Настройка Office 2016 — 5 основных приёмов

Стандартные настройки редко идеально подходят всем. К счастью, Microsoft даёт достаточно средств для персонализации интерфейса Office 2016. Эта версия добавила новые опции и переместила некоторые настройки — разберёмся, что и где менять, чтобы работать быстрее и без лишних кликов.

Что вы получите из этой статьи

• Пошаговые инструкции по пяти ключевым настройкам.
• Чек‑листы и роли: что нужно администратору, продвинутому пользователю и случайному работнику.
• Альтернативы и когда кастомизация не решит проблему.
• SOP для массового развёртывания и примечания по безопасности и конфиденциальности.

1. Смените тему

Самое заметное визуальное изменение — тема. Она уменьшает нагрузку на глаза и делает интерфейс более «вашим».

Откройте «Файл > Учетная запись» и найдёте два параметра: «Фоновый рисунок Office» и «Тема Office».

• Фоновый рисунок влияет на вид полосы заголовка и вкладок. Это декоративный элемент.
• Тема меняет общий вид Office. Доступны: White (белая), Colorful (цветная, использует цвет приложения), Dark Grey (тёмно‑серая, повышенная контрастность) и Black (минимальная нагрузка на глаза).

По умолчанию выбор темы синхронизируется между компьютерами, привязанными к той же лицензии Office и учётной записи Microsoft. Если хотите персонализировать каждый компьютер отдельно, откройте «Файл > Параметры > Общие > Персонализация копии Microsoft Office» и выберите тему для конкретного устройства.

Совет: тёмная тема полезна при длительной работе вечером; цветная — когда нужно быстро отличать приложения (Word/Excel/PowerPoint).

2. Настройка ленты (Ribbon)

Лента — горизонтальная панель инструментов в верхней части окна приложения. Если часто используемые команды спрятаны, добавьте их сами.

Откройте «Файл > Параметры > Настройка ленты». Вы увидите список вкладок, групп и команд.

• Можно создать собственную вкладку (она появится среди верхних вкладок) или группу внутри существующей вкладки.
• Для удобства сначала выберите «Все команды» в выпадающем списке слева, чтобы найти редкие команды.

Полезные рекомендации:

• Назовите пользовательские вкладки понятным именем (например «Мои макросы» или «Частые действия»).
• Добавляйте только 5–10 самых нужных команд, чтобы лента не стала перегруженной.

Когда это не поможет: если проблема — плохая структура документа или низкая квалификация в приложении, добавление кнопок ускорит доступ, но не улучшит навыки.

3. Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar) — ещё один способ держать под рукой часто используемые команды. Она расположена в верхней части окна (обычно справа или над лентой).

Чтобы изменить расположение панели, нажмите стрелку раскрывающегося меню рядом с иконками и выберите «Показывать под лентой».

Три способа добавить команды:

1. Если нужная команда уже на ленте — кликните по ней правой кнопкой и выберите «Добавить на панель быстрого доступа». Можно добавлять целые группы.

2. Откройте «Файл > Параметры > Панель быстрого доступа», найдите команду слева и нажмите «Добавить».

3. Нажмите на стрелку панели и выберите «Другие команды», чтобы попасть в тот же диалог.

Практическое правило: сначала отработайте набор действий ручками несколько дней, затем добавляйте команды, которые действительно экономят время.

4. Отключите стартовый экран

При запуске Office 2016 открывается стартовый экран с шаблонами и недавно открытыми файлами. Если вы чаще создаёте пустой документ, лучше пропустить его.

Откройте «Файл > Параметры > Параметры запуска» и снимите галочку с «Показывать стартовый экран при запуске этого приложения». Эту настройку нужно выполнить в каждом приложении отдельно — она не синхронизируется автоматически.

Совет: если часто используете шаблоны, оставьте стартовый экран и добавьте свои шаблоны в раздел «Личные».

5. Сохранять на компьютер по умолчанию

OneDrive — удобный облачный сервис, но он не всегда желателен (особенно в корпоративной среде с политиками хранения). По умолчанию Office предлагает OneDrive; вы можете вернуть сохранение на локальный диск как опцию по умолчанию.

Откройте «Файл > Параметры > Сохранение > Сохранять документы» и поставьте галочку «Сохранять на компьютере по умолчанию».

Факт‑бокс:

• Подписчики Office 365 получают 1 ТБ облачного хранилища OneDrive.
• Для бесплатных учетных записей OneDrive доступно от 5 до 15 ГБ в зависимости от условий создания аккаунта.

Примечание по конфиденциальности: выбор между локальным сохранением и облаком влияет на контроль над данными. В корпоративной среде проконсультируйтесь с отделом безопасности и политиками соответствия (compliance).

Альтернативные пути и расширенные опции

• Организациям: централизованно задавайте конфигурации через Group Policy и Office Customization Tool. Это позволяет зафиксировать тему, отключить стартовый экран и задать местоположение по умолчанию для сохранений.
• Если нужна автоматизация развертывания — используйте Office Deployment Tool и XML‑файлы конфигурации.
• Для макросов и расширений применяйте цифровую подпись и политики исполнения макросов.

Когда не стоит менять: если пользователи обучаются на стандартных настройках (например, общий КБ для поддержки), сильная кастомизация может затруднить помощь со стороны IT.

Мини‑методология выбора настроек

1. Наблюдайте 3–5 рабочих циклов (суток/недель) и фиксируйте задачи, где тратится >10% времени.
2. Выделите 3–7 команд, которые повторяются чаще всего.
3. Добавьте их сначала на панель быстрого доступа — это самый быстрый результат.
4. Если набор команд устойчив, создайте собственную вкладку на ленте.
5. Тестируйте изменения неделю и откатите, если не улучшилось.

Чек‑лист перед массовыми изменениями (SOP для администраторов)

• Уточнить политику безопасности и требования по хранению данных.
• Создать XML конфигурацию для Office Deployment Tool или GPO-шаблон.
• Провести пилот на 10–50 пользователей в разных подразделениях.
• Собрать обратную связь: производительность, удобство, ошибки.
• Развернуть изменения пакетом и предоставить инструкции и скриншоты пользователям.
• Поддержка: подготовить FAQ и видеокороткие инструкции (1–2 минуты).

Пример краткого SOP:

1. Подготовить конфигурационный XML.
2. Пройти тест на пилоте 14 дней.
3. Внести коррективы.
4. Развернуть и мониторить неделю.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Администратор:

• Зафиксировать политику сохранения (локально/облако).
• Настроить GPO или Office Customization Tool.
• Подготовить документацию и точку отката.

Продвинутый пользователь (Power user):

• Создать пользовательскую вкладку с макросами и часто используемыми командами.
• Переместить панель быстрого доступа под ленту, если часто нужен доступ к клавишам.
• Сохранить шаблоны в доступном месте (сетевая папка или OneDrive для бизнеса).

Обычный пользователь:

• Отключить стартовый экран, если вы постоянно начинаете с пустого документа.
• Поставить 3–5 наиболее часто используемых команд на панель быстрого доступа.
• Выбрать тему с низкой нагрузкой на глаза для длительной работы.

Решение проблем и когда вернуть всё назад

• Если пользователи жалуются на отсутствие привычных кнопок — откройте «Файл > Параметры > Настройка ленты/Панель быстрого доступа» и выберите «Сбросить».
• Для отката массовых изменений используйте прежние GPO‑политики или опции конфигурации в Office Deployment Tool.

Конфиденциальность и соответствие

• Сохранение в OneDrive означает, что файлы находятся на серверах Microsoft; убедитесь, что политика хранения данных вашей организации это позволяет.
• Для персональных и конфиденциальных данных предпочтительнее локальное сохранение при отсутствии корпоративного облака с шифрованием и политиками доступа.

Ментальные модели и эвристики

• Правило 80/20: 20% команд даёт 80% эффекта — добавляйте только их.
• Малые изменения часто лучше крупных — начинайте с панели быстрого доступа.
• Стандартизация против персонализации: в крупных командах лучше стандартизировать интерфейс, в малых — персонализировать под каждого.

Когда это не поможет

• Кастомизация интерфейса не исправит плохую структуру документа, медленный компьютер или сетевые задержки. В таких случаях фокус на оптимизации файлов и инфраструктуры даёт больший эффект.

Визуальное дерево решений

flowchart TD
  A[Начать: хотите ускорить работу в Office?] --> B{Да/Нет}
  B -->|Нет| C[Без изменений]
  B -->|Да| D{Частые действия видимы?}
  D -->|Да| E[Добавить на панель быстрого доступа]
  D -->|Нет| F[Создать пользовательскую вкладку на ленте]
  E --> G{Работает лучше?}
  F --> G
  G -->|Да| H[Закрепить изменения]
  G -->|Нет| I[Тестировать другие сочетания]
  I --> H

Краткие рекомендации по совместимости и миграции

• Office 2016 хорошо совместим с документами форматов Office Open XML (DOCX/XLSX/PPTX).
• При миграции с более старых версий (2007/2010) проверьте макросы и надстройки на совместимость.
• При массовом переходе обновите документацию пользователей.

Краткий глоссарий — 1 строка на термин

• Лента: верхняя панель команд в Office.
• Панель быстрого доступа: настраиваемая строка с иконками часто используемых команд.
• Тема: визуальная схема цветов и контрастности интерфейса.
• GPO: Group Policy Object — инструмент централизованного управления настройками Windows/Office.

Вопросы для обсуждения

Нашли ли вы комбинацию настроек, которые серьёзно ускорили вашу работу? Поделитесь в комментариях — какие команды вы добавили на панель быстрого доступа и почему.

Image Credit: young potter by BestPhotoStudio via Shutterstock

Краткое резюме

Настройка Office 2016 — это быстрый способ снизить количество лишних кликов и адаптировать интерфейс под рабочие сценарии. Начните с темы и панели быстрого доступа, затем переходите к изменению ленты и параметров сохранения. Для организаций используйте централизованные инструменты развёртывания и заранее тестируйте изменения на пилоте.

Критерии приёмки

• Пользователь сохраняет 10–30% кликов на типовых задачах (оценка по учёту действий).
• Настройки не нарушают корпоративную политику конфиденциальности.
• Изменения можно откатить централизованно при необходимости.