Перенос почты с Gmail на Zoho Mail — полная инструкция

Зачем переносить почту с Gmail на Zoho Mail

Zoho Mail — это защищённый, без рекламы и ориентированный на приватность почтовый сервис с набором бизнес-инструментов. Для компаний и частных пользователей, которые хотят полный контроль над доменной почтой и избежать сканирования писем для рекламы, Zoho представляет хорошую альтернативу.

В этой инструкции мы разберём полный рабочий процесс переноса почтовых ящиков и вложений из Gmail в Zoho Mail с собственным доменом. Пошаговые разделы подходят как для одной учётной записи, так и для небольших компаний.

Содержание

• TL;DR
• Предварительные примечания
• Купить домен у регистратора
• Выбрать план Zoho Mail
• Проверить домен в Zoho Mail (TXT)
• Создать почтовые ящики и пользователей
• Настроить DNS: MX, SPF, DKIM
• Подготовка к миграции (очистка, лимиты)
• Пошаговая миграция через Zoho Admin Console (IMAP)
• Тонкие настройки и рекомендации
• Технический чеклист и SOP
• Роли и задачи (админ, пользователь, ИТ)
• Что делать при ошибках (runbook)
• Альтернативные подходы
• Факто-бокс и глоссарий
• Краткое резюме и дальнейшие шаги

Предварительные примечания

Important: перед любыми изменениями в DNS и миграцией сделайте экспорт важных данных и сохраните резервные копии.

Notes:

• Если вы не уверены в записи DNS у вашего регистратора, запросите инструкцию у службы поддержки регистратора (Namecheap, Google Domains, Hover и др.).
• Время распространения DNS-записей может занять от нескольких минут до 24 часов, но обычно достаточно 30–60 минут для базовой проверки.

Купить домен у регистратора

Для размещения почты на своём домене нужно сначала купить доменное имя у регистратора. Регистраторы обеспечивают регистрацию и управление записями DNS.

Примеры регистраторов: Namecheap, Google Domains, Hover.

Советы при выборе регистратора:

• Убедитесь, что у регистратора есть удобный раздел «DNS / Advanced DNS».
• Проверьте цену продления и стоимость приватной регистрации (WHOIS privacy).
• Если планируете много почты — проверьте ограничения на добавление MX и TXT записей.

Выбрать план Zoho Mail

Для размещения почты на собственном домене нужен бизнес-аккаунт. На странице Zoho Mail выберите опцию Business Email и нажмите Sign Up for Free.

• Для одного домена подойдет план «Forever Free» (проверьте ограничения по количеству пользователей и по объёму хранения).
• Если нужно больше места — выберите платный план или добавьте хранилище в разделе add-ons.

Подтвердить домен в Zoho Mail

1. В Zoho Mail откройте страницу «Domain Addition» и нажмите Add now в секции «Add an existing domain».

2. Введите домен и название организации и нажмите Proceed to domain verification.

3. Zoho предложит добавить TXT-запись для подтверждения владения доменом.

Добавление TXT-записи у регистратора

На примере Namecheap: откройте Account > Domain List, нажмите Manage для нужного домена, перейдите в Advanced DNS и Add New Record.

• Тип записи: TXT
• Host: @
• Value: значение TXT из Zoho Admin Console
• TTL: Automatic

Пояснение: TTL (Time to Live) — время (в секундах), в течение которого DNS-резолвер кеширует запись. Обычно можно подождать 30–60 минут и нажать Verify TXT Record.

После успешной верификации вы увидите подтверждение в админ-консоли.

Создать учётные записи почты и добавить пользователей

1. Создайте основной почтовый адрес на своём домене и нажмите Create.
2. Добавляйте пользователей вручную, импортом CSV (скачайте примерный файл из Zoho) или массовым импортом из G Suite.

Совет: если у вас много пользователей, начните с 1–2 тестовых ящиков и выполните пробную миграцию.

Настроить DNS: MX, SPF и DKIM

Чтобы письма доходили корректно, нужно настроить MX записи и добавить SPF и DKIM для аутентификации отправляемой почты.

MX (Mail Exchanger)

MX-запись указывает, какие серверы принимают почту для вашего домена. Пример для Zoho (значения могут отличаться по локали — проверьте в консоли Zoho):

• Host: @
• Value: mx.zoho.in
• Priority: 10

Добавьте также вторичные серверы mx2 и mx3 с приоритетом 20 и 50 соответственно. Почтовые серверы пытаются доставить письмо, начиная с наименьшего значения priority.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF — это TXT-запись, которая указывает, какие хосты могут отправлять почту от имени вашего домена. В Zoho вы добавляете TXT с содержимым, предоставленным консолью. Примерная форма:

v=spf1 include:zoho.in ~all

(точную строку берите из Zoho Admin Console). Добавление SPF помогает получателям проверять, что письмо действительно из вашего домена.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM добавляет цифровую подпись к исходящей почте. Zoho генерирует ключи; в DNS добавляется TXT-запись вида:

• Host: zmail._domainkey
• Value: (длинная строка публичного ключа из консоли)

После добавления SPF и DKIM нажмите Verify All Records в Zoho.

Подготовка к миграции почты

Прежде чем начинать массовую миграцию, выполните подготовительные шаги.

1. Очистка: удалите ненужные письма и большие вложения в Gmail, особенно спам и старые рассылки. Zoho Mail Lite даёт 5 ГБ на пользователя, поэтому копии большого объёма могут превысить лимит.
2. Архивирование: если у вас есть сообщения, которые не требуются в рабочем ящике, экспортируйте их в MBOX/PST для долгосрочного хранения.
3. Лимиты и трафик: Gmail может замедлять IMAP-соединения при большом объёме. Меньше писем — выше шанс успешной быстрой миграции.
4. Тестовая миграция: всегда сначала протестируйте процесс на одном или двух аккаунтах.

Пошаговая миграция через Zoho Admin Console (IMAP)

1. Войдите в Zoho Mail Admin Console и в меню слева выберите Data Migration.
2. Под пунктом Migrations нажмите Start data migration.

3. Введите имя конфигурации сервера (для вас), в поле Select Protocol/Application выберите IMAP, отметьте Gmail. Адрес исходного сервера заполнится автоматически. Убедитесь, что выбран SSL и порт 993. Нажмите Add.

4. Настройте параметры миграции:
   • Выберите «All emails» или укажите диапазон дат.
   • Поставьте галочки на «Exclude Inbox mails with more than one label», «Mark Important as Tag», «Mark Starred as Tag», если хотите сохранить метки Gmail как теги в Zoho.

5. Создайте новую миграцию. Укажите Maximum Connection Limit. Для одиночного пользователя обычно достаточно 1 подключения, чтобы Gmail не начал тротлить.

6. Добавьте данные пользователя: введите исходный логин и пароль (или app-password, если включена двухфакторная аутентификация), выберите адрес назначения и приоритет миграции. Нажмите Add, затем Start Migration.

7. Если при добавлении возникла ошибка «Unable to access your account», проверьте:

   • В Gmail включён ли IMAP (Settings > Forwarding and POP/IMAP).
   • Сгенерирован ли app-specific password для миграции (если в аккаунте включена двухфакторная аутентификация).

8. Дождитесь окончания миграции. После завершения Zoho покажет отчёт с деталями по папкам и статусам.

Тонкие настройки и рекомендации

• Устанавливайте низкий Maximum Connection Limit при больших объёмах, чтобы снизить риск троттлинга со стороны Gmail.
• Разбейте миграцию по папкам/датам: сначала самые важные ящики, затем менее важные. Это уменьшит количество повторных попыток и конфликтов.
• Проверьте, что теги «Important/Starred» отобразились в Zoho как ZMImportant/ZMStarred, если вы включали эти опции.
• Если у вас сложная иерархия меток в Gmail, учтите возможные дублирования при переносе (несколько меток = одно письмо попадает в несколько папок).

Технический чеклист (SOP) перед миграцией

Короткая пошаговая инструкция (SOP), которую может использовать администратор:

1. Сделать резервную копию важных писем (экспорт MBOX/PST).
2. Убедиться, что домен подтверждён в Zoho.
3. Настроить MX, SPF и DKIM и убедиться в их проверке в Zoho.
4. Создать тестовый почтовый ящик в Zoho.
5. Включить IMAP в Gmail и создать app-password при необходимости.
6. В Zoho создать конфигурацию IMAP, проверить SSL и порт 993.
7. Запустить тестовую миграцию для 1–2 пользователей.
8. Проверить доставку, метки и вложения в тестовых ящиках.
9. Если всё в порядке — запустить массовую миграцию малыми партиями.
10. После миграции обновить электронные подписи и правила пересылки.

Критерии приёмки:

• Все критичные письма и вложения доступны в Zoho в читаемом виде.
• Отправка и приём почты работают (проверить отправку писем с DKIM и SPF в заголовках).
• Пользователи подтверждают, что видят ожидаемые папки и теги.

Роли и задачи (кто за что отвечает)

Администратор:

• Покупка домена (если ещё не куплен).
• Настройка DNS (TXT/MX/SPF/DKIM).
• Создание пользователей и управление лицензиями.
• Запуск и мониторинг миграции.

ИТ-специалист / Системный админ:

• Подготовка резервных копий и экспортов.
• Обработка ошибок на уровне IMAP и сети.
• Настройка почтовых клиентов у пользователей (если нужно).

Пользователь:

• Очистка личного почтового ящика: удаление ненужных писем, архивирование.
• Проверка доступа к новому почтовому ящику и настройка подписи.

Runbook: что делать при ошибках во время миграции

Сценарий: Миграция не стартует, ошибка доступа Действия:

1. Проверьте, включён ли IMAP в настройках Gmail.
2. Если включена двухфакторная аутентификация, создайте app-password в Google Account > Security > App passwords и используйте его.
3. Убедитесь, что логин и пароль введены корректно (без пробелов).
4. Проверьте лимиты соединений и уменьшите Maximum Connection Limit.
5. Попробуйте протестировать подключение к IMAP через почтовый клиент (например, Thunderbird) с теми же данными.

Сценарий: Письма не видны в Zoho или отсутствуют вложения Действия:

1. Проверьте, не исключены ли письма настройкой «Exclude Inbox mails with more than one label».
2. Убедитесь, что диапазон дат для миграции охватывает нужные письма.
3. Проверьте логи миграции в Zoho: возможны ошибки при чтении отдельных сообщений.
4. При необходимости экспортируйте пропавшие письма из Gmail в MBOX и импортируйте вручную в Zoho или архивируйте отдельно.

Сценарий: Почта не доставляется после смены MX Действия:

1. Убедитесь, что MX-записи правильные и приоритеты установлены корректно.
2. Проверьте SPF/DKIM; при ошибках отправка может попадать в спам.
3. Проверяйте заголовки входящих писем (Received, SPF, DKIM) для диагностирования причин.

Альтернативные подходы к миграции

1. Использовать сторонние сервисы миграции (например, специализированные инструменты миграции почты). Удобно для больших корпоративных миграций, но требует доверия к поставщику.
2. Экспорт писем вручную в MBOX/PST и импорт в целевую систему через почтовый клиент. Подходит, если нужно перенести только часть архива.
3. Поэтапная миграция: сначала ключевые пользователи/отделы, потом остальные.

Преимущества альтернатив:

• Более гибкая фильтрация и контроль качества.
• Возможность вручную исправить сложные кейсы с вложениями и метками.

Ограничения:

• Больше ручной работы.
• Иногда платные сторонние инструменты оказываются быстрее и надёжнее для больших объёмов.

Факто-бокс

• Минимальный объём в Zoho Mail Lite: 5 ГБ на пользователя.
• Типичный порт IMAP с SSL: 993.
• Валидацию домена выполняют через TXT-запись.
• Основные DNS-записи: MX (приём почты), TXT (SPF/DKIM/верификация).

Тест-кейсы и критерии приёмки

Тест-кейсы:

1. Тестовая миграция одного пользователя с 100 письмами и несколькими вложениями.
2. Проверка передачи меток «Starred/Important» как тегов.
3. Отправка тестового письма из Zoho на внешний адрес и проверка SPF/DKIM результатов.
4. Тест отправки/приёма почты через почтовый клиент (IMAP/SMTP).

Критерии приёмки:

• Все тестовые письма доступны и корректно отображают вложения.
• Метки/теги перенесены в читаемом виде.
• Отправляемые письма проходят SPF/DKIM проверки у получателя.

Ментальные модели и эвристики

• «Малые партии» — разбивайте миграцию на небольшие группы, чтобы минимизировать воздействие троттлинга.
• «Тест первым» — всегда сначала мигрируйте одного пользователя и проверьте результаты.
• «DNS всегда ждёт» — не начинайте массовую миграцию, пока DNS-записи не подтвердятся в Zoho.

Решение: простая блок-схема (Mermaid)

flowchart TD
  A[Покупка домена] --> B[Регистрация в Zoho]
  B --> C[Добавление домена и TXT верификация]
  C --> D[Настройка MX/SPF/DKIM]
  D --> E[Создание тестового ящика]
  E --> F[Тестовая миграция '1-2 аккаунта']
  F --> G{Успешно?}
  G -- Да --> H[Массовая миграция]
  G -- Нет --> I[Устранение ошибок и повтор теста]
  I --> F

Глоссарий (1 строка на термин)

• MX: запись DNS, указывающая серверы, принимающие почту для домена.
• SPF: TXT-запись, ограничивающая, какие серверы могут отправлять почту от имени домена.
• DKIM: цифровая подпись для сообщений, добавляемая в DNS как TXT-запись.
• IMAP: протокол для доступа к почтовому ящику на сервере.
• TTL: время жизни DNS-записи в кэше резолверов.

Примечания по приватности и соответствию (GDPR)

• При миграции данных между сервисами важно учитывать правила хранения персональных данных и требования конфиденциальности.
• Zoho предоставляет параметры соответствия и политики приватности; при переносе почтовых ящиков сотрудников убедитесь, что доступ и хранение соответствуют внутренним требованиям вашей организации.

Краткое резюме и следующие шаги

• Подтвердите домен в Zoho через TXT.
• Настройте MX, SPF и DKIM перед началом миграции.
• Очистите Gmail от ненужных писем и вложений.
• Выполните тестовую миграцию 1–2 аккаунтов, проверьте результаты.
• Запустите массовую миграцию малыми партиями, мониторьте логи.

Summary:

• Начните с тестовой миграции, держите лимит подключений низким и используйте app-password при двухфакторной аутентификации.
• После успешной миграции проверьте доставку и аутентификационные заголовки и сообщите пользователям о смене настроек почтовых клиентов.

Спасибо за внимание — если нужно, могу подготовить пошаговый план миграции в формате чеклиста CSV для вашей организации или адаптировать SOP под ваш реестр пользователей.