Как использовать шаблоны, чтобы работать быстрее и умнее

В общем, программные приложения созданы для удобства и оптимизации задач. Они предлагают инструменты, которые ускоряют работу и повышают продуктивность.

Но даже если вы регулярно пользуетесь приложением, велика вероятность, что вы не используете его максимально эффективно.

Чтобы получить больше отдачи от инструментов, которые вы используете каждый день, научитесь раскрывать силу шаблонов.

Почему шаблоны важны

Возьмём, например, текстовые редакторы. Каждый раз, создавая новый документ, вы начинаете с чистого листа. Это правильно, когда нужно сделать что-то уникальное. Но если документ имеет повторяющуюся структуру — вы теряете время на повторы.

Практически каждое приложение предоставляет готовые шаблоны. Если их нет — вы можете создать собственный шаблон и использовать его снова и снова.

Регулярное применение шаблонов экономит время, помогает поддерживать качество работы и стандартизировать процессы. Кроме того, шаблоны часто помогают заметить и закрепить оптимальную последовательность действий — «формулу», которая раньше была в вашей голове.

Чтобы шаблон приносил реальную пользу, важно понимать, какие характеристики делают шаблон стоящим вашего внимания.

Как отличить хороший шаблон

Прежде чем выбрать шаблон, чётко опишите задачу: для чего он нужен и какую информацию в нём будет содержаться. Это основной критерий.

Далее выясните рамки приложения и самого шаблона:

• Какие возможности даёт приложение? Какие ограничения есть у шаблонов в нём?
• Что можно редактировать, а что зафиксировано?
• Нужна ли строгая форма представления элементов (поля, метаданные, макеты)?

Хороший шаблон сочетает гибкость и преднастройку: он даёт базовую структуру, но легко подстраивается под конкретную задачу.

Совет: сначала опишите минимальный набор полей и шагов, которые нужны в шаблоне, затем ищите шаблон, покрывающий эти пункты. Если подходящего нет — создайте собственный и протестируйте его на 2–3 реальных задачах.

Шаблоны в популярных приложениях

Ниже — разбор того, какие типы шаблонов доступны в популярных инструментах и как их лучше использовать. Обратите внимание на конкретные примеры; попробуйте перенести идеи на ваши приложения.

Asana

Asana — инструмент управления проектами для команд. Он помогает организовать проекты, назначать задачи и обсуждать работу в одном месте.

Особенности шаблонов в Asana:

• В Asana нельзя напрямую скачивать шаблоны из сторонних источников, но можно создать шаблон внутри аккаунта.
• Шаблон создают двумя способами: создать проект сразу как шаблон либо превратить существующий проект в шаблон.
• Шаблоны полезны для чек-листов клиентов, плана маркетинга, QA-планов и материалов для онбординга.

Как использовать шаблоны Asana эффективно:

1. Определите типовые проекты (онбординг, релиз, кампания).
2. Создайте базовую структуру разделов и задач, заполните типичные описания и этапы.
3. Добавьте стандартные поля (приоритет, срок, исполнитель) и автоматизации (правила) если нужны.
4. Сохраните проект как шаблон и проверяйте его раз в квартал.

Полезная ссылка: страница Asana по работе с шаблонами.

Asana бесплатна для команд до 15 человек; для больших команд цена указана как $8.33 в месяц при ежегодной оплате за участника.

Canva

Canva — простой редактор графики с множеством готовых макетов.

Что важно знать:

• В Canva огромное количество шаблонов: посты в соцсетях, обложки, листовки, презентации.
• Профессиональная подписка (Canva for Work) позволяет создавать фирменные шаблоны со стилевыми гайдами, шрифтами и палитрами.
• В бесплатной версии можно сохранять собственные работые документы и дублировать их как «рабочие шаблоны».

Рекомендации:

• Для бренда создайте набор фирменных шаблонов: социальные посты, шаблон презентации, шаблон рассылки.
• Храните в шаблонах резервные изображения и «заглушки» для удобной замены.
• Документируйте правила использования шаблона (логотип, отступы, стиль заголовков).

Цены: Canva Basic бесплатна, Canva for Work — $12.95/месяц на одного дизайнера (есть скидка при оплате ежегодно).

Kanbanize

Kanbanize — инструмент для визуализации рабочего потока по методике Kanban.

Особенности:

• Поддержка кастомных типов карточек и шаблонов карточек и досок.
• Сохраняйте нередкие поля карточек (например, чек-лист QA, поля оценки рисков, SLA).
• Шаблоны досок помогают стандартизировать проекты во всей организации.

Как применять:

• Создайте шаблон карточки с заполненными полями для повторяющихся задач (выпуск релиза, приём работ от подрядчика).
• Создайте шаблон доски для типовой рабочей линии (Backlog → In Progress → Review → Done).

Kanbanize предлагает бесплатный пробный период; базовый тариф начинается от $9 за участника в месяц (при годовой оплате).

Google Docs

Google Docs — облачный текстовый редактор, удобный для совместной работы.

Что есть:

• Коллекция готовых шаблонов: резюме, письма, календари, планы проектов, счета.
• Можно создать документ-образец и копировать его при необходимости — простой способ сделать собственный шаблон.

Практика:

• Создайте папку «Шаблоны» в Google Диске и храните там рабочие версии.
• Для сложных потребностей используйте сочетание шаблонов Docs + Таблиц + Форм для автоматизированного ввода данных.

Hootsuite

Hootsuite — инструмент управления соцсетями с планировщиком и аналитикой.

Особенности шаблонов:

• Можно сохранять часто используемые тексты постов как шаблоны.
• Удобно для длительных промоакций: подготовили шаблон — планируйте публикации с ним снова и снова.
• Поддерживает вставку переменных (например, хештеги или трекеры кампаний).

Практическое применение:

• Подготовьте шаблон для поста-рассылки и шаблон для анонса события.
• Храните варианты сообщений для разных сетей и адаптируйте их по формату.

Прайс: Hootsuite Pro указана как $9.99/мес при годовой оплате; бизнес-планы требуют обращения в поддержку.

FreshBooks

FreshBooks — облачная бухгалтерия, удобная для малого бизнеса.

Шаблоны в FreshBooks:

• Шаблоны для счетов и коммерческих предложений (estimate). Можно настроить поля и автоматизировать выставление счетов.
• Полезно для услуг, где структура счёта повторяется от клиента к клиенту.

Применение:

• Настройте базовый шаблон счёта с вашими банковскими реквизитами, налоговой информацией и стандартным списком услуг.
• Для типовых проектов создавайте «пакеты» услуг как шаблоны смет.

Цены: Premium-план FreshBooks обозначен как $39.95/мес; план Plus — $24.95/мес (указаны оригинальные цены без конвертации).

Zapier

Zapier — инструмент автоматизации, где каждая автоматизация (zap) по сути является шаблоном процесса.

Как это работает:

• Zap связывает триггер (событие) и набор действий в сторонних приложениях.
• Примеры: сохранять вложения из Gmail в Dropbox, создавать карточку Trello по расписанию, заносить метрики в Google Sheets.

Почему это шаблон:

• Один и тот же «zap» можно многократно копировать и адаптировать.
• Экономит часы ручной работы и уменьшает количество ошибок.

Тарифы Zapier варьируются от Basic ($20/мес) до Infrastructure (дороже); количество правил и частота выполнения зависят от плана.

Мини‑методология: как создать полезный шаблон за 60 минут

1. Определите цель шаблона: что именно он должен упрощать?
2. Опишите входные данные: какие поля заполняют люди?
3. Сформируйте структуру: заголовки, секции, чек‑лист, метаданные.
4. Заполните примеры: добавьте примерный контент и инструкции по редактированию.
5. Протестируйте на 2–3 реальных задачах и соберите фидбек.
6. Фиксируйте версию и укажите владельца шаблона.
7. Внедрите обучение для команды: 5‑минутный гайд или видео.

SOP для создания корпоративного шаблона (быстрый план)

• Цель: стандартизировать повторяющийся документ или процесс.
• Владелец: назначьте ответственного (роли: редактор, согласующий, владелец).
• Шаги:
  1. Сбор требований от пользователей.
  2. Создание структуры и полей.
  3. Внесение примера заполнения.
  4. Тестирование и правки.
  5. Публикация в общей папке или библиотеке шаблонов.
  6. Обучение пользователей.
  7. Ревью через 3 месяца и далее ежегодно.

Чек‑листы по ролям

Ниже — краткие чек‑листы, что проверять при создании шаблона для каждой роли.

Критерии приёмки шаблона

Шаблон принимают, если он соответствует всем пунктам ниже:

• Покрывает целевую задачу без необходимости дописывать критические шаги.
• Имеет понятные инструкции и пример заполнения.
• Лёгок в адаптации: ключевые поля редактируются без обходных манёвров.
• Прошёл тест на 2 реальных кейсах и получил положительный фидбек от 1–2 пользователей.
• Назначен владелец и указана дата ревью.

Когда шаблон не подходит — контрпримеры

• Если задача уникальна или требует творческой свободы, жёсткий шаблон мешает.
• Шаблон с избыточными полями замедляет работу: лишние поля — повод пересмотреть структуру.
• Если шаблон хранится в личной папке и недоступен команде, он бесполезен.

Диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[Нужен шаблон?] --> B{Задача повторяющаяся?}
  B -- Да --> C{Есть готовый шаблон в приложении?}
  B -- Нет --> Z[Создавать шаблон не нужно]
  C -- Да --> D[Адаптировать и тестировать]
  C -- Нет --> E[Создать шаблон: описать цель и поля]
  E --> F[Протестировать на 2 кейсах]
  F --> G{Пользователи довольны?}
  G -- Да --> H[Публиковать и обучить команду]
  G -- Нет --> I[Итерация: исправить и снова тестировать]
  D --> H

Шпаргалка: какие шаблоны завести первым делом

• Для управления проектами: шаблон релиза, чек-лист онбординга, шаблон ретроспективы.
• Для дизайна: шаблон поста в соцсети (несколько размеров), шаблон презентации, экспортный пресет.
• Для контента: шаблон статьи, шаблон описания продукта, календарь контента.
• Для бухгалтерии: шаблон счёта, шаблон коммерческого предложения.
• Для маркетинга: шаблон email-рассылки, шаблон лендинга, шаблон отчёта по KPI.
• Для автоматизации: zap-шаблоны на повторяющиеся интеграции (Gmail→Drive, Forms→Sheets).

Примеры готовых шаблонов и их структура

1. Шаблон релиза в Asana

• Название проекта: Релиз X.Y
• Разделы: Подготовка, Тестирование, Документация, Выпуск
• Обязательные поля в карточке: Владелец, Оценка времени, Дата релиза, Критерии приёмки
• Чек-лист карточки: код ревью, тесты, сборка, деплой, мониторинг

2. Шаблон поста для соцсетей (Canva + Hootsuite)

• Размеры: Instagram 1080×1080, Twitter 1200×675
• Поли: Заголовок, Основной текст, CTA, Хештеги, Ссылка
• Инструкции: не более 125 символов для преамбулы, используйте фирменные цвета

3. Шаблон счёта в FreshBooks

• Позиции услуг с дефолтными ценами
• Поля: Номер счёта, Дата, Срок оплаты, Банковские реквизиты, Условия оплаты

4. Zap-шаблон: Gmail → Dropbox

• Триггер: новое письмо с вложением от заданного адреса
• Действия: сохранить вложение в папку Dropbox/Clients/ИмяКлиента, оповестить в Slack

Тесты и приемочные критерии

• Тест 1: запустить шаблон на первом реальном кейсе и отметить время на выполнение. Время должно снизиться по сравнению с ручной процедурой.
• Тест 2: проверить полноту полей — никто не должен добивать недостающие данные чаще 1 раза на тест.
• Тест 3: оценить понимание шаблона новыми пользователями — провести опрос: было ли понятно, что заполнять.

Риски и смягчение

• Риск: устаревание шаблона. Митигирование: назначьте ревью раз в год.
• Риск: шаблон мешает креативу. Митигирование: оставьте «пустой» творческий шаблон без надстроек.
• Риск: доступность. Митигирование: централизованная библиотека и права доступа.

Краткий глоссарий

• Шаблон — готовая структура документа или процесса для повторного использования.
• Триггер — событие, запускающее автоматизацию в Zapier.
• Карточка — единица работы в Kanban/Asana.
• CTA — призыв к действию (call to action).

Короткая памятка «Что сделать сейчас»

1. Просмотрите свои ежедневные задачи и отметьте три, которые повторяются.
2. Найдите в используемых приложениях готовые шаблоны или создайте один простой шаблон.
3. Протестируйте его на одной задаче и зафиксируйте время экономии.
4. Поделитесь шаблоном с коллегами и соберите обратную связь.

Итог

Шаблоны — простой и мощный инструмент повышения эффективности. Они экономят время, повышают качество и помогают стандартизировать процессы. Начните с малого: выберите 1–2 повторяющиеся задачи и создайте для них шаблоны. Со временем библиотека шаблонов превратится в важнейший актив вашей команды.

Итак, какие шаблоны вы начнёте использовать сегодня? Какие шаблоны уже помогают вам экономить время — поделитесь в комментариях.

Image Credit: Helloquence