Раздаточные материалы в PowerPoint: как создавать, настраивать и печатать

Что такое раздаточные материалы в PowerPoint

Раздаточные материалы — это компактная, печатная версия презентации. Они показывают миниатюры слайдов (обычно 1, 2, 3, 4, 6 или 9 на страницу) и могут содержать поля для заметок, заголовки, колонтитулы и номера страниц.

Краткое определение: Раздатка — это документ для аудитории, который помогает запомнить и повторить ключевые идеи после презентации.

Важно: раздатки по умолчанию не включают заметки докладчика при печати; для заметок используйте экспорт в Word.

Почему стоит использовать раздатки — выгоды

• Усиливают восприятие: слушатели получают физический или электронный носитель для конспекта.
• Поддерживают вовлечённость: людям легче следовать выступлению, если у них есть структура на бумаге.
• Повышают ценность: раздатки служат справочным материалом после события.
• Экономят время докладчика: можно сократить текст на слайдах и дать подробности в раздатках.

Когда раздатки особенно полезны:

• Длительные семинары и обучающие сессии.
• Встречи, где аудитории нужно выполнять действия или оставлять заметки прямо на бумаге.
• Ситуации с ограниченным доступом к экрану — у каждого участника есть своя копия.

Когда раздатки не подойдут — контрпримеры

• Очень визуальные презентации (инфографика, анимация) — мини-изображения могут потерять смысл.
• Когда требуется конфиденциальность — печатные копии повышают риск утечки.
• Если цель — удержать внимание на слайдах: раздатки могут отвлекать (аудитория читает, а не слушает).

Как создать и отформатировать раздатки в PowerPoint

1. Откройте презентацию и перейдите на вкладку «Вид».
2. В разделе «Образцы» выберите «Образец раздаточных материалов».
3. Нажмите «Слайды на странице» и выберите нужное количество миниатюр (1, 2, 3, 4, 6 или 9).
4. В разделе «Заполнители» настройте заголовок, колонтитул, дату и номера страниц.
5. Измените шрифты, отступы и расположение элементов по вкусу.
6. По окончании нажмите «Закрыть режим образца», чтобы вернуться к слайдам.

Советы по оформлению:

• Оставляйте достаточно пространства для рукописных заметок (особенно при макете «3 слайда + строки для заметок»).
• Используйте простой контрастный шрифт для печати.
• Проверяйте макет на тестовой печати — миниатюры должны быть читаемыми.

Примечание: если вы включили заголовок и колонтитулы в образце, дважды щёлкните по ним, чтобы ввести текст прямо в режиме образца.

Изображения можно перетаскивать на страницу раздатки; они станут фиксированной частью макета и будут печататься на всех страницах, где используется образец.

Как распечатать раздатки

1. Перейдите во вкладку «Файл» → «Печать».
2. В настройках найдите опцию вида страниц и выберите «Раздатки» (Handouts) — количество слайдов на страницу можно выбрать в выпадающем меню.
3. Проверьте принтер, ориентацию листа и диапазон страниц.
4. Нажмите «Печать».

Важно: при печати напрямую заметки докладчика не включаются. Если вам нужно, чтобы каждая страница содержала и слайд, и текст заметок — экспортируйте в Word.

Как экспортировать раздатки в Word

Экспорт в Word удобен, когда нужно:

• Включить заметки докладчика рядом с миниатюрами.
• Выполнить редактуру текста, добавить комментарии или шаблонную шапку.
• Сохранить как PDF с удобной разметкой для печати.

Пошагово:

1. Откройте «Файл» → «Экспорт».
2. Выберите «Создать раздаточные материалы».
3. Выберите желаемый макет для Word (например, миниатюры слева и заметки справа).
4. Нажмите «ОК» — PowerPoint начнёт экспорт и откроет документ Word.

После открытия в Word вы можете править, добавлять поля для подписей, логотипы или согласовать шрифты под корпоративный стиль.

Совет: экспорт большого файла может занять время. Если документ получается очень тяжёлым, попробуйте уменьшить разрешение изображений перед экспортом.

Шаблоны и примеры макетов

• 3 слайда + строки для заметок — оптимально для академических лекций, где слушатели делают конспекты.
• 6 слайдов на страницу — экономит бумагу, подходит для кратких обзорных докладов.
• 1 слайд на страницу с большим полем заметок — полезно для фасилитаций или подробных инструкций.
• Раздатка с фирменным логотипом в колонтитуле — для внешних презентаций и тренингов.

Чеклист перед печатью

• Проверить читаемость миниатюр при 100% печати.
• Убедиться, что заголовки и колонтитулы заполнены правильно.
• Настроить ориентацию бумаги (альбомная/книжная).
• Проверить поля для заметок — достаточно ли места.
• Убрать лишние декоративные элементы, которые плохо печатаются.

Роли и обязанности — кто отвечает за раздатки

Для более крупных мероприятий полезно разделить обязанности:

• Ведущий (спикер): утверждает содержание и расположение заметок.
• Дизайнер презентации: настраивает образец раздатки, шрифты и логотипы.
• Организатор события: отвечает за печать/распространение и проверяет тираж.

Роль «Редактор» (если есть): окончательная вычитка текста и проверка ссылок.

Быстрый SOP — шаблон действий перед мероприятием

1. Подготовить финальную версию слайдов.
2. Открыть «Вид» → «Образец раздаточных материалов» и выбрать макет.
3. Настроить заголовки, колонтитулы и удалить лишние элементы.
4. Экспортировать в Word (если нужны заметки) и отдать на вычитку.
5. Согласовать финальный документ и распечатать пробный лист.
6. Запустить печать тиража и заранее распределить папки/стопки.

Критерии приёмки

• Миниатюры слайдов читаемы без увеличения.
• Заголовок и дата корректны на всех страницах.
• Поля для заметок соответствуют потребностям аудитории.
• Логотип/фирменный стиль соблюдены в колонтитулах.

Ментальные модели и эвристики

• Правило 3: для обучающих мероприятий используйте макет с 3 слайдами + заметки.
• Правило 6: если время ограничено, печатайте 6 слайдов на страницу для экономии бумаги.
• Эвристика доверия: чем более конфиденциальен контент, тем меньше бумажных копий.

Альтернативные подходы

• Цифровые раздатки (PDF) для отправки по электронной почте — экономно и удобно для ссылок.
• Интерактивные заметки в OneNote или Google Docs — если аудитория должна совместно редактировать документ.
• Платформы дистанционного обучения с модулем материалов — для больших курсов.

Безопасность и конфиденциальность

Если презентация содержит чувствительную информацию:

• Ограничьте тираж и контроль распространения.
• Используйте пометку «Конфиденциально» в колонтитулах.
• Предпочитайте цифровую раздачу с возможностью отзыва файла.

Краткий глоссарий

• Раздатка: печатная версия презентации с несколькими миниатюрами на странице.
• Образец раздаточных материалов: режим в PowerPoint для настройки постоянных элементов раздатки.

Частые вопросы

Q: Можно ли добавить заметки докладчика прямо в печатную раздатку?
A: Прямо при печати — нет. Экспортируйте раздатку в Word, чтобы разместить заметки рядом с миниатюрами.

Q: Уменьшаются ли размеры файла при печати раздаток?
A: Физический размер файла зависит от содержащихся изображений; уменьшайте разрешение изображений для меньшего размера.

Q: Как сделать так, чтобы логотип не печатался на внутренних страницах?
A: В образце раздаточных материалов удалите логотип из основного макета или вставьте его только в заголовок/первая страница.

Короткое объявление для рассылки (100—200 слов)

Раздаточные материалы для предстоящей презентации уже готовы. Они содержат компактные миниатюры слайдов и места для заметок, что поможет вам фиксировать ключевые идеи прямо во время сессии. Раздатки будут доступны в печатном виде и в формате PDF для скачивания после мероприятия. Если вам нужны дополнительные поля для подписи или корпоративный бланк, сообщите организаторам до печати.

Социальный предпросмотр

OG заголовок: Раздатки PowerPoint — как создать и настроить OG описание: Узнайте, как подготовить печатные раздаточные материалы в PowerPoint, экспортировать в Word и обеспечить удобство для аудитории.

Ниже — контрольный список и шаблон, которые можно скопировать и адаптировать под любое событие.

Шаблон: Чеклист подготовки раздаток

• Финальная версия слайдов — готова
• Образец раздаточных материалов — настроен
• Пробная печать — выполнена
• Экспорт в Word (если нужен) — сделан
• Тираж печати — утверждён
• Раздача материалов — назначена

Статья поможет вам не только напечатать раздатки, но и продумать процесс их подготовки, роли и контроль качества. Следуйте чек-листу и адаптируйте макеты под формат вашей аудитории.