Как отправить большие файлы по электронной почте — 9 проверенных способов

Коротко: если файл слишком велик для вложения — загрузите его в облако и пришлите ссылку или используйте специализированный сервис обмена. В этой статье описаны 9 простых методов (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud Mail Drop, WeTransfer, pCloud Transfer, SendThisFile, MyAirBridge, Wormhole), советы по безопасности, чек‑листы для отправителя и администратора, а также критерии приёмки и сценарии отказа.

Важно: большинство почтовых сервисов ограничивает размер вложений. Ссылки на файлы чаще всего безопаснее и удобнее, чем пересылка самого файла.

Введение

Многие почтовые серверы блокируют отправку или приём больших вложений. Когда это случается, пользователи часто не знают, как безопасно и быстро отправить большой файл по почте. На практике есть два основных подхода:

• Загрузить файл в облачное хранилище и отправить ссылку.
• Использовать сервис для передачи больших файлов.

Оба подхода избавляют от ограничений на размер вложений и сокращают захламление почтового ящика. Ниже подробно описаны варианты, плюсы и минусы, а также практические инструкции и рекомендации по безопасности.

Факты в цифрах

• Gmail: вложения до 25 МБ; входящие файлы до 50 МБ. Большие файлы подставляются через Google Drive.
• OneDrive/Outlook: всплывает подсказка при вложениях больше 20 МБ; общий лимит шаринга до 2 ГБ при обычном шаринге.
• iCloud Mail Drop: можно отправлять файлы до 5 ГБ; ссылка действительна 30 дней.
• WeTransfer: бесплатно до 2 ГБ; Pro — до 200 ГБ за 12 долларов США в месяц.
• pCloud Transfer: до 5 ГБ, каждый файл не более 200 МБ.
• SendThisFile: бесплатно до 2 ГБ; платные планы от 25 ГБ, используются шифрование AES‑256 и TLS.
• MyAirBridge: бесплатный лимит до 20 ГБ.
• Wormhole: до 10 ГБ; ссылка истекает через 24 часа.

Как выбирать метод: мини‑методология

1. Оцените размер файла и срок доставки.
2. Уточните, кто получатель (внутри компании или внешний человек).
3. Решите, нужна ли защита паролем или сквозное шифрование.
4. Выберите сервис по критериям: лимит, срок хранения, простота для получателя, требования безопасности.
5. Проверьте доступ у получателя (или настройте общие права).

1. Google Drive — используйте с Gmail

Сценарий: вы отправляете через Gmail и у вас есть аккаунт Google.

Как это работает:

1. Нажмите “Написать” в Gmail.
2. Внизу окна нажмите значок Google Drive.
3. Выберите файл. Если файл больше 25 МБ, Gmail автоматически вставит ссылку на Google Drive.
4. Нажмите “Вставить” и проверьте права доступа.

Советы по безопасности:

• Перед отправкой проверьте настройки доступа: “Только определённые пользователи” или “Те, у кого есть ссылка”.
• Отключите возможность редактирования, если хотите только предоставить просмотр.

Когда этот способ не подходит:

• Получатель не может получить доступ к Google Drive (корпоративные ограничения).
• Нужна временная ссылка с автоматическим истечением (нужны сторонние сервисы или платный Google Workspace).

2. OneDrive — для Outlook и Outlook.com

Сценарий: вы и/или получатель пользуетесь Outlook или Outlook.com.

Как это работает:

• Outlook предложит загрузить файлы в OneDrive при попытке вложить >20 МБ. Файл попадёт в папку “Email attachments” и отправится ссылка.
• Можно вручную поделиться файлом из OneDrive и настроить права.

Параметры доступа:

• “Anyone can view” — ссылка доступна без входа, можно скачивать и копировать.
• “Anyone can edit” — доступ с правами редактирования, добавления и удаления в общей папке.

Советы:

• Для внешних получателей давайте доступ «только просмотр» и защищайте важные файлы паролем.
• IT‑администраторы могут запретить публичные ссылки — уточните политику компании.

3. Dropbox — интеграция с Gmail

Сценарий: у вас есть аккаунт Dropbox и вы пользуетесь Gmail.

Как это работает:

• Установите аддон Dropbox для Gmail. В окне создания письма появится иконка Dropbox.
• Выберите файл — вместо вложения вставится ссылка.
• Получатель увидит предпросмотр и сможет скачать файл или добавить в свой Dropbox.

Ограничения и причины ошибок:

• С бесплатным аккаунтом нет отдельного лимита на размер передаваемого файла, но действует общий лимит хранилища аккаунта.
• Трафик и скачивания могут быть ограничены по пропускной способности — см. страницу ограничений Dropbox.

4. iCloud Mail Drop — для Apple Mail

Сценарий: вы и получатель пользуетесь Apple Mail или iCloud.

Как это работает:

• Если сообщение превышает 20 МБ, Mail Drop автоматически загружает вложения в iCloud и вставляет ссылку или предпросмотр.
• Ссылка действует 30 дней.
• Вложения не считаются против квоты iCloud.

Советы:

• Если получатель на macOS 10.10+ и отправлено из Apple Mail, вложение может автоматически загрузиться в фоне.
• Указание срока истечения файла появляется в письме при отправке на внешние адреса.

5. WeTransfer — быстро и просто

Сценарий: нужна простая отправка большого файла без регистрации.

Как это работает:

• Бесплатно можно отправить до 2 ГБ без аккаунта.
• Перейдите на сайт, нажмите плюс, выберите файлы, заполните поля адресатов и нажмите “Transfer” или получите ссылку.
• Файлы удаляются через одну неделю (по умолчанию).

Платный план:

• WeTransfer Pro за 12 долларов США в месяц: до 200 ГБ, защита паролем, брендирование страницы загрузки.

Когда использовать:

• Для разовых передач больших медиафайлов коллегам или клиентам.
• Когда получатель не хочет/не может работать с облачными папками.

6. pCloud Transfer — шифрование без регистрации

Сценарий: нужен бесплатный и зашифрованный перенос без регистрации.

Как это работает:

• Зайдите на pCloud Transfer, добавьте файлы через кнопку “Click here to add files”.
• Можно отправить файлы до 5 ГБ, при этом отдельный файл не должен превышать 200 МБ.
• Включите “Encrypt Your Files” и задайте пароль вручную. pCloud не пересылает пароль получателю.

Советы:

• Передайте пароль безопасным каналом (телефон, мессенджер с E2E‑шифрованием).
• Срок действия ссылки — 7 дней, напоминание за сутки до удаления.

7. SendThisFile — для защищённых передач

Сценарий: нужен ограниченный по количеству, но безопасный обмен.

Как это работает:

• Бесплатно отправляет до 2 ГБ с возможностью неограниченного числа передач.
• Платные планы дают отправку до 25 ГБ и другие корпоративные функции.
• Используется AES‑256 и TLS для защиты передачи.

Советы:

• Подходит для передачи конфиденциальных документов с требованиями шифрования.
• Для интеграции с Outlook и сайтами доступны плагины платных планов.

8. MyAirBridge — большой бесплатный лимит

Сценарий: нужно передать большой объём разово или регулярно.

Как это работает:

• Бесплатный план позволяет отправлять до 20 ГБ.
• Зарегистрируйтесь, выберите “Send files via email” или “Send files via link”.
• Получатель получает ссылку на страницу скачивания. Есть мобильные клиенты.

Когда использовать:

• Для перемещения больших архивов медиа между устройствами.
• Для передачи данных вне корпоративных систем.

9. Wormhole — приватный и быстрый обмен

Сценарий: нужна скорость и простота без регистрации.

Как это работает:

• Бесплатный лимит до 10 ГБ.
• Нет необходимости в аккаунте. Нажмите “Select files to send”, дождитесь загрузки и отправьте ссылку или QR‑код.
• Ссылки истекают через 24 часа.

Советы:

• Хорош для временных передач больших файлов кому‑то за пределами вашей организации.
• Не подходит, если нужен длительный срок хранения.

Сравнительная матрица сервисов

Роль‑ориентированные чек‑листы

Чек‑лист отправителя:

• Оцените размер и срок хранения.
• Выберите сервис с нужным лимитом.
• Настройте права доступа: просмотр, редактирование или публичная ссылка.
• При необходимости включите шифрование и задайте пароль.
• Отправьте пароль отдельным безопасным каналом.
• Проверьте получение файла и загрузку у получателя.

Чек‑лист получателя:

• Проверьте ссылку и дату истечения.
• Убедитесь, что у вас есть нужные права доступа.
• Скачайте и проверьте целостность файла.
• Удалите временные файлы после обработки.

Чек‑лист IT‑администратора:

• Определите корпоративную политику обмена файлами.
• Отключите публичные ссылки для критичных данных.
• Разверните рекомендуемые предприятия‑решения с логированием.
• Обучите сотрудников безопасной передаче паролей.

SOP — Пошаговый план отправки большого файла по почте

1. Определите размер файла и срок хранения.
2. Выберите подходящий сервис по матрице.
3. Загрузите файл и настройте права доступа.
4. При включённом шифровании сохраните пароль отдельно.
5. Отправьте ссылку в письме с инструкцией для получателя.
6. По факту подтверждения получения — удалите временные ссылки, если это требуется политикой.

Краткий шаблон письма для отправки ссылки:

Тема: Файл для загрузки — [название проекта]

Привет, [Имя].

Я отправил(а) ссылку на файл: [ссылка]. Срок действия: [дата]. Пароль: [пароль] (отправлен отдельно).

Сообщи, пожалуйста, когда скачал(а).

Спасибо, [Ваше имя]

Критерии приёмки

• Получатель подтвердил получение и успешную загрузку.
• Файл открывается и не повреждён.
• Права доступа соответствуют согласованным.
• Сроки хранения и удаления выполнены.

Когда методы не работают — типичные сценарии отказа

• Корпоративная сеть блокирует внешние ссылки и облачные сервисы.
• Ограничение хранилища аккаунта (Dropbox/Google Drive) — недостаточно места.
• Ограничения по пропускной способности привели к временному отключению сервиса.
• Неправильно настроенные права доступа не дают доступ получателю.

В таких случаях:

• Запросите у IT временное исключение или внутренный FTP / SFTP / Share.
• Разбейте архив на части и отправьте по частям, либо используйте внешний жёсткий диск.

Безопасность и приватность

• Предпочтительно использовать E2E‑шифрование или сервисы с клиентским шифрованием для конфиденциальных данных.
• Никогда не отправляйте пароль в том же письме, что и ссылка.
• Публичные ссылки удобны, но менее безопасны. Ограничьте их срок действия и права.
• Для личных данных убедитесь в соответствии с локальными законами о защите данных.

Минимальная стратегия для бизнеса

• Определите классификацию данных и допустимые способы обмена для каждой категории.
• Для чувствительной информации используйте сервисы с клиентским шифрованием.
• Настройте аудит и логи для крупных передач.
• Обучите сотрудников стандартам SOP.

Диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A{Файл слишком большой для вложения?} -->|Нет| B[Отправьте как вложение]
  A -->|Да| C{Требуется ли шифрование}
  C -->|Да| D[Используйте pCloud, SendThisFile или клиентское шифрование]
  C -->|Нет| E{Получатель внутри компании}
  E -->|Да| F[Используйте Google Drive или OneDrive]
  E -->|Нет| G{Нужна быстрая временная ссылка}
  G -->|Да| H[WeTransfer или Wormhole]
  G -->|Нет| I[Dropbox, MyAirBridge или pCloud]

Примеры ошибок и как их исправить

• Проблема: получатель сообщает, что не может открыть файл. Решение: проверьте права доступа, попробуйте выслать прямо через сервис (повторная отправка), отправьте файл в другом формате.
• Проблема: ссылка истекла. Решение: перезагрузите файл и отправьте новую ссылку, уточните срок хранения.
• Проблема: файл не проходит корпоративный фильтр. Решение: обратитесь в IT‑отдел для временного разрешения или используйте согласованный корпоративный обменник.

Краткий глоссарий

• Вложение — файл, прилагаемый к письму.
• Ссылка на файл — URL, ведущий к файлу в облаке.
• E2E‑шифрование — шифрование от отправителя до получателя.
• TLS — протокол защиты передачи данных в сети.

Рекомендации для мобильных устройств

• Многие сервисы имеют мобильные приложения (Dropbox, MyAirBridge, WeTransfer), которые упрощают загрузку и отправку.
• На мобильных данных проверяйте объём загрузки — большие файлы лучше передавать по Wi‑Fi.

Итог и рекомендации

Выбор способа передачи зависит от размера, срочности и требований безопасности. Для большинства пользователей оптимальными будут Google Drive (для экосистемы Google), OneDrive (для Outlook/корпоративных пользователей) и WeTransfer (для одноразовых быстрых отправок). Если нужна защита паролем или шифрование — рассмотрите pCloud или SendThisFile.

Подводя итог:

• Оцените требования к безопасности и срок хранения.
• Выберите сервис по матрице и следуйте SOP.
• Передавайте пароли отдельно и проверяйте получение.

Спасибо — теперь вы знаете несколько надёжных способов отправлять большие файлы по электронной почте и вне её.