Как создать план проекта в Notion

Кратко

С помощью Notion можно быстро организовать проект: создайте рабочее пространство, заводите ежедневные заметки, делайте базу задач с датами и напоминаниями, а затем оптимизируйте представления и фильтры под рабочий процесс. Эта инструкция ведёт шаг за шагом и даёт готовые шаблоны, чек-листы и рекомендации для повседневного использования.

Важно: инструкция рассчитана на базовые умения работы с Notion. Если вы новичок, уделите 10–20 минут изучению боковой панели и команд (например, /page, @) перед началом.

Планирование проекта часто кажется сложным и перегруженным. Если вы не знаете, с чего начать, или как разбить большую задачу на управляемые шаги, этот материал поможет настроить простую, но надёжную структуру в Notion, чтобы работать спокойно и предсказуемо.

1. Создайте рабочее пространство для проекта

Первое — дайте проекту «дом». Рабочее пространство Notion — место, где хранятся страницы, базы данных и шаблоны. Отдельное рабочее пространство для проекта помогает не смешивать заметки из других инициатив и держать команду в фокусе.

Как создать рабочее пространство:

1. Откройте боковую панель. Если панель скрыта, нажмите Ctrl + \ чтобы зафиксировать видимость.
2. Нажмите имя своей учётной записи в верхней части боковой панели.

3. В правом верхнем углу нажмите три точки и выберите Join or create workspace.

Совет: при создании можно удалить дефолтные шаблоны, чтобы рабочее пространство оставалось чистым.

Скачать: Notion для Desktop | Android | iOS (бесплатно, есть подписка)

2. Создайте папку для ежедневных заметок

Ежедневные заметки помогают фиксировать идеи, прогресс и краткие задачи. Это место для дневных целей, быстрых чеков и решения мелких вопросов, которые в противном случае теряются в мессенджерах.

Как создать и управлять папкой с ежедневными заметками:

1. Нажмите Add a page в боковой панели или используйте сочетание Ctrl + N.
2. Дайте странице имя, например «Ежедневные заметки» или «Daily Notes». Создайте внутри неё подпроекции-страницы для каждого дня.

Чтобы быстро добавить подплощадку:

1. На новой строке введите команду /page.

2. Назовите подпись и начинайте писать. Можно применить шаблоны Notion для ежедневных рутин, если они подходят под ваш процесс.

Совет по формату ежедневной заметки: 1) цель на день, 2) ключевые результаты, 3) блокирующие вопросы, 4) короткий план на завтра.

3. Сделайте базу данных для управления задачами проекта

Для контроля сроков и статусов нужна структурированная база задач. База данных позволяет разбивать проект на задачи, присваивать сроки, отвечающих и приоритеты, а также создавать представления: таблица, доска, календарь, список.

Создание базы данных

1. В боковой панели нажмите Add a Page.

2. Введите заголовок и выберите тип «Table».

3. Под заголовком Select data source выберите New database.

База создастся как отдельная страница. При желании можно конвертировать её в inline, чтобы вставить внутрь другой страницы проекта.

Какие свойства добавить

По умолчанию у вас есть свойства Name и Tags. Рекомендуемый набор свойств для проектной базы:

• Name — заголовок задачи.
• Status (Select) — «Запланировано», «В работе», «На тестировании», «Готово».
• Assignee (Person) — ответственный.
• Due Date (Date) — срок выполнения.
• Priority (Select) — «Высокий», «Средний», «Низкий».
• Effort (Number) — оценка трудозатрат (например, часы или story points).
• Done (Checkbox) — отметка завершено.

Чтобы добавить свойство, нажмите плюс (+) в строке заголовков и выберите тип. Вы можете менять формат даты под региональные настройки.

Редактирование задач в отдельной странице

При наведении на название задачи нажмите Open — откроется отдельная страница задачи, где удобно писать подробные описания, чек-листы и оставлять комментарии. Это стандартный рабочий шаблон: краткая карточка задачи + пространство для заметок.

Сортировка и фильтрация

Полезные настройки:

• Сортировка по Due Date в порядке возрастания, чтобы первыми шли ближайшие дедлайны.
• Фильтр по Done = Unchecked, чтобы скрыть завершённые задачи и не перегружать вид.
• Представления: доска для статусов, календарь для обзора сроков, таблица для быстрой фильтрации.

Практическое правило: держите 2–4 основных представления. Слишком много видов усложняет выбор и снижает скорость работы.

4. Добавьте напоминания к задачам

Notion позволяет одному или нескольким участникам ставить напоминания прямо в тексте или в свойстве даты. Это удобно для личных дедлайнов и общих событий.

Как поставить напоминание:

1. На любой строке в тексте введите команду @ чтобы открыть диалог упоминаний.

2. Введите дату и время и нажмите Enter.

3. Под календарём выберите опцию Remind и установите значение «At time of event» или отложенное напоминание за 1–2 дня.

Notion выделяет текст с напоминанием синим цветом. Напоминания синхронизируются с мобильным приложением.

Используйте мобильное приложение, чтобы план всегда был под рукой

Приложение Notion для Android и iOS синхронизирует данные и даёт доступ к задачам и заметкам в дороге. Это особенно полезно для быстрых правок и постановки новых задач из реальных встреч.

Шаблон проекта: минимальная структура

Используйте этот минимум, чтобы стартовать проект быстро:

• Рабочее пространство проекта
• Главная страница «Project Home» с кратким описанием и целями
• База задач (Table) с ключевыми свойствами
• Папка ежедневных заметок
• Страница с шаблонами и чек-листами

Шаблон карточки задачи:

• Заголовок задачи
• Краткое описание (1–2 предложения)
• Acceptance criteria (Критерии приёмки)
• Assignee
• Due Date
• Priority
• Check-list внутри задачи

Роль‑ориентированные чек‑листы

Приведённые чек-листы помогут участникам быстро ориентироваться.

Руководитель проекта:

• Убедиться, что есть рабочее пространство и база задач
• Настроить представления и правила сортировки
• Проверять статус и блокировки раз в 2 дня

Разработчик / Исполнитель:

• Ежедневно обновлять статус задач в базе
• Добавлять оценку Effort при создании задачи
• Указывать блокирующие факторы в заметке

Тестировщик / QA:

• Использовать представление «На тестировании»
• Добавлять чек-лист тест-кейсов в задачу
• Помечать задачу Done после прохождения всех критериев

Мини‑методология планирования проекта в Notion (5 шагов)

1. Сформулируйте цель проекта в 1 предложении.
2. Разбейте цель на 5–12 задач первого уровня.
3. Для каждой задачи определите ответственного и срок.
4. Ежедневно фиксируйте прогресс в Daily Notes.
5. Еженедельно проверяйте представления и корректируйте приоритеты.

Эта методология — лёгкий цикл планирования, который подходит для большинства небольших и средних проектов.

Факто‑бокс: ключевые рекомендации

• Держите 1–2 основных представления базы задач.
• Используйте напоминания для критичных дедлайнов.
• Обновляйте статусы ежедневно, даже если это 1 строка.
• Начинайте с простого: не создавайте десятки свойств сразу.

Когда этот подход не работает

• Очень крупные программы с сотнями задач и сложной зависимостью лучше вести в специализированных PM-системах (Jira, MS Project). Notion удобен для проектов малой и средней сложности.
• Если в команде строгие требования к отчётности и автоматизации — имеет смысл интегрировать Notion с внешними инструментами или выбрать PM-систему с расширенными отчётами.

Решение о выборе: простая схема

flowchart TD
  A[Нужен простой гибкий план?] -->|да| B[Notion]
  A -->|нет| C[Ищите PM с расширенными функциями]
  B --> D{Команда более 10 человек}
  D -->|да| C
  D -->|нет| E[Используйте Notion + шаблоны]

Шаблоны и таблицы для копирования

Шаблон заголовков для страницы проекта:

• Описание проекта
• Цели и ключевые результаты
• Основные контакты и роли
• Календарь релизов
• Ссылка на базу задач и еженедельные отчёты

Чек‑лист задачи (копируемый):

• Описание и цель задачи
• Критерии приёмки
• Оценка Effort
• Назначен ответственный
• Проведено тестирование
• Отмечено Done

1‑строчный глоссарий

• База данных — таблица/список задач с настраиваемыми полями.
• Представление — способ визуализации базы (Table, Board, Calendar).
• Inline база — база, вставленная внутрь страницы.
• Remind — встроенное напоминание Notion.

Критерии приёмки

Проект можно считать корректно настроенным в Notion, если выполнены условия:

• Есть рабочее пространство и главная страница проекта.
• База задач содержит поля: Name, Status, Assignee, Due Date.
• Существует 1–3 представления, включая календарь или доску статусов.
• Команда умеет добавлять задачи и ставить напоминания.

Итог

Notion даёт гибкую основу для ведения проектов: рабочее пространство, ежедневные заметки и настраиваемая база задач. Начните с минимальной структуры и затем добавляйте свойства и представления по мере роста проекта. Регулярные ежедневные заметки и простая методология из 5 шагов помогут держать процесс под контролем.

Примените чек-листы и шаблоны из этой инструкции сегодня — через пару дней вы заметите, что управление проектом стало проще и предсказуемее.