Как создать папки в Gmail и упорядочить почту

Важно: термин «метка» в Gmail эквивалентен «папке» в других почтовых клиентах. Метки позволяют одному письму иметь несколько категорий одновременно.

Что такое метка

Метка — это ярлык, который вы присваиваете письму для удобной группировки и поиска. В отличие от обычной папки, одно письмо может иметь несколько меток.

Как создать папку (метку) в Gmail — пошагово

1. Войдите в свою учетную запись Google.
2. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу — Настройки, затем выберите Просмотреть все настройки.
3. Откройте вкладку Метки и прокрутите до раздела с метками.

4. Чтобы создать новую метку, нажмите Создать новую метку. Появится всплывающее окно.
5. Введите имя метки. Чтобы сделать подпапку, отметьте Вложить метку и выберите родительскую метку.

6. Обновите страницу — новая метка появится в левой панели входящих.

7. Перемещайте письма в метку простым перетаскиванием (drag and drop) или применяйте метку к письму при просмотре.

8. Чтобы назначить цвет, нажмите значок три точки рядом с меткой.

9. Выберите цвет из палитры или нажмите Добавить свой цвет для кастомизации.

Автоматизация: как метки помогают сортировать входящую почту

Используйте фильтры, чтобы письма автоматически получали нужные метки при доставке. Это особенно полезно для рассылок, уведомлений и писем от ключевых контактов.

Короткий план автоматизации:

• В поле поиска нажмите стрелку для расширенного поиска.
• Укажите критерии (от, тема, слова и т.п.).
• Нажмите «Создать фильтр» и выберите «Применить метку» → выберите метку или создайте новую.

Рекомендации по структуре меток (простая таксономия)

• Входящие (Inbox)
• Работа
  • Проект A
  • Проект B
• Финансы
• Личное
• Архив

Совет: не создавайте слишком много уровней вложенности — 2 уровня обычно достаточно.

Когда метки не подходят (ограничения и контрпримеры)

• Если вы привыкли к строгой иерархии, где одно письмо может находиться только в одной папке, метки могут сбивать с толку.
• Для юридически чувствительных писем могут потребоваться отдельные хранилища и права доступа; метки не управляют доступом.
• Если ваша команда использует общий почтовый ящик с заявленной единой структурой, согласуйте правила на уровне организации.

Альтернативные подходы

• Категории Gmail (Входящие → Социальные/Акции) — автоматическая сортировка от Google.
• Использование отдельного почтового клиента с жёсткой папочной моделью (например, почтовые клиенты в корпоративных системах).
• Сторонние инструменты для управления задачами (интеграция с Trello, Asana) для писем, требующих действий.

Быстрая шпаргалка по меткам

• Создать метку: Настройки → Метки → Создать новую метку
• Назначить метку вручную: выделите письмо → значок метки → выберите метку
• Авто‑маркировка: Настройки → Фильтры и заблокированные адреса → Создать фильтр
• Цвет метки: нажать «три точки» → выбрать цвет

Чек‑лист по ролям

Для обычного пользователя:

• Создать 5–10 ключевых меток
• Настроить 3–5 фильтров на автопометку
• Добавить цвета для наиболее важных меток

Для менеджера проектов:

• Структурировать метки по проектам и статусу (Например: Проект X / Ожидание)
• Настроить правила пересылки для критических уведомлений
• Документировать правила меток для команды

Пошаговый план (SOP) для первой настройки

1. Проведите аудит входящих за неделю — определите 3–5 часто повторяющихся типов писем.
2. Создайте метки для этих типов.
3. Настройте фильтры для автоматической пометки.
4. Присвойте цвета ключевым меткам.
5. Обучите команду или семью простой номенклатуре.

Небольшая диаграмма решения (когда использовать метку)

flowchart TD
  A[Письмо получено] --> B{Это автоматическая рассылка?}
  B -- Да --> C[Применить метку Рассылки]
  B -- Нет --> D{Это рабочее письмо?}
  D -- Да --> E[Применить метку Работа]
  D -- Нет --> F[Применить метку Личное]
  E --> G[При необходимости создать подпапку Проект]

Глоссарий — 1 строка на термин

• Метка: ярлык для группировки писем.
• Фильтр: правило, которое автоматически обрабатывает входящие.
• Вложенная метка: подпапка внутри другой метки.

Примеры критериев приёмки (Критерии приёмки)

• Новая метка отображается в левой панели после обновления страницы.
• Письмо получает метку автоматически при доставке, если настроен фильтр.
• Цвет метки меняется после выбора палитры.

Итог

Метки в Gmail — гибкий инструмент, который заменяет традиционные папки и позволяет быстро организовать входящие. Начните с простой структуры, автоматизируйте с помощью фильтров и используйте цвета для визуального приоритета. Внедрите правила в команду — и уровень беспорядка в почте снизится.

Примечание: при работе с конфиденциальной почтой рассмотрите дополнительные меры хранения и контроля доступа.