Как создать Quick Actions в Finder на Mac с помощью Shortcuts

Важно: Shortcuts использует разрешения системы (микрофон, файлы, доступ к приложением). При первом запуске шортката macOS может запросить подтверждение — разрешите, иначе действие не сработает.

О чём этот гид

В этой статье вы найдёте понятные пошаговые инструкции по созданию Quick Actions (Быстрых действий) для Finder с помощью приложения Shortcuts. Мы разберём примеры: таймер, запись аудио, открытие группы приложений, добавим чек‑лист внедрения, сценарии отката, примеры тестов и советы по устранению ошибок.

Сопутствующие поисковые формулировки: создание Quick Actions Finder, Shortcuts macOS, как сделать Быстрые действия Mac, автоматизация Finder, шорткаты для Finder.

Что такое Quick Actions в Finder

Quick Actions — это быстрые операции, доступные из контекстного меню файла в Finder или в панели Preview (предпросмотр). Они позволяют выполнять рутинные задачи одним кликом: поворот изображения, создание PDF, обрезка видео и прочее. Вы можете использовать встроенные действия Apple, загруженные расширения и собственные шорткаты из Shortcuts.

Quick Actions видны в двух местах:

• В контекстном меню файла — правый клик → Quick Actions.

• В панели Preview справа в окне Finder — кнопка More (Ещё) или Customize для выбора отображаемых действий.

Quick Actions зависят от типа выбранного файла: действие «Rotate» иногда не отображается для документов Pages.

Почему использовать Shortcuts вместо Automator

Shortcuts — более современный, визуальный инструмент с библиотекой готовых действий, интеграцией с приложениями и поддержкой iCloud. Automator по‑прежнему работает, но Shortcuts удобнее для быстрого прототипирования и обмена. Если вы хотите полностью автоматизировать цепочку задач и иметь единое место управления — Shortcuts предпочтительнее.

Подготовка перед началом

• Убедитесь, что macOS обновлён (рекомендуется Ventura или новее для оптимальной работы Shortcuts).
• Проверьте права доступа: System Settings → Privacy & Security для доступа к файлам, микрофону, камере.
• Подумайте о том, какие задачи вы выполняете часто — эти сценарии лучше всего подходят для Quick Actions.

Как создать Quick Action в приложении Shortcuts — подробный пошаговый процесс

1. Откройте приложение Shortcuts (Команды).

2. В левой боковой панели выберите Quick Actions.

3. Нажмите плюс в панели инструментов сверху, чтобы создать новый шорткат.

4. В появившемся окне дайте шорткату понятное имя в поле в левом верхнем углу и нажмите Return.

5. Рабочая область слева, библиотека действий справа. Перетаскивайте нужные действия в рабочую область и настраивайте их.

6. Используйте вкладки Categories или Apps и строку поиска вверху, чтобы быстро найти действие. Нажмите значок «i» рядом с действием, чтобы прочитать краткое описание.

7. Чтобы добавить действие, перетащите его в рабочую область или дважды щёлкните. Настройку параметров запускайте кликом по синему тексту внутри блока действия.

8. Порядок действий важен: шорткат выполнит их по очереди сверху вниз. Вы можете добавлять условия, циклы и переменные.

9. Удалить действие можно по клику на «X» справа в блоке.

10. После настройки нажмите Play в тулбаре, чтобы протестировать шорткат.

11. Если в шорткате есть ошибки, система покажет предупреждение — откройте подробности и исправьте.

Совет: давайте шорткатам описательные имена и префиксы (например, Work — Отправить отчёт) для удобства в списке Quick Actions.

Примеры Quick Actions: идеи и расширенные сценарии

Ниже мы детально разберём несколько готовых сценариев, включая настройки, тесты и варианты улучшения.

1. Запуск рабочего таймера (Pomodoro)

Цель: запуск таймера на 25 минут и уведомление по окончании.

Шаги создания:

• Создайте новый Quick Action в Shortcuts.
• В библиотеке выберите Apps → Clock → Start Timer.
• Установите время (например, 25 минут).
• Добавьте действие Show Notification после таймера: текст «Сессия завершена — сделайте перерыв».

Настройки и варианты:

• Можно добавить выбор длительности через Prompt for Input — тогда при запуске шортката появится запрос на длительность.
• Добавьте действие Play Sound, чтобы проиграть звук при завершении (библиотека Sound может потребовать доступ к аудио).

Тестирование:

• Нажмите Play в Shortcuts и проверьте, что таймер появляется в строке меню и отсчитывает.
• Проверьте, появляется ли уведомление и проигрывается ли звук.

Готовое использование в Finder: вы можете запускать таймер для любого файла контекстно — удобно при работе над задачей, связанной с конкретным документом.

2. Запись аудиозаметки и сохранение в папку

Цель: быстро записать голосовую заметку и сохранить файл в выбранную папку.

Шаги создания:

• В новом шорткате добавьте Media → Record Audio.
• В настройках выберите качество и способ прекращения записи (ручной / фиксированное время).
• Добавьте File → Save File, укажите папку или установите Prompt for Input, чтобы выбирать место при каждом запуске.

Разрешения:

• Потребуется доступ к микрофону. macOS запросит подтверждение при первом запуске.

Опции:

• Добавьте Rename File, чтобы создавать имя по шаблону: Date + Short Description.
• Добавьте действие Share, чтобы пересылать запись в мессенджер или Notes.

Тестирование и проверка:

• Нажмите Play → дайте разрешение на микрофон → проверьте, что файл появился в выбранной папке.

3. Открыть набор приложений (утренняя сборка рабочего окружения)

Цель: одним кликом открыть набор приложений (Mail, Slack, браузер и т. п.).

Шаги создания:

• В категории Scripting выберите Open App и добавьте столько блоков, сколько приложений нужно.
• Для каждого блока нажмите App и выберите приложение.
• Опционально: добавьте задержки Wait между открытиями, если это требуется (например, чтобы не нагружать систему сразу).

Проверка:

• Нажмите Play — приложения должны открыться последовательно.

Опции улучшения:

• Добавьте действие Set Volume или Focus Mode, чтобы готовить окружение к работе.

Идеи дополнительных Quick Actions

• Конвертация изображений в WebP / PNG / JPEG и сохранение в отдельную папку.
• Быстрая компрессия файлов в zip и отправка на облако.
• Извлечение текста с изображения (OCR) и копирование в буфер обмена.
• Создание PDF из выделенных документов и слияние нескольких файлов.

Как добавить созданный Quick Action в Finder

Если вы не видите новый шорткат в списке Quick Actions в Finder, выполните следующие шаги:

1. В Finder кликните правой кнопкой по любому файлу → Quick Actions → Customize (Настроить). Либо в панели Preview выберите More → Customize.

2. В появившемся окне отметьте чекбокс рядом с вашими действиями и нажмите Done.

3. Вернитесь в Quick Actions — выбранные элементы должны появиться. Нажмите на необходимое действие, чтобы запустить его.

Совет: если вы часто используете действие, добавьте его в Dock: в Shortcuts → Quick Actions → правый клик на шорткат → Add to Dock.

Как редактировать или удалять Quick Action

1. Откройте Shortcuts → Quick Actions.

2. Правый клик по шорткату → Edit. Внесите изменения и закройте окно — изменения сохранятся автоматически.

3. Чтобы удалить — правый клик → Delete → подтвердите.

Критерии приёмки (как понять, что Quick Action готов)

• Шорткат запускается из Shortcuts и выполняет ожидаемые действия без ошибок.
• Шорткат доступен в Finder (Customize) и запускается из контекстного меню.
• Все системные разрешения (доступ к файлам, микрофону и т.д.) настроены и подтверждены.
• Проводится проверка на 2–3 типах файлов (если действие зависит от типа файла).
• Документирован алгоритм использования и возможные ограничения.

Мини‑методология: как выбрать Quick Actions для автоматизации

1. Список задач: запишите рутинные операции за неделю.
2. Оценка — Impact × Effort (высокое/низкое влияние и усилие). Приоритет — высокий импакт, низкие усилия.
3. Прототип в Shortcuts: начните с минимального рабочего варианта (MVP).
4. Тестирование на 2−3 пользователях/рабочих станциях.
5. Деплой: добавьте в Finder и при необходимости в Dock. Распространите инструкцию для команды.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Разработчик:

• Проверил логику шортката и обработку ошибок.
• Добавил проверки типов входных данных.
• Убедился, что шорткат не запускает ресурсоёмких процессов без уведомления.

Дизайнер / Контент‑менеджер:

• Назвал шорткат понятно для конечных пользователей.
• Добавил уведомления и понятные имена файлов при сохранении.

Менеджер / Руководитель:

• Утвердил шаблон имен файлов и место сохранения результатов.
• Определил политику доступа и совместного использования шорткатов.

Студент / Бизнес‑пользователь:

• Убедился, что шорткат не требует специальных прав.
• Проверил, как вернуть файл к исходному состоянию (откат).

Плейбук внедрения Quick Actions в команду

1. Составьте реестр нужд и назначьте ответственного за автоматизацию.
2. Прототипируйте 1−2 действия и протестируйте на пилотной группе.
3. Подготовьте документацию: скриншоты, описание шагов, права доступа.
4. Обучите команду (короткая демонстрация 10–15 минут).
5. Собирайте обратную связь и обновляйте шорткаты.
6. Назначьте владельца для поддержки и обновлений.

Сценарий отката и инцидент‑румбук

Если шорткат вызывает проблему (ошибки, потеря файлов), выполните шаги:

1. Немедленно прекратите использование шортката и удалите его из Shortcuts.
2. Восстановите файлы из корзины или из резервной копии (Time Machine, облако).
3. Проанализируйте логи действий (последние изменения в Shortcuts) и шаги шортката.
4. Исправьте действие на тестовой машине и прогоните полный набор тестов.
5. Разверните исправленный вариант и оповестите пользователей.

Тестовые случаи и критерии приёмки

Тест‑кейсы (пример для записи аудиозаметки):

• TC1: Успешная запись и сохранение при предоставленном доступе к микрофону.
• TC2: Поведение при отказе в доступе к микрофону — шорткат должен показать понятное сообщение.
• TC3: Корректность имени и расположения файла при автоматическом переименовании.
• TC4: Совместимость с macOS разных версий (минимум поддерживаемая версия по политике).

Критерии приёмки:

• Все TC должны выполняться без критических ошибок.
• Пользователь понимает, как вернуть изменения.

Частые ошибки и как их исправить

• Ошибка: шорткат не виден в Finder. Решение: Finder → Quick Actions → Customize → установить флажок. Перезапустите Finder при необходимости.

• Ошибка: шорткат запрашивает разрешения каждый запуск. Решение: Проверьте System Settings → Privacy & Security → убедитесь, что Shortcuts имеет нужные разрешения.

• Ошибка: действие не выполняется для определённого типа файла. Решение: Добавьте проверку типа файла в начале шортката (Get File Type) и ветвление If, чтобы обработка шла только для поддерживаемых типов.

• Ошибка: шорткат зависает при выполнении сетевых операций. Решение: добавьте таймауты и обработку ошибок для сетевых запросов.

Ограничения и случаи, когда Quick Actions не подходят

• Сложные сценарии с большим количеством условий и шагов можно реализовать, но читаемость шортката будет хуже — в таких случаях имеет смысл перенести логику в отдельное приложение или скрипт (AppleScript / shell) и вызывать его из Shortcuts.
• Высоконагруженные операции (массовая обработка сотен файлов) лучше выполнять пакетно с использованием скриптов, а не из Quick Actions.

Альтернативы и расширения

• Automator: если вы поддерживаете старые рабочие процессы или хотите использовать существующие Automator‑Workflow, они по‑прежнему работают.
• AppleScript / shell‑скрипты: для тонкой настройки и производительности.
• Использование приложений сторонних разработчиков (Hazel, Keyboard Maestro) для триггеров по расписанию или правилам.

Советы по безопасности и приватности

• Проверяйте, какие разрешения запрашивает шорткат. Не давайте доступ к папкам, если не уверены в происхождении шортката.
• Если шорткат добавляет записи в облачные сервисы, убедитесь, что политика компании позволяет это.

Сопровождающие материалы и шаблоны

Ниже шаблон описания шортката, который можно сохранить в документации команды:

• Название:
• Описание:
• Входные данные: (тип файла/параметры)
• Выходные данные: (путь, формат)
• Права доступа: (требуется микрофон/файлы/интернет)
• Шаги воспроизведения: (короткое руководство)
• Ответственный: (имя)

Краткий глоссарий (1 строка на термин)

• Quick Actions: Быстрые действия, доступные из Finder и Shortcuts.
• Shortcuts (Команды): Приложение Apple для визуального построения автоматизаций.
• Automator: старое приложение Apple для автоматизации задач на macOS.
• Preview: панель предпросмотра в Finder.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отключить Quick Actions, которыми я не пользуюсь?

Да. Перейдите в System Settings → Privacy & Security → Extensions → Finder и снимите флажки с ненужных действий. Нажмите Done.

Можно ли всё ещё создавать Quick Actions в Automator?

Да. Automator по‑прежнему доступен и совместим с Finder. Shortcuts предоставляет более современный и унифицированный подход.

Как добавить Quick Actions из Shortcuts в Dock?

В Shortcuts выберите Quick Actions, правый клик на нужном шорткате → Add to Dock. Действие появится в Dock и будет запускаться одним кликом.

Примеры ошибок и ответы (FAQ расширенный)

Q: Шорткат просит доступ к папке «Документы», но я не хочу давать полный доступ.

A: Можно настроить Save File с Prompt, чтобы выбирать папку вручную и не предоставлять глобальный доступ. Также рассмотрите создание папки с ограниченным доступом для шортката.

Q: Мой шорткат работает на моём Mac, но не на устройствах коллег.

A: Проверьте версии macOS, права доступа и наличие установленных приложений, на которые опирается шорткат. Документируйте требования перед развертыванием.

Сценарии совместного использования и обмена

Shortcuts позволяет экспортировать шорткаты и делиться ими через iCloud. Если вы распространяете шорткат в команде:

• Укажите версию macOS и обязательные права.
• Создайте инструкцию по установке и первому запуску.
• Подготовьте тестовые файлы для проверки работоспособности.

Заключение

Quick Actions через Shortcuts — мощный способ ускорить повседневные задачи на Mac. Начните с простых сценариев (таймер, запись, открытие приложений), затем масштабируйте автоматизации для команды. Всегда тестируйте на нескольких конфигурациях и документируйте требования к разрешениям.

Короткие выводы:

• Shortcuts удобнее для быстрого создания Quick Actions по сравнению с Automator.
• Всегда проверяйте системные разрешения и тестируйте на 2–3 устройствах.
• Добавляйте шорткаты в Dock и в Customize Finder для быстрого доступа.

Image credit: Pixabay. All screenshots by Sandy Writtenhouse.