Как закрепить шрифты в Outlook

Вы потратили время на выбор шрифта и аккуратную верстку письма, но получатель видит совсем иной результат. Outlook 2016 и другие версии Outlook иногда меняют оформление писем из-за настроек формата, масштаба, вставленного HTML или разницы между веб- и десктопными клиентами. Это раздражает, но проблему можно минимизировать.

Этот гид переведет вас по настройкам, покажет варианты исправления и даст практические чеклисты для отправителя, получателя и администратора.

Как изменить шрифты в Outlook

Ниже — базовые шаги для установки шрифтов в двух основных вариантах клиента.

Десктопный клиент

Откройте меню Файл (File) > Параметры (Options) > Почта (Mail) и найдите раздел Создание сообщений (Compose Messages). Нажмите Шаблоны и шрифты (Stationery and Fonts).

На вкладке персональных шаблонов можно задать разные профили: новые сообщения, ответы и пересылки, а также сообщения в виде обычного текста.

Нажмите кнопку Шрифт… чтобы изменить шрифт, размер и эффекты для каждого профиля.

Веб-клиент Outlook

В веб-версии нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите Параметры (Options).

Через боковое меню перейдите в Почта > Разметка (Layout) > Формат сообщений (Message format).

В разделе «Шрифт сообщения» можно установить семейство шрифта, размер и стиль по умолчанию.

Устранение проблем со шрифтами

Если после настройки шрифты всё равно отображаются неправильно, отправьте тестовое письмо себе и проверьте, какие именно отклонения появились. Ниже — последовательность логичных шагов для диагностики.

Проверьте масштаб (zoom)

Браузер и десктопный клиент имеют отдельные настройки масштаба. Убедитесь, что эти значения одинаковы или установлены на 100%. Даже разница в 10% может визуально изменить размер текста.

Важно: масштаб не меняет размер шрифта в самом письме, но влияет на то, как он воспринимается на экране.

Уберите лишнее форматирование

Текст, скопированный из веб‑страницы или другого письма, может приносить скрытый HTML или стили, которые перекрывают ваши настройки.

Используйте меню вставки и выберите «Сохранить только текст» (Keep Text Only) или выделите текст и нажмите сочетание клавиш CTRL + SPACE, чтобы снять формат.

Проверьте формат письма

Если вы используете HTML, а получатель — формат Rich Text или Plain Text, Outlook может попытаться конвертировать сообщение и при этом изменить оформление. В веб-версии формат письма можно переключить через меню с тремя точками при составлении сообщения.

В десктопном клиенте аналогичные опции доступны на вкладке Формат текста в ленте.

Проверьте установленные шрифты на устройстве получателя

Если вы применили нестандартный шрифт, у получателя он может отсутствовать. В этом случае почтовый клиент подставит запасной шрифт, и визуальный вид изменится.

Решение: использовать распространённые системные шрифты (Arial, Calibri, Times New Roman) или встроить оформление в изображение/PDF.

Что делать, если нужно гарантированное отображение

Если оформление критично (корпоративные рассылки, маркетинг), используйте альтернативы, которые не зависят от шрифтов получателя:

• Экспорт письма в PDF и отправка PDF как вложения или ссылки. PDF сохраняет верстку и шрифты при условии встраивания шрифтов при экспорте.
• Вставка частей письма как изображения: логотипы, подпись, декоративные заголовки. Изображения сохраняют оформление, но теряют доступность и текстовый поиск.
• Размещение верстки на веб‑странице и отправка читабельной ссылки в письме.

Быстрая методология: 5 шагов до корректного письма

1. Выберите семейство шрифтов, доступное на большинстве устройств.
2. Установите формат письма в HTML или Plain Text в зависимости от задачи.
3. Удалите постороннее форматирование из вставленного текста.
4. Проверяйте масштаб в браузере и клиенте (оба по 100% или одинаковые).
5. Отправьте себе тест и проверьте на мобильном и десктопе.

Ролевые чеклисты

Отправитель

• Установить стандарты шрифта и размера для всех шаблонов.
• Проверить вставленный текст на наличие чужого форматирования.
• Отправить тест на свой рабочий и личный адрес.
• Если важна верстка, отправлять PDF или изображение.

Получатель

• Проверить масштаб и настройки отображения в почтовом клиенте.
• Сообщить отправителю, если видит заметные отличия.
• Проверить, установлен ли нужный шрифт в системе.

Администратор ИТ

• Распространить список разрешённых корпоративных шрифтов.
• Настроить шаблоны и подписи на сервере или в централизованном хранилище.
• Рассмотреть внедрение корпоративных шаблонов в виде HTML, проверенных на основных клиентах.

Когда эти меры не помогут

• Получатель использует почтовый клиент с жёсткими ограничениями, который принудительно конвертирует входящие сообщения.
• Получатель читается письма в виде Plain Text — форматирование и шрифты будут откинуты.
• Отправлен нестандартный шрифт, отсутствующий на устройстве получателя.

В таких случаях единственный гарантированный способ сохранить оформление — вложить PDF или изображение.

Критерии приёмки

Перед массовой рассылкой убедитесь, что письмо проходит все пункты:

• Тестовое письмо отображается одинаково на десктопе, вебе и мобильном устройстве (визуальная проверка).
• Текст читабелен при масштабе 100% и при масштабировании до 125%.
• При необходимости кликабельные элементы (ссылки, кнопки) работают в PDF и HTML.

Ментальные модели и эвристики

• Минимализм побеждает: чем меньше кастомного форматирования, тем выше вероятность стабильного отображения.
• Унификация: используйте корпоративный набор шрифтов и шаблонов, чтобы сократить неожиданности.
• Сценарии отказа: всегда планируйте поведение письма, если получатель откроет его в Plain Text.

Шаблон проверки перед отправкой (SOP)

• Установлен стиль и размер шрифта для нужного профиля
• Очистка форматирования применена ко всему вставленному тексту
• Тестовое письмо отправлено на минимум два адреса
• Важная информация доступна в теле и в PDF на случай искажения

Быстрая подсказка по подписи

Если подпись содержит сложное форматирование, рассмотрите использование одного из вариантов:

• Простая текстовая подпись с ссылками
• Подпись как изображение (если нужен точный внешний вид)
• Подпись в виде HTML-шаблона, проверенного на основных платформах

Граф принятия решения

flowchart TD
  A[Проблемы со шрифтом] --> B{Письмо важное по верстке?}
  B -- Да --> C[Отправить PDF или изображение]
  B -- Нет --> D{Используется нестандартный шрифт?}
  D -- Да --> E[Заменить на системный шрифт]
  D -- Нет --> F[Очистить форматирование и протестировать]
  C --> G[Завершено]
  E --> G
  F --> G

Глоссарий

• HTML — язык разметки, используемый для форматированного текста в письмах.
• Plain Text — простой текст без форматирования.
• Масштаб — визуальное увеличение страницы в клиенте или браузере.

Когда нужна помощь администратору

Если проблема наблюдается у многих пользователей в организации, передайте ИТ следующие данные:

• Примеры писем с проблемой
• Версии Outlook (десктоп/веб) и операционные системы
• Скриншоты с отличиями в отображении

Итог

Outlook может менять оформление писем по разным причинам: масштаб, формат, скрытые стили или отсутствие шрифта у получателя. Самый быстрый путь к стабильному результату — использовать распространённые шрифты, очищать вставленный текст и тестировать сообщения на нескольких платформах. Если оформление критично, отправляйте PDF или изображения.

Поделитесь своим опытом или задайте вопрос в комментариях ниже — это поможет другим пользователям решить похожие задачи.