Как уменьшить размер PST‑файла в Outlook

Outlook использует PST‑файлы для хранения почты, контактов и календарей локально на компьютере. Это позволяет работать с данными без подключения к интернету. Со временем Personal Storage Table (PST) растёт и может замедлять работу Outlook или приводить к ошибкам. В этой статье — пошагово о том, как уменьшить размер PST‑файла и какие есть альтернативы.

Почему нужно уменьшать большой PST‑файл

• Производительность: большой PST дольше обрабатывается Outlook. Это проявляется в медленном поиске, увеличенных временах загрузки и возможных сбоях программы.
• Ограничение по объёму: современные версии Outlook поддерживают PST до 50 ГБ; в более старых версиях лимит меньше. Снижение размера помогает избежать достижения порога и возможной потери данных.
• Риск повреждения: большие файлы чаще повреждаются. Меньший файл — проще резервировать и восстанавливать.

Важно: уменьшение размера файла не заменяет регулярные резервные копии. Сделайте резервную копию PST перед большими изменениями.

Основные способы уменьшения PST‑файла

1. Удалите ненужные элементы в Outlook

1. Откройте приложение Outlook и перейдите на вкладку Файл.
2. В разделе Сведения нажмите Сервис и выберите Очистка почтового ящика.
3. Во всплывающем окне нажмите Просмотреть размер удалённых элементов.
4. Нажмите Очистить папку «Удалённые», чтобы окончательно удалить ранее удалённые сообщения.

Примечание: если в недавних удалённых письмах много больших вложений, очистка заметно сократит размер PST.

2. Сжать PST с помощью функции Compact Now

1. Откройте Outlook и перейдите на вкладку Файл.
2. В разделе Сведения выберите Параметры учётных записей → Параметры учётных записей.
3. Перейдите на вкладку Файлы данных.
4. Выберите нужный почтовый ящик и нажмите Параметры.
5. Нажмите Сжать сейчас (Compact Now) и подтвердите ОК.

Функция «Сжать сейчас» удаляет неиспользуемое пространство внутри PST и уменьшает файл без потери данных. Процесс может занять время.

Когда это не сработает

• PST повреждён. Тогда сначала восстановите файл с помощью встроенного инструмента scanpst.exe или специализированных утилит.
• В PST хранится много важных писем с большими вложениями, и их нельзя удалить. В этом случае нужен другой подход (см. раздел «Альтернативы»).
• Файл близок к предельному размеру и фрагментирован — сжатие может не вернуть значительного объёма.

Альтернативные подходы

• Архивация старых писем: используйте функцию архивации Outlook для перемещения писем старше N месяцев в отдельный PST.
• Экспорт и разделение: экспортируйте часть папок в новый PST и удалите их из основного файла.
• Сохранение вложений отдельно: извлеките большие вложения на диск или в облако (OneDrive, Google Drive) и удалите их из писем.
• Перевод на Exchange/Office 365: хранение почты на сервере уменьшит локальный PST или позволит вообще использовать OST.

Мини‑методология: быстрое чек‑лист‑руководство

1. Сделайте резервную копию текущего PST.
2. Очистите папки «Удалённые», «Спам» и большие папки.
3. Удалите или сохраните локально большие вложения.
4. Запустите Сжать сейчас в параметрах файлов данных.
5. Проверьте размер файла и функциональность Outlook.
6. При необходимости разделите PST или архивируйте.

Критерии приёмки

• Размер PST уменьшился на ощутимый процент или ниже установленного внутреннего порога.
• Outlook открывается и работает без ошибок в течение рабочих сценариев (поиск, отправка/получение, открытие писем).
• Резервная копия корректно восстановлена на тестовой машине (по необходимости).

Контрольные списки по ролям

Для обычного пользователя:

• Сделать резервную копию файла.
• Очистить «Удалённые» и «Спам».
• Сжать PST.

Для администратора IT:

• Проверить политику архивации и квоты почтовых ящиков.
• Настроить централизованный экспорт/архивацию большого PST.
• Мониторить предупреждения о превышении лимита.

Факт‑бокс: ключевые числа и понятия

• PST (Personal Storage Table) — локальный файл для почты, контактов и календаря.
• Лимит PST в современных версиях Outlook — до 50 ГБ.
• Регулярная очистка и сжатие снижают риск повреждения и улучшают производительность.

Советы по безопасности и конфиденциальности

• Перед удалением важных писем экспортируйте их в защищённый архив.
• Если сохраняете вложения в облако, проверьте права доступа и шифрование.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: удалили нужные письма. Решение: восстановите из резервной копии.
• Ошибка: сжатие не уменьшило файл. Решение: проверьте, действительно ли удалённые элементы полностью удалены; затем повторите сжать или разделите PST.

Короткий глоссарий

• PST: локальный файл почтового хранилища Outlook.
• Compact Now: встроенная функция сжатия PST в Outlook.
• Архивация: перенос старых писем в отдельный PST для снижения основного размера.

Важно: если вы не уверены в своих действиях, обратитесь к системному администратору или сделайте полную резервную копию перед изменениями.

Короткое резюме

Удаление ненужных элементов и использование функции «Сжать сейчас» — быстрый путь уменьшить размер PST. Если проблема остаётся, применяйте архивирование, разделение файла или хранение вложений в облаке. Всегда делайте резервную копию перед крупными изменениями.

Сообщите в комментариях, какой способ помог в вашей ситуации и какие проблемы возникли при очистке PST.