Как найти и использовать функции в Microsoft Excel

Быстрые ссылки

• Доступ к инструменту Вставить функцию
• Как найти функцию в Excel
• Использование найденной функции
• Попробовать автозаполнение формул

Когда вы пишете новую формулу в Microsoft Excel, важная часть — правильно выбрать функцию. Excel предлагает интерактивные средства, которые помогают быстро отобрать и вставить подходящую функцию, понять её синтаксис и протестировать аргументы.

Доступ к инструменту Вставить функцию

Откройте таблицу в Excel и выберите ячейку, в которую хотите вставить формулу. Выбор ячейки упрощает дальнейшую вставку. Откройте окно “Вставить функцию” одним из двух способов:

• Нажмите значок Вставить функцию (fx) слева от строки формул.
• Перейдите на вкладку Формулы и нажмите “Вставить функцию” в левой части ленты.

Как найти функцию в Excel

Окно Вставить функцию содержит поле поиска и раскрывающийся список категорий — это два простых способа найти нужную функцию.

• В поле “Поиск функции” введите ключевое слово или фразу и нажмите “Перейти”. Например, для задач с датой и временем попробуйте ввести “время” или “дата”.

• В раскрывающемся списке рядом с надписью “Или выбрать категорию” выберите категорию: Финансовые, Логические, Текстовые, Время и дата и т. д. Вы увидите список функций, относящихся к выбранной категории.

Обратите внимание на категорию “Недавно использованные”. В ней хранятся функции, которые вы применяли недавно — удобно, если вы не помните точное имя функции.

В большинстве случаев поиск или категория сокращают список кандидатов. Следующий шаг — просмотреть описания. Выберите функцию в списке, и в нижней части окна появится её краткое описание и синтаксис.

Например, для статистики можно искать функцию квартиля. Excel предложит несколько вариантов; просмотрите описания, чтобы выбрать подходящую.

Если описания недостаточно, выберите функцию и нажмите “Справка по этой функции” в левом нижнем углу окна. Откроется статья на сайте поддержки Microsoft с подробными примерами и объяснениями.

Важно: Справка на сайте Microsoft часто содержит примеры входных данных и ожидаемых результатов — используйте их, чтобы проверить свою гипотезу.

| | Освоение функций Excel | | Functions | AVERAGE · CONCATENATE · COUNT · COUNTIF · DATEDIF · FILTER · FREQUENCY · FV · HYPERLINK · IF · IFS · IMAGE · INDEX · IS · LEN · MATCH · MEDIAN · RAND · ROUND · RRI · SORT · SQRT · SUBSTITUTE · SUBTOTAL · SUM · SUMIF · TODAY · TRIM · TRUNC · VLOOKUP · WEEKDAY · XLOOKUP · YEAR | | | Types | Базовые · Бюджетирование · Ввод данных · Логические · Текстовые · Время и дата | | | Explained | Копирование формул · Оценка формул · Поиск функций · Исправление ошибок в формулах · Функции против формул · Сравнение функций поиска · Блокировка формул · Структурирование формул · Перевод формул | |

Использование найденной функции

Когда вы нашли нужную функцию, убедитесь, что выбрана целевая ячейка. Дважды щёлкните функцию в списке или выберите её и нажмите “ОК”. Откроется окно Аргументы функции, где можно последовательно заполнить входные поля.

В верхнюю часть введите диапазон данных, число, массив или другой аргумент, требуемый функцией.

В нижней части окна снова появляется краткое описание функции, дополнительные детали и результат вычисления текущей формулы.

Простой пример: выбрана функция SUM. В окне Аргументы функции мы вводим диапазон в поле Number1. Справа видно выделенные значения и итоговый результат формулы в окне.

Когда все аргументы заполнены, нажмите “ОК” — формула появится в ячейке вместе с результатом.

Попробовать автозаполнение формул

Если вы знаете начало имени функции, но не уверены в её точном варианте, полезно использовать автозаполнение формул.

Начните ввод формулы с знака равенства (=) и первых букв имени функции. Excel покажет список подходящих функций — их можно просмотреть, и при выборе справа от варианта появится краткое описание. Чтобы вставить функцию, дважды щёлкните её — затем появятся поля аргументов.

Например, если вы ищете функцию для подсчёта с условием, введите:

=COUNT

и в выпадающем списке вы увидите COUNT, COUNTIF, COUNTIFS и другие. Описание COUNTIF подскажет, что это нужный вариант.

Мы дважды щёлкаем COUNTIF и заполняем его аргументы, чтобы завершить формулу.

Работать с функциями и формулами в Excel может быть непривычно, но встроенные инструменты делают процесс прозрачнее и проще.

Краткая методология выбора функции

1. Определите цель: что вы хотите получить в результате (число, текст, дата, логическое значение).
2. Подберите ключевые слова (например, “сумма”, “количество”, “найти”, “дата”).
3. Поиск по ключевому слову + категория, затем — чтение описания.
4. Тестирование на небольшом наборе данных через Аргументы функции.
5. Проверка в нескольких вариантах (например, SUM vs. SUBTOTAL) и выбор наиболее подходящего по поведению при пустых ячейках и фильтрах.

Когда метод не подходит

• Функция отсутствует в вашей версии Excel (старые версии могут не иметь современных функций, таких как XLOOKUP или FILTER).
• Нужна более сложная логика — тогда лучше использовать комбинацию функций или написать пользовательскую функцию на VBA/Office Scripts.
• Данные требуют очистки или стандартизации перед применением функции — сначала привести данные в единый формат.

Важно: если функция ведёт себя не так, как ожидалось, проверьте типы данных в ячейках (текст вместо числа, даты как текст и т. п.).

Альтернативные подходы

• Сочетание функций: иногда одна простая функция не даст нужного результата. Составьте формулу из нескольких функций (например, IF + SUMIF, INDEX + MATCH вместо VLOOKUP).
• Power Query: для подготовки и трансформации данных до вычислений используйте Power Query — он лучше обрабатывает большие наборы и сложные преобразования.
• Office Scripts / VBA: для автоматизации повторяющихся задач создайте скрипт.

Шпаргалка — рекомендации и эвристики

• Для суммирования используйте SUM; для условного суммирования — SUMIF/SUMIFS.
• Для поиска в таблицах: XLOOKUP предпочтительнее VLOOKUP для новых документов (он гибче и надёжнее).
• Для проверки наличия значения используйте ISBLANK, ISNUMBER, ISTEXT.
• Для объединения текста: TEXTJOIN (современный) или CONCATENATE/&.
• Для работы с датами: DATE, YEAR, TODAY, NETWORKDAYS.

Фактическая подсказка: сначала проверьте, можно ли решить задачу одной формулой; если нет — разбейте задачу на этапы и примените отдельные столбцы для промежуточных результатов.

Чек‑лист по ролям

Аналитик:

• Определил цель расчёта
• Проверил типы данных
• Протестировал функцию на выборке
• Оценил поведение при пустых значениях

Бухгалтер:

• Убедился в корректности округления (ROUND)
• Проверил условия начисления (IF, IFS)
• Сверил итоги с исходными документами

Менеджер/руководитель:

• Попросил короткую верификацию результатов
• Попросил учесть исключения и крайние случаи

Примеры, когда одна функция не подходит

• VLOOKUP не подходит, если искомое значение находится слева от возвращаемого столбца — используйте INDEX+MATCH или XLOOKUP.
• SUM не учитывает скрытые строки при ручной фильтрации — используйте SUBTOTAL для агрегирования с учётом фильтров.

Дерево решений (помогает выбрать функцию)

flowchart TD
  A[Нужен агрегат?] -->|Да| B{Условный?}
  A -->|Нет| C{Поиск/извлечение}
  B -->|Нет| D[SUM / AVERAGE / MEDIAN]
  B -->|Да| E[SUMIF / COUNTIF / AVERAGEIF]
  C -->|По ключу| F{Позиционная зависимость}
  F -->|Да| G[INDEX + MATCH]
  F -->|Нет| H[XLOOKUP / VLOOKUP]
  G --> I[Проверьте относительные ссылки]
  H --> I

Критерии приёмки

• Формула возвращает ожидаемые значения на тестовой выборке.
• Обработаны случаи пустых и некорректных данных (проверка с ISERROR/IFERROR при необходимости).
• Формула понятна и документирована (комментарий или отдельный лист с описанием).

Шаблоны и приёмы (cheat sheet)

• Быстрая замена: нажмите F2 для редактирования формулы и используйте автозаполнение.
• Блокировка ссылок: используйте абсолютные ссылки ($A$1) при копировании формул.
• Отладка: вкладка Формулы → Оценить формулу для пошаговой проверки вычислений.

Примеры тестовых сценариев

• Тест 1: Небольшой диапазон из 5 значений, включая пустые ячейки — проверьте SUM и SUBTOTAL.
• Тест 2: Таблица с копиями ключей — проверьте поведение VLOOKUP vs. XLOOKUP.
• Тест 3: Дата в виде текста — попробуйте DATEVALUE и проверьте конвертацию.

Риски и рекомендации по безопасности

• При использовании внешних данных убедитесь, что источник надёжен — ненадёжные файлы могут содержать вредоносные макросы.
• Если вы используете макросы, подпишите и храните их в доверенном месте. Для совместной работы лучше обсуждать изменения в формулах в системе контроля версий или в заметках таблицы.

Итог

Инструменты Excel для поиска функций упрощают работу: поиск по ключевым словам, выбор категории, автозаполнение и подробная справка. Подходите к выбору функции методично: определите цель, протестируйте на примере, учтите пограничные случаи и задокументируйте решение.

Важное: если функция отсутствует в вашей версии Excel, рассмотрите альтернативы: комбинации других функций, Power Query или скрипты.

Краткое резюме:

• Используйте “Вставить функцию” и автозаполнение для быстрого поиска.
• Читайте описания и используйте “Справку по этой функции” для примеров.
• Тестируйте формулы на небольших наборах и документируйте итог.