Как сделать хорошие диаграммы в Excel

• Коротко: выберите тип диаграммы по цели, очистите данные, подгоните шкалы осей и подписи, используйте контрастные цвета и минималистичный стиль. Проверяйте читаемость на печати и в презентации.
• Быстрое правило: тренды во времени — линия, сравнение категорий — столбцы, части целого — круговая диаграмма, распределения и взаимосвязи — диаграмма рассеяния.

Введение

Сила наглядной диаграммы очевидна. Числовую информацию, поданную визуально, легче понять и запомнить. Это особенно важно для финансовых таблиц, простых отчетов и слайдов для руководства. Диаграммы не обязаны быть сложными или кричащими. Нужно только соблюдать несколько базовых правил и настроек, чтобы ваши диаграммы выглядели профессионально и передавали смысл без лишнего шума.

В примерах мы используем открытые данные правительства Великобритании. Если у вас есть собственные данные, следуйте тем же шагам на них.

Краткое руководство по выбору типа диаграммы

Выбор неправильного типа диаграммы — одна из самых распространенных ошибок. Ниже представлены основные варианты и когда их применять:

• Линейная диаграмма — для трендов в данных во времени
• Столбчатая диаграмма — для сравнения категорий по величине
• Круговая диаграмма — для представления долей целого, когда количество категорий невелико
• Площадная диаграмма — для акцентирования сумм и накоплений во времени
• Диаграмма рассеяния — для визуализации взаимосвязей между двумя числовыми переменными

Эти указывают на основные сценарии. Другие виды диаграмм — пузырьковая, индикаторная, мини-диаграммы — полезны в специфичных задачах, но для большинства отчетов подходит набор выше.

Подготовка данных перед построением диаграммы

Перед тем как вставлять диаграмму, выполните базовую подготовку данных. Это экономит время и делает диаграмму корректной с первого раза.

1. Очистите данные. Уберите пустые строки и колонки, исправьте опечатки в категориях, приведите форматы чисел к одному виду.
2. Преобразуйте диапазон в таблицу Excel через Вставка Таблица. Таблица даёт динамические диапазоны и удобную фильтрацию.
3. Убедитесь, что оси содержат правильные типы данных. Даты должны быть реальными датами, а не текстом.
4. Расставьте порядок категорий вручную, если логика не линейна по алфавиту. Для временных рядов сортируйте по возрастанию времени.
5. Обработайте пропуски. Замените пустые ячейки явными значениями или используйте интерполяцию в зависимости от задачи.

Совет по удобству: для динамичных отчетов используйте именованные диапазоны или таблицы Excel, чтобы диаграмма автоматически подхватывала добавленные строки.

Форматирование линейной диаграммы

Линейная диаграмма хороша для демонстрации трендов и сезонных эффектов. В примере используется таблица с изменением населения Великобритании с 1951 по 2011 год. Базовые шаги:

1. Выделите первые две колонки с периодами и числовыми значениями.
2. Вкладка Вставка Вставить линейную диаграмму. Вы получите простую диаграмму с линией данных.
3. Решите, использовать ли встроенные стили Excel или форматировать вручную. Встроенные стили бывают удобны, но не всегда оптимальны для читабельности.

Стили диаграммы

Справа от области диаграммы доступен набор пресетов стилей. Они меняют внешний вид и цветовые схемы. Для одной серии данных цвет мало влияет, но если рядов несколько, цвета должны быть контрастными и семантически понятными.

Практическое правило: используйте не более четырех насыщенных цветов и одну акцентную краску для основной метрики. Остальные ряды делайте в приглушённых оттенках.

Форматирование осей

Визуально важная настройка — пределы вертикальной оси. Частая ошибка — оставлять минимум равным нулю, когда данные лежат далеко от нуля. В примере население варьируется от примерно 50 000 до 62 000. Сдвиг минимума к 50 000 делает тренд более читаемым.

Как изменить:

• Щёлкните по вертикальной оси правой кнопкой и выберите Формат оси.
• Подкорректируйте Начальные и Конечные границы, а также Основную единицу и Минорную единицу.

Важно: не искажайте данные чрезмерным усечением осей, если это меняет смысл. Усечение оправдано, когда цель показать относительные изменения, а не абсолютные величины от нуля.

Заголовки осей и легенда

Добавьте подписи осей через плюс справа от диаграммы Заголовки осей Основной горизонтальный и Основной вертикальный. Я использовал подписи Население и Период. Сделайте шрифт на 1 пункт крупнее и жирным для читаемости.

Если добавляете дополнительные серии с сильно отличающимися масштабами, используйте вторую ось. Пример: количество рождений и смертей измеряется в сотнях, а население в десятках тысяч. Для этого:

1. Расширьте диапазон данных, включив колонки с рождениями и смертями.
2. Правой кнопкой по диаграмме Изменить тип диаграммы Выбрать Combo.
3. Установите для нужных рядов вторую вертикальную ось.

После того как ряды на месте, включите легенду через плюс Легенда и разместите внизу для компактности. Если ряды пересекаются и читаемость страдает, легенда обязана быть.

Корректируйте названия рядов через правый клик по диаграмме Выбрать данные Редактировать подписи рядов.

Настройки вторичной оси и единиц

Если вторичная ось выглядит плоской, подберите границы и единицы вручную. В примере для вторичной оси минимум скорректирован до 400, минорная единица 100. Это позволило выявить локальные вариации.

Отступы, позиционирование осей и подписи

Измените положение категорий на горизонтальной оси с Between tick marks на On tick marks, чтобы линии заполняли весь график, а не начинались в середине.

Наконец, дайте диаграмме ясный заголовок и, при необходимости, подзаголовок, указывающий единицы измерения. Пример: United Kingdom Population Change in Thousands. Если заголовок слишком длинный, используйте подзаголовок для пояснений.

Форматирование столбчатой диаграммы

Столбчатые диаграммы отлично подходят для сравнения нескольких категорий. В нашем примере мы сравним рождений, смертей, чистой естественной смены и общего изменения.

Выделите соответствующие колонки и Вставка Группированная столбчатая диаграмма. Частая проблема — перевёрнутый порядок категорий. Excel иногда строит столбцы в обратном порядке, начиная с последнего периода.

Как исправить порядок категорий

• Дважды щёлкните по вертикальной оси или нажмите Ctrl+1.
• В параметрах оси выберите Categories in reverse order.
• Если горизонтальная ось оказалась сверху, установите At maximum category.

Настройка шкалы и ширины столбцов

Проверьте максимум горизонтальной оси и установите разумный предел, например 1000, если данные не превышают этой величины. Подберите основную единицу для удобного чтения, например 100.

Если столбцы выглядят слишком тонкими, выделите ряд и в Сведения ряда поменяйте Gap Width на примерно 125-150 процентов.

Заголовок, легенда и цвета

Увеличьте шрифт легенды на 1 пункт, при необходимости переместите легенду и подберите цвета для разных рядов. Избегайте стандартных ярких палитр Excel, если они делают диаграмму менее контрастной или визуально перегруженной.

Для выбора палитры используйте иконку кисти справа от диаграммы и тестируйте варианты, оценивая читаемость как на экране, так и при печати.

Итоговый пример с подобранными цветами выглядел так:

Общие правила дизайна диаграмм

Следующие принципы работают для всех типов диаграмм:

• Минимализм. Уберите лишние сетки, тени и декоративные элементы, если они не добавляют информации.
• Контраст. Цвета линий и столбцов должны контрастировать с фоном и друг с другом.
• Читаемость текста. Шрифты не меньше 8–9 пункта для экранов, и 10–12 пункта для печати и презентаций.
• Подписи. Подпишитесь на оси, укажите единицы измерения и формат чисел.
• Согласованность. Если делаете серию диаграмм, придерживайтесь одной шкалы и палитры для удобного сравнения.
• Доступность. Проверяйте диаграммы на контрастность и избегайте комбинаций цветов, трудных для людей с дальтонизмом.

Совет по форматам чисел: используйте разделитель тысяч и при необходимости сокращайте числа с помощью пользовательского формата 0,\”k\” или 0,\”M\”. Это делает подписи компактными и понятными.

Практические проверки перед публикацией

Перед тем как отдавать диаграмму в презентацию или отчет, прогоните чеклист:

• Данные корректны и актуальны
• Оси подписаны и имеют единицы измерения
• Шкалы не искажают смысл
• Цвета различимы и имеют смысловую роль
• Легенда не мешает чтению
• Диаграмма понятна при уменьшении до размера слайда
• Копии на печати остаются читаемыми

Добавьте объясняющую подпись под диаграммой, если возможны неправильные выводы из графика.

Когда диаграмма вводит в заблуждение

Ошибочные визуализации часто возникают по нескольким причинам:

• Усечение оси без явно обозначенного намерения
• Слишком большой интервал между метками, что скрывает вариации
• Неверный тип диаграммы для задачи, например круговая диаграмма для сравнения десятков категорий
• Множественные шкалы с неоправданными вторичными осями, которые запутывают читателя

Если сомневаетесь, спросите коллегу, не знакомого с данными. Если он или она не могут объяснить диаграмму за 10–20 секунд, диаграмму стоит упростить.

Альтернативы и перенос в Google

Если вы предпочитаете Google Sheets или Google Slides, большинство концепций остаются теми же. Интерфейс отличается, но выбор типов диаграмм, настройка осей, легенды и стили схожи. Для динамических дашбордов рассмотрите Power BI или Data Studio, они дают больше интерактивности и фильтрации.

Короткая памятка при переходе:

• Таблицы Google автоматически пересчитывают диапазоны при добавлении строк, но работа с именованными диапазонами отличается
• Некоторые стилевые пресеты Excel отсутствуют в Google Sheets
• Для презентаций Google Slides удобнее экспортировать из Sheets как изображение с высоким разрешением

Ментальные модели и эвристики

Несколько простых правил мышления помогут быстро принимать решения по визуализации:

• Если вопрос о тренде, думайте в линиях
• Если вопрос о ранжировании, думайте в столбцах
• Если вопрос о составе, думайте в частях целого, но только при небольшом числе частей
• Разбейте сложную проблему на несколько простых диаграмм вместо одной перегруженной

Эти правила помогают сократить время на эксперименты и повышают вероятность выбрать правильный тип диаграммы с первого раза.

Ролевые чеклисты

Аналитик:

• Очистил и нормализовал данные
• Использовал таблицы Excel для динамики
• Проверил пропуски и выбросы
• Выбрал тип диаграммы по задаче
• Добавил подписи осей и легенду

Презентатор:

• Упростил диаграмму до ключевого сообщения
• Убедился в читаемости на проекторе
• Подготовил одну фразовую подпись к диаграмме
• Подготовил резервную копию диаграммы в виде картинки

Руководитель или заказчик:

• Оценил ясность заголовка и подписи с первой попытки
• Проверил, что шкалы и единицы понятны
• Попросил короткое резюме ключевого вывода

Мини методология построения диаграммы

1. Цель: сформулируйте, какой вопрос должна ответить диаграмма
2. Данные: соберите и очистите данные, проверьте типы
3. Выбор: определите тип диаграммы по цели
4. Построение: вставьте диаграмму и подберите начальные настройки
5. Полировка: подписи, цвета, границы осей, легенда
6. Проверка: покажите коллеге, исправьте недоразумения
7. Публикация: экспорт и проверка печати или слайда

Критерии приёмки

Диаграмма считается годной к публикации, если выполняются все пункты:

• При первом взгляде ясно, что изображено
• Заголовок и подписи объясняют шкалы и единицы
• Нет визуальных элементов, отвлекающих от данных
• Ключевой вывод можно озвучить в одном предложении
• Диаграмма остаётся читаемой в уменьшенном виде

Чек-лист быстрых хитростей и сочетаний клавиш

• Ctrl + T для преобразования диапазона в таблицу
• Ctrl + 1 для быстрого открытия панели Формат оси или Формат ряда
• Alt + N, затем выбрать тип диаграммы для быстрого вставления
• Для сохранения диаграммы как изображения правой клик Сохранить как изображение

Эти сочетания ускоряют работу при частом создании диаграмм.

Простая карта решений в виде диаграммы

flowchart TD
  A[Есть временные метки?] -->|Да| B[Линейная диаграмма]
  A -->|Нет| C[Нужно сравнить категории?]
  C -->|Да| D[Столбцы или столбчатая диаграмма]
  C -->|Нет| E[Нужно показать доли?]
  E -->|Да| F[Круговая диаграмма при <=6 категориях]
  E -->|Нет| G[Диаграмма рассеяния или таблица]

Примеры ошибок и когда диаграмма не помогает

1. Если данные не представляют статистически значимого отношения между переменными, диаграммы могут вводить в заблуждение. В таких случаях сначала проведите анализ значимости.
2. Для сильно неравномерных распределений визуализация отдельных точек или сглаживание могут скрыть важные выбросы.
3. Круговая диаграмма теряет смысл при большом числе мелких категорий. В этом случае лучше использовать упорядоченный столбчатый график.

Сопроводительные подсказки по цвету и доступности

• Используйте палитры с высокой контрастностью и проверяйте их на дальтонизм с помощью онлайн-инструментов
• Добавляйте текстовые метки рядом с ключевыми точками, чтобы информация была доступна без опоры на цвет
• Избегайте комбинаций зелёный и красный как единственного различителя рядов

Важно: доступность повышает охват аудитории и снижает риски неверной интерпретации данных.

Короткое объявление для рассылки или внутренней коммуникации

Ниже текст для уведомления коллег о публикации обновлённого шаблона диаграмм в Excel. Текст 100–200 слов.

Мы обновили рекомендации и шаблоны диаграмм в Excel для внутренних отчетов. Новый набор правил помогает быстрее создавать понятные визуализации, экономит время на исправлениях и улучшает читаемость отчетов. В пакете: примеры для линий и столбцов, чеклисты для аналитиков и презентаторов, а также готовые стили и цветовые схемы. Шаблоны доступны во внутреннем каталоге. Если нужны адаптации под конкретный проект, напишите аналитическому отделу. Используйте новый стандарт, чтобы наши отчеты были единообразными и легко читаемыми.

Краткое резюме

• Подготовьте данные и выберите правильный тип диаграммы
• Настройте оси и подписи, не искажайте шкалы
• Используйте простую, доступную палитру и минимализм в стиле
• Протестируйте диаграмму на коллегах и в условиях презентации

Важно: эти простые правила позволяют любому преобразовать даже скучные финансовые таблицы в понятные визуализации.

Примечания

• Если вы экспортируете диаграммы в PDF или PPT, проверяйте, чтобы шрифты и размеры оставались читаемыми
• Для интерактивных дашбордов рассмотрите специализированные инструменты

Спасибо за внимание. Если нужно, могу подготовить шаблон диаграммы для вашей команды или создать короткий SOP с вашими корпоративными цветами и шрифтами.