Управление лимитами хранения в Outlook

Важное: если превышен общий объём облачного хранилища Microsoft, вы не сможете загружать и синхронизировать файлы в OneDrive и отправлять/получать почту в Outlook.com до освобождения места или повышения тарифа.

Коротко о квотах и тарифах

• Outlook.com: 15 ГБ бесплатного места на почту (этот объём не входит в выделенные 5 ГБ общего облачного хранилища аккаунта).
• Microsoft account (OneDrive и другие сервисы): 5 ГБ общего бесплатного облачного хранилища.
• Подписчики Microsoft 365: повышенное почтовое место — 50 ГБ для каждого почтового ящика (включая дополнительные преимущества безопасности и отсутствие рекламы).

Краткая дефиниция: «почтовое хранилище» — объём, который занимает вся почта и папки в вашем почтовом ящике; «облако Microsoft» — общий пул хранилища, используемый OneDrive и некоторыми функциями Outlook.

Как проверить текущий объём хранилища в Outlook

1. Откройте Outlook.com в браузере.
2. Нажмите Настройки в правом верхнем углу.
3. Перейдите в раздел Общие → Хранилище.
4. Вы увидите «Microsoft Storage» (общее облако) и «Email Storage» (хранилище почты).
5. Нажмите на категорию «Email Storage», чтобы развернуть подробную разбивку.
6. Отобразится «Total used» (занято всего) и «Total storage» (доступно всего).

Примечание: названия разделов могут немного отличаться в локализованных интерфейсах. В новых версиях Outlook для Windows путь: Настройки → Учётные записи → Хранилище.

Устранение ошибки «Quota Exceeded/Account is above quota limits» (место закончилось)

1. Зайдите в Outlook.com и авторизуйтесь.
2. Откройте Настройки → Общие → Хранилище (или в приложении New Outlook: Настройки → Учётные записи → Хранилище).
3. Просмотрите, какие папки занимают больше всего места.
4. В разделе «Управление» установите период (3, 6 или 12 месяцев) для автоматического удаления писем старше заданного срока.
5. Нажмите значок удаления, чтобы удалить выбранные письма и освободить место.

Если вы подписчик Microsoft 365, при необходимости система предложит вариант повышения объёма до 50 ГБ.

Когда эта методика не поможет

• У вас превышен общий лимит облачного хранилища Microsoft (OneDrive): даже при свободном месте в почте вы не сможете синхронизировать файлы или отправлять письма до освобождения места в OneDrive.
• Письма занимают место в архивах или на подключённых сервисах (например, если вы настроили пересылку на другой аккаунт с хранением копий).

Как навсегда удалить письма и мгновенно освободить место

• Удаляйте письма как обычно — они попадут в папку «Удалённые элементы» (Deleted Items), и эта папка учитывается в квоте.
• Чтобы освободить место сразу, очистите папку «Удалённые элементы» вручную: откройте папку → выберите «Очистить папку».
• Письма в папке «Удалённые элементы» удаляются автоматически через 30 дней (если политика аккаунта не изменена). Письма в папке «Нежелательная почта» удаляются автоматически через 10 дней.
• Чтобы миновать «Удалённые элементы» и удалить письма без перемещения, выделите сообщение и нажмите Shift + Delete.

Читайте также: как настроить автоматическое удаление и политику хранения для корпоративных аккаунтов.

Дополнительные методы освобождения места

1) Функция «Sweep» (Очистка): быстро убрать письма от отправителя

Sweep подходит для массовой очистки: она удаляет все письма от конкретного отправителя и может автоматически удалять будущие сообщения от него.

Порядок действий:

• Войдите в Входящие.
• Выберите сообщение от нужного отправителя.
• Нажмите Sweep (или «Очистить/Упорядочить») на панели меню и выберите опцию удаления всех текущих и/или будущих писем.

Преимущество: удалённые письма не учитываются в квоте. Минус: потеря истории переписки от этих отправителей.

2) Сохранить вложения в OneDrive и удалить письма

1. В веб‑интерфейсе Outlook выберите Фильтр → Сортировка → Размер.
2. Установите сортировку «Самые большие вверху».
3. Откройте сообщения с большими вложениями, сохраните вложения в OneDrive («Сохранить в OneDrive»).
4. После сохранения удалите сообщения и очистите «Удалённые элементы» (Shift + Delete для немедленного удаления).

Преимущество: файлы остаются доступны в облаке, почта очищается.

3) Удаление писем с изображениями и большими вложениями

1. Просмотрите папки «Входящие» и «Отправленные» на предмет сообщений с мультимедиа или крупными вложениями.
2. Удалите их и затем очистите папку «Удалённые элементы».
3. Рекомендуется сначала отсортировать по размеру, чтобы быстрее найти «тяжёлые» записи.

Если вы не можете найти большие вложения, используйте поиск по типу (например, has:attachment size:>5MB) или фильтры по дате и отправителю.

Если вы видите сообщение «Microsoft Unified Storage is full»

1. Превышен общий объём облачного хранилища Microsoft (OneDrive/Outlook/другие сервисы). В этом случае:

   • Новые файлы не будут загружаться в OneDrive и будут доступны только в режиме чтения.
   • Отправка и приём почты в Outlook.com отключаются пока не будет освобождено место или не будет оформлена подписка.
   • Teams с вложениями также ограничены.
   • Microsoft может удалить ваши данные в OneDrive при длительном превышении квоты (следите за уведомлениями от Microsoft и реагируйте своевременно).

2. Превышен объём хранения почты (Email storage): почта не отправляется и не принимается. Решения:

   • Освободите место по шагам выше.
   • Купите подписку Microsoft 365 для увеличения объёма до 50 ГБ.
   • Для корпоративных аккаунтов обсудите повышение квоты с администратором или переход на план Enterprise.

Мини‑методика: 7 шагов для быстрого освобождения места (SOP)

1. Проверить общий объём: Настройки → Общие → Хранилище.
2. Отсортировать почту по размеру и дате.
3. Сохранить крупные вложения в OneDrive.
4. Применить Sweep к массовым отправителям спама/рассылок.
5. Удалить старые письма (более 6–12 месяцев) и очистить «Удалённые элементы».
6. Проверить папку «Нежелательная почта» и очистить её.
7. Если всё ещё не хватает — рассмотреть подписку Microsoft 365.

Критерии приёмки: после выполнения SOP объём занятого пространства должен уменьшиться и не отображаться сообщение об исчерпании квоты; пользователь должен иметь возможность отправлять и получать почту.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Пользователь (личный аккаунт):

• Сохранить важные вложения в OneDrive или локально.
• Очистить папку «Удалённые элементы» и «Нежелательная почта».
• Настроить автоматическую очистку старых сообщений (политика 6–12 месяцев).
• Если требуется — купить Microsoft 365.

ИТ‑администратор (корпоративный):

• Проверить политики хранения и правила удержания (retention policies) в Центре администрирования Microsoft 365.
• Настроить автоматическую архивацию/жёсткие лимиты для неактивных учётных записей.
• Уведомлять пользователей заранее о превышении квот и предлагать план перехода.
• Внедрить инструкции по безопасному хранению вложений и резервному копированию.

Дерево решений (быстрый выбор действий)

flowchart TD
  A[Обнаружили сообщение о нехватке места?] --> B{Превышена почта или общий объём?}
  B -->|Почта| C[Сортировать письма по размеру]
  B -->|Общий объём| D[Проверить OneDrive и удалить большие файлы]
  C --> E{Нашли большие вложения?}
  E -->|Да| F[Сохранить в OneDrive и удалить письма]
  E -->|Нет| G[Использовать Sweep и очистить папки]
  D --> H{Нужны файлы?}
  H -->|Да| I[Перенести в архив или локально]
  H -->|Нет| J[Удалить из OneDrive]
  F --> K[Очистить «Удалённые элементы»]
  G --> K
  I --> K
  J --> K
  K --> L[Проверить статус квоты]
  L --> M{Ошибки остались?}
  M -->|Да| N[Рассмотреть Microsoft 365 или обратиться в поддержку]
  M -->|Нет| O[Готово]

Риски и рекомендации по безопасности

• Риск потери данных при массовом удалении: перед удалением крупных папок или архивов сделайте резервную копию вложений.
• Безопасность вложений: при сохранении вложений в OneDrive используйте защищённые папки и многофакторную аутентификацию (MFA).
• Политики компании: не удаляйте сообщения, которые подлежат хранению по политике соответствия (compliance). Согласуйте действия с администратором.

Примеры, когда освобождение места не решит проблему

• Если в вашем аккаунте включены правила пересылки с сохранением копий на другой сервис — освобождение в Outlook не затронет место в другом сервисе.
• Если почта используется как архив и организация требует хранения писем — удаление противоречит политике.

Часто задаваемые вопросы

Как быстро найти самые «тяжёлые» письма?

Используйте сортировку по размеру в веб‑интерфейсе Outlook или выполните поиск с условием размера (например, size:>5MB) — так вы быстро идентифицируете крупные вложения.

Что происходит с письмами в «Удалённых элементах»?

Они учитываются в квоте почтового ящика до тех пор, пока вы не очистите папку вручную или автоматически через 30 дней.

Нужно ли платить за Microsoft 365, если я не хочу терять письма?

Подписка предоставляет больше места (50 ГБ) и дополнительные функции безопасности; если вы не хотите платить, то придётся регулярно очищать почту и хранить вложения вне почтового ящика.

Факты в цифрах

• Бесплатный почтовый лимит Outlook.com — 15 ГБ.
• Бесплатный общий объём Microsoft account (OneDrive и прочие сервисы) — 5 ГБ.
• Microsoft 365 (подписка) даёт 50 ГБ на почтовый ящик.

Советы по поддержанию порядка в почте (ежемесячный чек‑лист)

• Просмотрите и удалите рассылки и уведомления старше 3 месяцев.
• Сохраните важные вложения в OneDrive/архив.
• Настройте правила автоматического перемещения/удаления писем от массовых отправителей.
• Очищайте «Удалённые элементы» раз в месяц.

Приватность и соответствие требованиям

Если вы храните чувствительные данные в вложениях, соблюдайте правила конфиденциальности и внутренние политики: шифруйте документы, применяйте MFA и контролируйте доступ в OneDrive. Для корпоративных сценариев проконсультируйтесь с подразделением по соответствию (compliance) перед перемещением или удалением писем.

Объявление для пользователей (короткая версия)

Если вы получаете уведомление о нехватке места в Outlook, проверьте настройки хранения, удалите старые письма и перенесите большие вложения в OneDrive. Рассмотрите подписку Microsoft 365, если нужно больше пространства.

Куда обратиться за помощью

• Для личных аккаунтов: служба поддержки Microsoft (центр помощи Outlook.com).
• Для корпоративных аккаунтов: администратор Microsoft 365 вашей организации.

Заключение

Управление лимитами хранения в Outlook сочетает простые действия (сортировка по размеру, удаление и очистка «Удалённых элементов») и стратегические решения (перенос вложений в OneDrive, использование функций Sweep, настройка политик хранения, опция подписки Microsoft 365). Регулярная ежемесячная чистка и сохранение вложений в облаке помогут избегать критических ситуаций и потерю доступа.

Краткие выводы:

• Проверяйте раздел Хранилище в настройках, чтобы понять, что занимает место.
• Сохраняйте крупные вложения в OneDrive и удаляйте письма.
• Используйте функции Sweep и сортировку по размеру для ускорения процесса.
• При частом превышении квоты рассмотрите Microsoft 365 или корпоративные решения.

Поделитесь своим опытом управления почтовым хранилищем в комментариях — какие техники работают лучше всего для вас?