Как сохранять файлы Office 2016 в облако: OneDrive, Dropbox, Google Drive и iCloud

Сохранение файлов Office 2016 в облако улучшает совместную работу и доступ с любого устройства. OneDrive интегрирован в Office, но вы можете подключать Dropbox, Google Drive и iCloud — через веб-интерфейс, плагины или мобильные приложения. Настройте приоритеты сохранения, автоматизацию (IFTTT/Power Automate) и резервные копии, чтобы снизить риск потери данных.

Зачем сохранять файлы Office в облако

Более 1,2 миллиарда человек пользуются Microsoft Office. Облачные сервисы позволяют работать с документами одновременно, иметь доступ с любого устройства и избегать проблем с большими вложениями в почте. По прогнозам, объём облачного рынка к 2016 году оценивался в $204 миллиардов — это было сильным сигналом в пользу перехода на облачные рабочие процессы.

Определения в одну строку

• Облако: удалённое хранилище и сервисы, доступные по сети.
• Синхронизация: автоматическое копирование файлов между устройствами и облаком.
• Backstage view: экран в Office, который открывает команды Файл → Сохранить / Сохранить как.

В этой статье вы найдёте практические инструкции, рекомендации по надёжности и варианты автоматизации для разных сценариев использования.

Оглавление

• Как открыть Backstage view и куда сохранять
• Почему подключать Dropbox, Google Drive и iCloud полезно
• Подробные инструкции: Dropbox, Google Drive, iCloud
• Outlook и Evernote: интеграция почты и заметок
• Автоматизация: Microsoft Flow (Power Automate) и IFTTT
• Когда это не работает и как снижать риски
• Методология внедрения и чек-листы для ролей
• Диаграмма выбора облака
• Частые вопросы

Как открыть Backstage view и выбрать место сохранения

Сохраните документ впервые через кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа или откройте Backstage view: «Файл > Сохранить» или «Файл > Сохранить как». Любая из этих команд откроет страницу Сохранить как и покажет доступные места для сохранения.

Вы можете сохранить локально в папке на рабочем столе. Или выбрать облачное хранилище — OneDrive. Если компания использует SharePoint, добавьте этот источник через Добавить место.

По умолчанию Office предоставляет обычному пользователю только OneDrive как облачное место.

Backstage view показывает подключённые сервисы. Другие облачные провайдеры чаще недоступны напрямую из этого экрана. Вы можете вручную переходить в локальные синхронизированные папки Dropbox или Google Drive через диалог Открыть / Сохранить как, но прямой пункт «Сохранить в Dropbox» в Office 2016 отсутствует по умолчанию.

Важно

Если вы используете рабочий компьютер, уточните у ИТ-администратора политику привязки корпоративных облаков (SharePoint/OneDrive for Business) и доступ к внешним сервисам.

Преимущества подключения альтернативных облаков

Подключение нескольких облачных хранилищ даёт практические выгоды:

• Резервирование. Копии в разных сервисах снижают риск потери данных.
• Совместимость. Партнёры или клиенты могут работать в другом облаке.
• Гибкость. Лёгкая передача файлов между командами и проектами.
• Скорость. Подключённое место на ленте или в меню сокращает клики.
• Мобильность. Редактирование из мобильного приложения упрощается.

Когда это может не иметь смысла

• Если ваша организация строго контролирует хранение данных и разрешает только корпоративные облака.
• Если у вас слабый канал интернета: локальная работа с последующей синхронизацией бывает быстрее.

Сохранение файлов Office 2016 в Dropbox (веб → Office Online и рабочий стол)

Microsoft Office Online поддерживает Dropbox как место сохранения в Word, Excel и PowerPoint. Интеграция (впервые в 2014 году) позволяет нескольким людям одновременно работать над документом в общей папке Dropbox через Office Online. Файлы из Dropbox можно также отправлять через Outlook без ограничений размера вложения.

Шаги для Office.com (онлайн)

1. Войдите в Office.com и откройте Word, Excel или PowerPoint.
2. Внизу слева нажмите Добавить место.
3. Поставьте галочку рядом с Dropbox.
4. Dropbox появится как новое место для сохранения.

Сделать Dropbox местом сохранения по умолчанию (рабочий стол)

На рабочем компьютере можно использовать локальную папку синхронизации Dropbox как папку по умолчанию для сохранения Office-файлов:

1. Откройте Файл > Параметры > Сохранение.
2. Нажмите Обзор и укажите локальную папку синхронизации Dropbox.
3. Подтвердите OK.

Реальность с реестром и батч-файлами

В сети можно найти старые утилиты и батч-файлы, которые модифицировали реестр Windows, чтобы добавить Dropbox как службу в Office 2013. Для Office 2016 этот метод часто не работает. Некоторые пользователи адаптировали скрипты, но стабильной универсальной схемы нет. Поэтому надёжнее использовать либо встроенные интеграции веб-версии, либо локальную папку синхронизации.

Практическая рекомендация

Для команд: храните исходники проектов в корпоративном OneDrive/SharePoint, а дублируйте или экспортируйте в Dropbox для передачи партнёрам. Это сочетание даёт и контроль, и совместимость.

Сохранение файлов Office 2016 в Google Drive

Google и Microsoft формально конкурируют, но эффективно интегрируются с помощью официального плагина Google Drive для Microsoft Office. Плагин позволяет открывать, сохранять и прикреплять файлы Google Drive прямо из Office, обходя необходимость только синхронизации через клиент или браузер.

Плагин поддерживает Word, Excel, PowerPoint и Outlook (версии с 2007 по 2016). Установщик driveforoffice.exe весит около 900 КБ.

Установка и базовые шаги

1. Скачайте и установите плагин driveforoffice.exe с сайта Google.
2. Дайте плагину авторизацию для доступа к аккаунту Drive.
3. Откройте Word/Excel/PowerPoint/Outlook — на ленте появится блок Google Drive.

Открыть файл из Google Drive

1. Файл > Google Drive > Открыть из Google Drive.
2. Выберите файл и откройте.

Если файл сохранён в формате Google Docs/Sheets/Slides, он откроется в соответствующем веб-приложении. Вы можете сохранить файл обратно в формате Office.

Сохранение из Office в Google Drive

1. Файл > Сохранить как > Google Drive.
2. Выберите папку и нажмите Сохранить.

Интеграция с Outlook

Плагин особенно полезен для отправки файлов из Drive через Outlook:

1. В новом письме нажмите Вставить файлы с помощью Drive.
2. Выберите Вставить как ссылку (совместная работа) или Вставить как вложение (отправка копии).
3. Нажмите Выбрать.

Вы также можете сохранять вложения Outlook в Google Drive через пункт Сохранить вложения в Drive.

Практический совет

Для команд, где часть сотрудников использует Google Workspace, плагин упрощает совместную работу без ручного экспорта и загрузки файлов.

Сохранение файлов Office 2016 в iCloud (iOS и macOS)

Каждый офисный набор обычно оптимизирован под своё облако, и Office не исключение. Тем не менее Microsoft обеспечивает совместимость с iCloud Drive, чтобы файлы, созданные на Mac или PC, можно было открыть на iPad или iPhone.

Ограничение

Вы не можете создать новый документ и сразу сохранить его в iCloud из Office на iOS. Можно открывать, редактировать и сохранять уже существующие документы, хранящиеся в iCloud.

Как найти iCloud в приложениях Office на iOS

1. Откройте Word/Excel/PowerPoint на iPad или iPhone.
2. Нажмите иконку Открыть (внизу справа).
3. Нажмите Ещё — откроется iCloud Drive с интерфейсом выбора документа.
4. Откройте, отредактируйте и сохраните файл.

Важно

iCloud нельзя добавить как постоянное место в параметрах так же просто, как Box или Dropbox. Тем не менее для пользователей Apple это рабочее решение для доступа к документам с мобильных устройств.

Работа с Outlook и Evernote

Расширение Evernote для Outlook позволяет сохранять сообщения и вложения напрямую в Evernote. Вы можете:

• Клипать все вложения письма в заметку.
• Сохранять весь поток переписки, а не только одно выбранное письмо.
• Прикреплять заметки Evernote к новому письму в Outlook.

Evernote for Outlook доступен для пользователей нового Outlook.com и Office 365 (Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в вебе).

Практическая польза

Это удобно для менеджеров проектов: письма и прикреплённые материалы автоматически сохраняются в централизованном рабочем блокноте.

Автоматизация: Microsoft Flow (Power Automate) и IFTTT

Microsoft создал сервис автоматизации Microsoft Flow (сейчас Power Automate). Сервис предоставляет шаблоны для синхронизации и копирования файлов между облачными хранилищами и другими сервисами.

Power Automate кратко

• Позволяет строить «потоки» (flows) с триггерами и действиями.
• Подключает десятки сервисов к Office 365.
• Подходит для корпоративных сценариев с проверкой безопасности.

IFTTT кратко

• Простая платформа с сотнями готовых рецептов.
• Каналы OneDrive и Dropbox позволяют быстро настроить триггеры (например, при появлении нового файла).

Примеры автоматических задач

• Копировать новые файлы Dropbox в папку OneDrive.
• Архивировать вложения из Gmail в OneDrive.
• Сохранять фото, сделанные в определённом месте, в OneDrive for Business.

Совет по безопасности

При подключении внешних сервисов давайте минимальные права доступа. Для корпоративных задач используйте Power Automate и проверенные коннекторы с политиками соответствия.

Когда облачные сохранения не работают: распространённые проблемы и решения

1. Конфликты синхронизации

• Симптом: появляются файлы с суффиксами вроде “имя — Конфликт копирования”.
• Причина: одновременное редактирование офлайн и онлайн.
• Решение: объединяйте изменения вручную, используйте веб-версии для совместного редактирования, настраивайте авто-сохранение.

2. Ограничения компании

• Симптом: пункты добавления места отключены.
• Причина: политики ИТ.
• Решение: обратитесь в ИТ для согласования. Применяйте корпоративные облака (OneDrive for Business, SharePoint).

3. Проблемы с плагином Google Drive

• Симптом: плагин не отображается на ленте.
• Причина: конфликты версий Office, устаревший инсталлятор.
• Решение: проверьте совместимость версии Office, переустановите плагин, перезагрузите Office.

4. Ограничения мобильных приложений

• Симптом: нельзя сохранить новый документ в iCloud прямо из Office на iOS.
• Причина: ограничения интеграции на платформе.
• Решение: сохраняйте локально и переносите в iCloud через файловую систему iOS или синхронизируйте через macOS.

Альтернативные подходы и сравнение

1. Облачное хранилище + локальная резервная копия

• Доступность: высокая.
• Риск: средний (если нет дополнительных копий).
• Рекомендация: храните в облаке и делайте периодические локальные резервные копии.

2. Полностью облачная работа (браузерные редакторы)

• Доступность: отличная.
• Риск: низкий при хорошей сети; минус — зависимость от провайдера.
• Рекомендация: для команд с частой совместной работой.

3. Локальная работа с синхронизацией

• Доступность: хорошая офлайн.
• Риск: конфликты синхронизации.
• Рекомендация: используйте строгое именование файлов и версионирование.

Сравнительная матрица

• OneDrive: лучшая интеграция с Office, удобен для корпоративных пользователей.
• Dropbox: удобен для внешних партнёров и кросс-платформенной передачи.
• Google Drive: хорош для пользователей Google Workspace и потоковой совместной работы.
• iCloud: оптимален для экосистемы Apple, ограничен на iOS в части создания новых документов.

Методология внедрения облачных сценариев (микро-SOP)

1. Оцените потребности команды: кто с кем работает и на каких платформах.
2. Выберите основной облачный сервис и запасные.
3. Настройте доступы и политики безопасности.
4. Интегрируйте плагины и клиентские приложения.
5. Обучите команду: короткие инструкции и чек-листы.
6. Настройте автоматизацию для рутинных задач.
7. Контролируйте и корректируйте процесс по результатам первого месяца.

Критерии приёмки

• Все ключевые сотрудники получили доступ и протестировали сценарии.
• Файлы корректно синхронизируются между устройствами.
• Автоматические копии и правила работают без ошибок.

Чек-листы для ролей

Чек-лист для администратора

• Назначить основной облачный сервис.
• Развернуть политики доступа и шифрования.
• Установить и протестировать плагины Google Drive/Dropbox.
• Настроить Power Automate для критичных процессов.

Чек-лист для сотрудника (пользователь)

• Настроить локальные клиентские приложения (OneDrive/Dropbox/Drive).
• Выбрать место сохранения по умолчанию.
• Изучить базовые шаги: сохранить, открыть, общая ссылка.
• Проверять конфликты синхронизации и инциденты.

Чек-лист для руководителя проекта

• Определить «источник правды» для документов проекта.
• Зафиксировать правила именования и версионирования.
• Назначить ответственных за бэкап и доступы.

Диаграмма выбора облачного хранилища

flowchart TD
  A[Нужна совместная работа в реальном времени?] -->|Да| B[Используете Google Workspace?]
  B -->|Да| C[Выберите Google Drive]
  B -->|Нет| D[Вы в корпоративной среде Microsoft?]
  D -->|Да| E[Выберите OneDrive/SharePoint]
  D -->|Нет| F[Нужна совместимость с внешними партнёрами?]
  F -->|Да| G[Dropbox как дополнение]
  F -->|Нет| H[Смотрите на iCloud если в экосистеме Apple]
  C --> I[Подключите плагин Google Drive]
  E --> J[Настройте OneDrive + политики безопасности]
  G --> K[Используйте локальную синхронизацию и автоматизацию]

Галерея крайних случаев и когда это не для вас

• Политика соответствия не позволяет хранить данные за пределами корпоративного облака.
• Проекты с особо чувствительными данными, где требуется изолированное хранение и особая сертификация.
• Слабый интернет: локальная работа с периодической синхронизацией при хорошем канале.

Фактбокс — ключевые числа из контекста

• Пользователей Microsoft Office: более 1,2 миллиарда.
• Доля Fortune 500, использующих облачные корпоративные решения Microsoft: около 80%.
• Объём прогнозируемого облачного рынка к 2016 году: $204 млрд (данные периода).

Частые вопросы

Можно ли сделать Dropbox местом сохранения прямо в панели Файл в Office 2016?

Прямой пункт “Сохранить в Dropbox” в Backstage view Office 2016 отсутствует для большинства установок. Рабочая альтернатива — добавить Dropbox как место в веб-версии Office.com или использовать локальную папку синхронизации Dropbox как папку по умолчанию.

Как лучше работать с большими файлами в Outlook?

Вместо вложения отправляйте ссылку на файл, сохранённый в облаке (Google Drive, OneDrive, Dropbox). Это решает проблему ограничения размера вложений и позволяет получателям сразу работать с актуальной версией.

Что использовать для корпоративных данных: OneDrive или Google Drive?

Если организация уже оформлена под Microsoft 365 — OneDrive/SharePoint обеспечит лучшую управляемость и безопасность. Если команда активно использует Google Workspace — удобнее Google Drive. В гибридных командах имеет смысл поддерживать оба и применять правила доступа.

Заключение

Облачные хранилища делают совместную работу проще и надёжнее. Office 2016 из коробки лучше всего интегрируется с OneDrive, но при правильной настройке можно полноценно использовать Dropbox, Google Drive и iCloud. Внедряйте ясные правила хранения, настраивайте резервирование и автоматизацию, чтобы уменьшить риски и повысить продуктивность.

Важно

Всегда проверяйте политики безопасности и соответствие (compliance) вашей организации при подключении сторонних облачных сервисов.

Поделитесь

Вы активно используете OneDrive или другие облачные сервисы? Как вы организуете хранение и совместную работу с документами Office в своей команде?

Изображения: Cloud storage by dencg via Shutterstock