {дд.мм.гггг}. Для срочных вопросов — support@example.com.”