Как запросить подтверждение доставки и подтверждение прочтения в Outlook 2013

Важно: подтверждение прочтения не гарантирует, что адресат понял или обработал сообщение — только что письмо было открыто и клиент отправил уведомление.

Что такое подтверждение доставки и подтверждение прочтения

• Подтверждение доставки (Delivery receipt) сообщает, что сервер получателя принял сообщение для доставки. Это не означает, что пользователь его увидел.
• Подтверждение прочтения (Read receipt) запрашивает уведомление от почтового клиента получателя в момент открытия письма. Получатель обычно может отклонить отправку такого уведомления.

Кратко: подтверждение доставки подтверждает передачу между серверами, прочтение — действие пользователя (с его согласием).

Быстрые шаги: запрос для всех отправляемых писем

1. Нажмите вкладку «Файл» в Outlook.

2. В левой колонке выберите «Параметры» (Options).

3. В диалоге Параметры Outlook выберите раздел «Почта».

4. Прокрутите вниз до секции «Отслеживание» (Tracking). Отметьте «Подтверждение доставки» и/или «Подтверждение прочтения», затем нажмите OK.

Запрос подтверждения только для одного сообщения

1. Создайте новое сообщение или откройте черновик.
2. Выберите вкладку «Параметры» в окне сообщения.

3. В секции «Отслеживание» установите флажки «Запросить подтверждение доставки» и/или «Запросить подтверждение прочтения».

Что делать, если подтверждение не пришло (распространённые причины)

• Получатель отказался отправлять подтверждение. Большинство почтовых клиентов спрашивают пользователя и он может отказать.
• Почтовый клиент получателя не поддерживает отправку подтверждений (например, многие мобильные клиенты и веб-интерфейсы не отправляют их автоматически).
• Письмо было перемещено в папку сервера или спам-фильтр, и сервер не отправил подтверждение доставки.
• Серверы на пути доставки могут блокировать такие уведомления по политике безопасности.

Альтернативные подходы

• Использовать механизмы отслеживания на уровне сервера (Exchange journal, транспортные правила) — для администраторов Exchange это надёжнее, но требует прав и конфигурации.
• Включить встроенные метрики в CRM или маркетинговой системе для массовых рассылок (отслеживание открытия через пиксели), когда нужно аналитическое отслеживание.
• Попросить явное подтверждение в теле письма или шаблоне: «Пожалуйста, подтвердите получение» — самый надёжный способ для деловой переписки.

Шаги для администраторов и политики организации

• Администратор Exchange может включать/отключать автоматическую отправку подтверждений или настраивать транспортные правила.
• Рекомендуется документировать политику организации по обработке подтверждений и уведомлять сотрудников о конфиденциальности данных.

Короткая методология (скорый чек-лист отправителя)

• Нужен ли вам формальный след? Если да — запросите подтверждение доставки и прочтения.
• Важен ли юридический эффект? Подтверждения не являются юридическим эквивалентом подписи; для важных документов используйте электронную подпись.
• Если нет ответа — позвоните или попросите подтверждение вручную.

Роли и контрольные списки

Отправитель:

• Проверить, включены ли нужные флажки для письма или глобально в параметрах.
• Добавить в тело письма просьбу подтвердить получение, если требуется.

IT-администратор:

• Проверить настройки сервера Exchange на предмет транспорта уведомлений.
• Документировать и оповестить пользователей о политике отправки подтверждений.

Получатель:

• Проверить настройки почтового клиента: можно ли автоматически отправлять подтверждения.
• Решать, когда отправлять подтверждение исходя из конфиденциальности.

Примечания по конфиденциальности и соответствию (GDPR)

Запрос подтверждения прочтения подразумевает передачу информации о поведении пользователя (открытие письма). В некоторых юрисдикциях это личные данные. Рекомендации:

• Уведомляйте сотрудников и контрагентов о политике отслеживания.
• Не используйте автоматическую отправку подтверждений без правовой основы или явного согласия, если это требуется регуляцией.

Решение: стоит ли использовать подтверждения?

Используйте подтверждения для контроля доставки важной корреспонденции или для внутренней координации. Не полагайтесь на них как на единственный источник истины — дополняйте устными подтверждениями или записями в системе управления задачами.

flowchart TD
  A[Нужно подтверждение?] -->|Да| B{Важно ли юридически}
  B -->|Да| C[Использовать подпись/отслеживание уровня сервера]
  B -->|Нет| D[Запросить подтверждение доставки/прочтения в Outlook]
  A -->|Нет| E[Не запрашивать]
  D --> F{Получено подтверждение?}
  F -->|Да| G[Готово]
  F -->|Нет| H[Связаться лично/CRM]

Критерии приёмки

• Для теста: отправитель запросил подтверждение, получатель согласился и уведомление пришло — считается успешным.
• Если уведомление не пришло, провести диагностику по списку причин выше и определить, относится ли проблема к клиенту, серверу или политике.

Краткое резюме

• Outlook 2013 позволяет запросить подтверждение доставки и/или подтверждение прочтения глобально и для отдельного сообщения.
• Получатель может отказать в отправке подтверждения; это нормальное поведение.
• Для надёжного учёта критичных сообщений используйте серверные механизмы или прямое подтверждение в тексте письма.

Важное: если ваше письмо содержит чувствительные данные, подумайте о политике конфиденциальности перед массовым включением подтверждений.