Как удалить рекомендованные документы в Office 365

Что такое рекомендованные документы в Office 365?

Рекомендованные документы — это файлы, которые Microsoft автоматически предлагает пользователю для быстрого доступа. Список формируется на основе взаимодействий с облачными службами Microsoft (OneDrive, SharePoint и т.д.) и анализируется с помощью моделей машинного обучения, чтобы показать документы, которые, по мнению системы, вам нужны.

Кратко: рекомендованные документы не копируются на локальный диск при отображении — система просто указывает на файлы в облаке или в организации.

Важно: удаление элемента из списка рекомендаций не удаляет сам файл из хранилища — это только удаление из отображаемого списка.

Как убрать рекомендованные документы в Office 365

Ниже три простых варианта: отключение списка последних документов (глобально в приложении), удаление отдельных записей вручную и сворачивание блока рекомендаций.

1. Отключение списка последних документов

Этот способ скрывает рекомендуемые/последние документы в любых приложениях Office (Word, Excel, PowerPoint и т.д.). Он изменяет только отображение в самом приложении.

1. Откройте Microsoft Word (или другое приложение Office).
2. Нажмите меню Файл и выберите Параметры.
3. Перейдите на вкладку Дополнительно.
4. Прокрутите до раздела Отображение и установите значение Последние документы в 0.
5. Закройте окно параметров. При следующем открытии приложения список рекомендованных/последних документов отображаться не будет.

Примечание: этот приём работает во всех приложениях Office, потому что настройка общего поведения списка последних документов общая для пакета.

2. Удаление рекомендованных документов вручную

Если вы хотите убрать не весь блок, а отдельные элементы — удаляйте их по одному.

1. Запустите любое приложение Office (например, Word или Excel).
2. В окне приветствия наведите курсор на файл, который хотите убрать.
3. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры» и выберите Удалить.

После удаления элемент автоматически заменится следующим по релевантности документом.

Важно: операция удаляет только ссылку в списке рекомендаций, а не сам файл.

3. Сворачивание раздела Рекомендуемое

Быстрый способ убрать визуальный шум — просто свернуть весь блок рекомендаций.

1. Откройте приложение Office.
2. Нажмите на стрелку в левой части раздела Рекомендуется для вас.

После этого блок полностью свернётся и не будет занимать место на главной странице. Повторное нажатие разворачивает его обратно.

Альтернативные подходы и рекомендации

• Для администраторов Microsoft 365: централизованно влиять на рекомендации сложнее — большинство рекомендаций формируются индивидуально на основе активности пользователя. Если задача — снизить видимость данных, рассмотрите настройку политики доступа к файлам в SharePoint/OneDrive.
• Для команд: настройте правила хранения и метаданные в SharePoint, чтобы управляющие файлы не попадали в рекомендации пользователей, не имеющих к ним доступа.
• Если проблема — приватность: периодически очищайте историю активности и убедитесь, что необходимые документы не индексируются в общих областях.

Когда описанные методы не сработают

• Если рекомендуемые элементы генерируются специфическими интеграциями (например, корпоративными приложениями, которые добавляют ссылки), удаление из UI может не предотвратить их повторное появление.
• При централизованных политиках администрирования, которые навязывают отображение контента, локальные настройки могут быть переопределены.

Чеклист для пользователя

• Проверил параметры приложения: Файл → Параметры → Дополнительно → Последние документы = 0
• Удалил отдельные элементы через «Дополнительные параметры» → Удалить
• Свернул блок «Рекомендуется для вас», если не хочу видеть рекомендации
• Убедился, что удаление не затронуло сам файл в OneDrive/SharePoint

Чеклист для администратора

• Проверить политики доступа в SharePoint и OneDrive
• Оценить, какие автоматические интеграции (боты, коннекторы) публикуют ссылки
• Рассмотреть обучение пользователей и инструкции по управлению видимостью файлов

Критерии приёмки

• Рекомендованные документы больше не видны на главном экране приложения (если применяли отключение последних документов или свернули блок).
• Удалённый элемент не отображается в списке рекомендаций после перезапуска приложения (если удаление вручную было выполнено правильно).
• Файл не удалён из облака — его доступность в OneDrive/SharePoint сохранена.

Быстрые советы по приватности и уборке

• Удаление из списка рекомендаций удобно для персональной чистки интерфейса. Для удаления данных с сервера используйте средства управления SharePoint/OneDrive.
• Если хотите временно скрыть рекомендации от всех сотрудников, обсудите с IT централизованные политики и настройку приватности в Microsoft 365.

Часто задаваемые вопросы

В: Удаляется ли сам файл при удалении из рекомендованных?

О: Нет. Удаление убирает только запись в списке рекомендаций. Сам файл остаётся в исходном хранилище.

В: Можно ли отключить рекомендации для всей организации?

О: Нативной единой настройки для полного отключения рекомендаций для всех пользователей нет; требуется комбинировать управление доступом, политики хранения и инструкции для пользователей.

Сводка

Удалить рекомендованные документы в Office 365 можно быстро: либо отключив показ недавних документов в приложениях, либо вручную удаляя элементы, либо свернув весь раздел рекомендаций. Для корпоративных сценариев стоит дополнительно проверить политики доступа и интеграции, которые могут формировать рекомендации автоматически.

Ключевые выводы:

• Рекомендации формируются автоматически на основе активности в облаке.
• Удаление в UI не удаляет сам файл.
• Для массового контроля необходимы действия на стороне администрирования.