Как выполнять запросы в Microsoft Access

Если нужно выбрать, обновить, удалить или создать новую таблицу на основе данных в базе Access — используйте запросы. Выберите тип запроса (Select, Update, Delete, Make Table), задайте критерии в строке «Criteria» и выполните запрос. Перед операциями, изменяющими данные, всегда делайте резервную копию базы.

Кратко: запросы в Access позволяют извлекать и изменять строки таблиц по заданным условиям. Ниже — подробные шаги для четырёх основных типов запросов, советы по валидации, чек-листы для ролей и схема выбора типа запроса.

Что такое запрос в Access

Запрос — это инструкция, которая выбирает или изменяет записи в таблицах базы данных на основе заданных условий. Проще: это фильтр плюс действие. Однострочное определение: запрос выбирает строки (Select) или выполняет действие над ними (Update, Delete, Make Table).

Важно: действия Update и Delete необратимы внутри самой базы — заранее создайте резервную копию.

1. Как выполнить Select-запрос в Microsoft Access

Select-запрос извлекает и отображает записи, которые соответствуют условию. Это основной тип запросов для просмотра данных.

Шаги:

1. Откройте базу данных в Access. Перейдите на вкладку Create и выберите Query Wizard.

2. Выберите Simple Query Wizard и нажмите OK.
3. В списке выберите таблицу, затем поле, которое хотите добавить в запрос — нажимайте стрелку вправо для каждого поля.

4. Чтобы добавить все поля, нажмите двойную стрелку вправо. Нажмите Next.
5. Выберите Detail и продолжите.
6. Дайте имя запросу, отметьте Modify the query design и нажмите Finish.
7. В режиме конструктора найдите строку Criteria под нужным столбцом, введите условие и сохраните запрос.

Пример: чтобы показать только пользователей младше 35 лет, в колонке Age введите <35 в строке Criteria.

8. Дважды щёлкните по запросу в Navigation Pane, чтобы увидеть результат.

Советы по условиям:

• Строковые значения берите в кавычки, где требуется синтаксис SQL (в режиме SQL View).
• Для дат используйте формат дат Access или функцию Date().
• Используйте выражения и подстановочные знаки (*, ?) для частичного совпадения.

Критерии приёмки

• Запрос открывается без ошибок.
• Результат содержит только записи, удовлетворяющие условию.
• Запрос не изменяет данные таблицы (только чтение).

2. Как выполнить Update-запрос в Microsoft Access

Update-запрос изменяет значения в существующих записях, подходящих под условие. Применяйте его, когда нужно массово исправить или нормализовать данные.

Пример задачи: заменить Country = Germany на Country = US.

Шаги:

1. На вкладке Create выберите Query Wizard.
2. Добавьте нужные таблицы и поля.
3. В Design View в разделе Query Type нажмите Update — Select превратится в Update.

4. В строке Criteria укажите условие для строк, которые нужно изменить (например, =Germany в столбце Country).
5. В строке Update To укажите новое значение (например, US).

6. Сохраните запрос (Ctrl+S).
7. Дважды щёлкните запрос, чтобы выполнить. Подтвердите изменение по появившимся предупреждениям.

Безопасность и проверка перед запуском:

• Сначала выполните эквивалентный Select-запрос с тем же условием и убедитесь, что строки корректны.
• Сделайте резервную копию файла .accdb/.mdb.
• При больших объёмах данных протестируйте на копии таблицы.

Критерии приёмки

• Все ожидаемые строки изменены.
• Нет побочных изменений в других колонках.

3. Как выполнить Delete-запрос в Microsoft Access

Delete-запрос удаляет строки, соответствующие критериям. Важное примечание: восстановление после удаления возможно только из резервной копии.

Шаги:

1. Create → Query Wizard.
2. Создайте базовый Select-запрос с нужными полями.
3. В Design View переключитесь на Delete в разделе Query Type.

4. В строке Criteria введите условие удаления (например, <40 для столбца Age).

5. Сохраните и запустите запрос, подтвердите оба предупреждения.
6. Откройте таблицу, чтобы убедиться, что записи удалены.

Когда не использовать Delete-запрос:

• Если нужно временно исключить строки из выборки — используйте Select с исключающим условием или представление.
• Когда важны ссылки (FK) — удаление может нарушить целостность. Рассмотрите каскадное удаление или отключение внешних ключей на время.

Критерии приёмки

• Удалены только целевые записи.
• Ссылка и целостность данных не нарушены (или нарушения преднамеренные и восстановлены).

4. Как выполнить Make Table-запрос в Microsoft Access

Make Table создаёт новую таблицу на основе результатов запроса. Полезно при агрегации, архивации или создании копии для отчётов.

Шаги:

1. Create → Query Wizard, создайте базовый запрос.
2. В Design View выберите Make Table в Query Type.

3. Введите имя новой таблицы в появившемся окне и подтвердите.

4. Введите критерии в строке Criteria для фильтрации данных (например, =Germany в Country).

5. Сохраните и выполните запрос, подтвердите создание таблицы.
6. Новая таблица появится в Navigation Pane.

Советы:

• Дайте таблице описательное имя с датой или версией, чтобы избежать перезаписи.
• Если планируете повторный запуск и хотите обновлять таблицу, сначала удалите старую таблицу или используйте альтернативные подходы (Append + Delete).

Когда выбрать тот или иной тип запроса

flowchart TD
  A[Нужна копия или подмножество данных?] -->|Да| B[Make Table]
  A -->|Нет| C[Нужно изменить данные?]
  C -->|Да — заменить значения| D[Update]
  C -->|Да — удалить записи| E[Delete]
  C -->|Нет — просто посмотреть| F[Select]

Дополнения: методология безопасной работы с запросами

Мини-методология (шаги перед выполнением изменяющих запросов):

1. Оцените цель и возможные побочные эффекты.
2. Напишите Select-запрос с тем же условием и проверьте все строки.
3. Сделайте резервную копию базы данных.
4. Выполните Update/Delete/Make Table на тестовой копии.
5. Запустите запрос на продуктивной базе в период низкой нагрузки.
6. Верифицируйте результат и зафиксируйте изменения в журнале.

Роль‑based чек-листы

• Для администратора баз данных (DBA):

  • Проверить зависимости таблиц и индексы.
  • Создать резервную копию и задокументировать точное время выполнения.
  • Проверить журнал транзакций (если применимо).

• Для аналитика/разработчика:

  • Составить Select-запрос для проверки затрагиваемых строк.
  • Написать тестовый сценарий и прогнать на копии данных.
  • Убедиться в корректности типов данных для Update/Make Table.

• Для конечного пользователя (ввод данных через формы):

  • Использовать формы для единичных изменений.
  • Сообщать о массовых изменениях ответственному администратору.

Тесты и критерии приёмки

• Тест A: Select-эмуляция. Условие выбора возвращает N ожидаемых строк.
• Тест B (Update): после выполнения изменены только поля, указанные в Update To.
• Тест C (Delete): после выполнения отсутствуют только те строки, которые соответствовали условию.
• Тест D (Make Table): создана новая таблица с ожидаемым количеством строк и схемой столбцов.

Шаблон проверки перед запуском (копируйте и используйте):

• Название запроса:
• Тип запроса:
• Условие Criteria:
• Ожидаемое количество строк (по Select):
• Сделана резервная копия (Да/Нет):
• Тест выполнен на копии (Да/Нет):
• Ответственный за выполнение:

Альтернативные подходы и когда запросы не подходят

• Если вы работаете с очень большими объёмами данных (миллионы строк), Access может быть медленным. Рассмотрите миграцию на серверную СУБД (SQL Server, PostgreSQL).
• Если требуется сложная транзакционная логика — серверная СУБД даёт надёжные механизмы отката.
• Для простого временного фильтра используйте представления (queries как сохранённые запросы) или формы с фильтрацией, не изменяя данные.

Отладка и распространённые ошибки

• Ошибка синтаксиса: проверьте режим SQL View и корректность кавычек/скобок.
• Неверные типы данных в Update To: убедитесь, что значение соответствует типу столбца.
• Пустые результаты: проверьте выражения и используйте расширенный поиск (Is Null, Like).
• Не выполнены изменения: убедитесь, что у пользователя есть права на запись в таблицу.

Резервное копирование и восстановление

Перед любым Update/Delete:

• Скопируйте основной файл .accdb/.mdb в защищённое хранилище.
• При необходимости экспортируйте затронутые таблицы в Excel/CSV для быстрой проверки.
• Документируйте: кто, когда, какой запрос запускал.

Notes

Важно: Delete и Update изменяют данные необратимо внутри файла — восстановление возможно только из резервной копии.

Краткая галерея крайних случаев

• Условие Criteria с опечаткой, приводящее к удалению всех записей: всегда проверяйте Select-версию.
• Make Table создал таблицу с неверными типами: проверьте схему исходных столбцов и преобразования.
• Update на поле с индексом или связями: проанализируйте влияние на индексы и внешние ключи.

Небольшой глоссарий (1‑строчники)

• Select: запрос для чтения данных.
• Update: запрос для массового изменения значений.
• Delete: запрос для удаления записей.
• Make Table: запрос для создания новой таблицы из результатов.
• Criteria: строка условия в режиме конструктора.

Краткое резюме

Запросы в Microsoft Access — мощный инструмент для фильтрации и массовых операций над данными. Используйте Select для проверки, Update/Delete для изменений и Make Table для создания новых таблиц. Всегда проверяйте результаты на копии и делайте резервные копии перед изменениями.

Важно

Перед выполнением изменяющих запросов выполните Select с тем же условием и сделайте резервную копию базы данных.

Короткое объявление для команды (100–200 слов)

Если вы планируете массовые изменения данных в Microsoft Access, действуйте по стандарту: сначала сформируйте эквивалентный Select-запрос, проверьте возвращаемый набор записей, создайте резервную копию .accdb и только затем выполняйте Update/Delete. Для извлечения подмножества данных используйте Select или Make Table. Храните имена временных таблиц с датой, документируйте операции и назначайте ответственного за выполнение. Это минимизирует риск потери данных и упростит откат в случае ошибки.