Настройка расширенных свойств документа Word

Что такое расширенные свойства и зачем они нужны

Расширенные свойства — это метаданные файла (Title, Author, Company, Keywords и пр.). Они помогают организовать документы, ускоряют поиск и позволяют автоматически подставлять данные в шаблоны и заголовки. Теги — это ключевые слова для поиска и категоризации документа.

Важно: в примерах используется Word 2013. В более новых версиях путь и названия элементов интерфейса похожи, но могут незначительно отличаться.

Быстрая последовательность действий

1. Откройте файл в Word.
2. Нажмите вкладку «Файл».
3. Выберите «Сведения» в левой панели.
4. Нажмите «Свойства» → «Дополнительные свойства».
5. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сводка» и внесите изменения.
6. Сохраните документ.

Пошаговая инструкция с изображениями

1. Откройте вкладку «Файл».

2. Убедитесь, что активен экран «Сведения» (Info). Если нет — нажмите «Сведения» в списке слева.

3. Справа нажмите «Свойства» и в выпадающем меню выберите «Дополнительные свойства».

4. Откроется диалоговое окно с информацией о файле. Перейдите на вкладку «Сводка».

5. Заполните поля: «Заголовок», «Автор», «Компания», «Ключевые слова» и другие. Ключевые слова отображаются как теги и помогают при поиске.

6. Вернувшись на экран «Сведения», вы увидите обновлённые расширенные свойства. Ключевые слова будут показаны как теги.

7. Дополнительно можно показать «Панель сведений о документе» под лентой, чтобы редактировать свойства прямо над содержимым документа. Для этого в меню «Свойства» выберите «Показать панель документа».

8. Панель отобразится под лентой. В ней для каждого свойства доступно поле редактирования. Через кнопку «Свойства документа» на панели можно снова открыть диалог расширенных свойств.

9. Чтобы закрыть панель, нажмите кнопку «X» в правом верхнем углу панели.

Полезные сценарии использования

• Категоризация большого количества документов в компании. Используйте «Ключевые слова» для быстрого фильтра.
• Автоматическая подстановка метаданных в шаблоны и колонтитулы.
• Подготовка документов для совместной работы: указывайте «Автор» и «Компания».

Альтернативные подходы

• Если нужно массово изменить свойства многих файлов — используйте скрипты PowerShell или сторонние утилиты для пакетной правки метаданных (подходит для продвинутых пользователей).
• Для онлайн-редактирования используйте свойства через SharePoint или OneDrive: многие поля можно редактировать в веб-интерфейсе.

Когда это может не сработать

• Если документ защищён от изменений метаданных администратором или хранится в месте с ограниченными правами.
• Некоторые поля могут перезаписываться системными процессами при сохранении из других программ.

Чеклист для ролей

• Автор:
  • Заполните «Заголовок», «Ключевые слова», «Автор».
  • Убедитесь, что теги релевантны содержимому.
• Редактор:
  • Проверьте, нет ли лишних персональных данных в свойствах.
  • Скорректируйте «Компания» и «Категорию» при необходимости.
• Системный администратор:
  • Проверьте политики хранения и автоматического заполнения метаданных в корпоративных системах.

Краткая методика (быстрая SOP)

1. Откройте документ и перейдите в «Файл» → «Сведения».
2. Нажмите «Свойства» → «Дополнительные свойства».
3. Заполните вкладку «Сводка» и нажмите ОК.
4. При необходимости покажите панель документа для удобного редактирования.

Простая визуальная модель процесса

flowchart LR
  A[Открыть документ] --> B[Вкладка 'Файл']
  B --> C[Выбрать 'Сведения']
  C --> D[Нажать 'Свойства']
  D --> E[Выбрать 'Дополнительные свойства']
  E --> F[Вкладка 'Сводка' — заполнить поля]
  F --> G[Сохранить документ]

Критерии приёмки

• Все обязательные поля заполнены: Заголовок, Автор (если требуется).
• Ключевые слова содержат не более разумного числа тегов (обычно 3–10).
• Отсутствуют чувствительные данные в открытых метаданных.

Безопасность и конфиденциальность

Проверьте метаданные перед публикацией документа. Свойства могут содержать имена авторов, путь к файлу и корпоративную информацию. При подготовке документов для внешней рассылки удаляйте или обнуляйте персональные данные.

Важно: для удаления скрытой информации в Word используйте «Проверка документа» → «Проверить документ на наличие скрытой информации».

Однострочный словарь

• Теги — ключевые слова для поиска и фильтрации.
• Сводка — вкладка с основными метаданными файла.
• Панель сведений о документе — интерфейс для быстрого редактирования свойств прямо в документе.

Короткая сводка

• Свойства документа помогают организовать и искать файлы.
• Редактировать их удобно через «Файл» → «Сведения» → «Свойства» → «Дополнительные свойства» или через панель под лентой.
• Всегда проверяйте метаданные перед публикацией, чтобы не раскрыть лишнюю информацию.

Сводка: используйте расширенные свойства для управления метаданными, применяйте теги для поиска и проверяйте данные на предмет конфиденциальности перед совместным использованием.